В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются:

- Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее – Указание № 3073-У);

- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

Указанные документы вступили в силу с 01.06.2014, за исключением абз. 5 п. 4 Указания № 3210-У, который вступает в силу с 01.01.2015 (п. 8.1 Указания № 3210-У).

Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания № 3210-У. В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.

Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации – физического лица экономической выгоды (см. также письмо Минфина России от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).

Соответственно, и в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения товаров без выдачи наличных денег под отчет авансом. Полагаем, что в данном случае сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. То есть отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.

В то же время российское законодательство не содержит запрета возмещать расходы работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации в случае соблюдения норм, установленных законодательством РФ, и надлежащего документального оформления операций.

В данной ситуации сотруднику могут быть возмещены расходы, связанные с приобретением товара в интересах организации, на основании заявления работника и его отчета (по форме, определенной руководителем организации) с приложенными к нему документами, подтверждающими понесенные расходы (в том числе кассовыми чеками, оформленными в соответствии с Законом № 54-ФЗ).

В соответствии с п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), почтовые марки учитываются в составе денежных документов на счете 201 35 «Денежные документы». Возмещение расходов на приобретение марок осуществляется не в интересах самого работника, а в служебных целях. Поэтому приобретение марок необходимо отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 221 «Услуги связи» КОСГУ (пп. 10.2.1 п. 10 Порядка № 209н).

В свою очередь немаркированные конверты следует относить на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н).

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н). Поступившие почтовые марки хранятся в кассе и по мере необходимости выдаются под отчет для отправки корреспонденции.

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных сотрудником расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы (см. также п. 84 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н). Кроме того, как и в случае с денежными средствами, подотчетное лицо должно составить Авансовый отчет (ф. 0504505) о полученных и израсходованных марках с приложением оправдательных документов. Такими документами могут быть, например, реестр отправленной корреспонденции или испорченные конверты и марки.

Отметим, что унифицированной формы реестра отправленной корреспонденции, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет. Поэтому форму документа казенное учреждение вправе разработать самостоятельно. При этом такие документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы». Порядок их применения и заполнения должен быть закреплен в учетной политике.

Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:

- Дебет КРБ 1 201 35 510 Кредит КРБ 1 208 21 667 – на основании ПКО (ф. 0310001) приняты к учету марки;

- Дебет КРБ 1 208 21 567 Кредит КРБ 1 304 05 221 (КИФ 1 201 34 610, Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 221) – на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов денежные средства за марки перечислены на банковскую карту (выданы из кассы) сотруднику.