Приближается крайний срок подачи расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649, обязательного для всех налоговых агентов, выплачивающих доходы физлицам.
За отчетные периоды расчет подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за периодом, за год – до 25 февраля следующего года. Отсутствие выплат, облагаемых НДФЛ, освобождает от подачи расчета.
Организации с обособленными подразделениями представляют 6-НДФЛ по месту учета подразделений. Расчет включает титульный лист, разделы 1 и 2, а также приложение № 1.
Ключевые этапы проверки расчета:
1. Проверка ставок НДФЛ (9 %, 13 %, 15 %, 30 %, 35 %) и их правильное применение.
Проверьте, правильно ли применены ставки к каждому виду дохода. Ставку укажите в строке 100 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ. В течение отчетного периода физлицам могут выплачиваться доходы, облагаемые по различным ставкам НДФЛ.
2. Исключение из налогооблагаемой базы доходов, не подлежащих обложению НДФЛ.
Существует перечень доходов, которые полностью или частично не подлежат налогообложению НДФЛ, а также доходы, которые не считаются полученными от источников в РФ.
Проверьте, не попали ли под налогообложение доходы, не облагаемые НДФЛ.
3. Контроль правильности определения налоговой базы, особенно при выплате дивидендов или материальной выгоды.
В течение отчетного (налогового) периода физические лица могут получать от организации доходы в виде дивидендов, в натуральной форме, в виде материальной выгоды, налоговая база по которым определятся в особом порядке. Проверьте, имели ли место такие выплаты, правильно ли исчислена налоговая база и удержан налог.
Обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного и фактически полученного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода отражается в строке 120 Раздела 2.
4. Предоставление всех положенных налоговых вычетов.
Проверьте, все ли полагающиеся вычеты предоставлены, а также наличие документов для их получения. Отразите все вычеты общей суммой в строке 130 Раздела 2 (по ставке 13 % (15 %)). Сумма в строке 130 не должна превышать сумму начисленного дохода (в строке 120).
5. Проверка соответствия исчисленной суммы НДФЛ данным налогового учета.
Для проверки сумму дохода (строка 120), уменьшенную на сумму вычетов и расходов (строка 130), умножьте на налоговую ставку (строка 100). Рассчитывайте НДФЛ отдельно по каждому разделу 2 (по налоговым ставкам). Проверьте, совпадают ли отраженные суммы НДФЛ в строке 140 всех Разделов 2 формы 6-НДФЛ с суммами НДФЛ, исчисленными в регистрах налогового учета за тот же период.
6. Корректный учет НДФЛ по патентам для иностранных сотрудников.
При наличии сотрудников-иностранцев, уплачивающих «патентный» НДФЛ, проверьте наличие документов для уменьшения их налога. Подтвержденную сумму фиксированного авансового платежа отразите в строке 150 Раздела 2.
7. Точный подсчет количества физлиц, получивших доходы.
Проверьте количество физлиц, получивших доходы в соответствующим периоде. Для этого нужно проверить все регистры учета зарплаты и иных выплат. Не забудьте посчитать тех, кто оказывал услуги или выполнял работы по договорам гражданско-правового характера, кому выплачивались дивиденды, выдавались подарки и пр.
8. Отражение случаев невозможности удержания налога и сумм излишне удержанного налога.
В некоторых случаях налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ (например, при выплате дохода в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды и др.). Проверьте, возникали ли подобные ситуации. Общую сумму удержанного НДФЛ отразите в строке 160 Раздела 2. Отметим, что контрольными соотношениями равенство показателей, указанных в строках 140 и 160 Раздела 2, не предусмотрено.
9. Соблюдение сроков перечисления налога в бюджет.
Начиная с отчета за I квартал 2024 года в строке 020 Раздела 1 указывается удержанная сумма налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода, обобщенная по всем физическим лицам:
- за первый квартал – удержанная сумма налога в период с 01 января по 31 марта включительно;
- за полугодие – удержанная сумма налога в период с 01 января по 30 июня включительно;
- за девять месяцев – удержанная сумма налога в период с 01 января по 30 сентября включительно;
- за год – удержанная сумма налога в период с 01 января по 31 декабря включительно.
10. Проверка расчета по контрольным соотношениям ФНС.
К новой форме расчета 6-НДФЛ применяются контрольные соотношения, направленные письмом ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@. Дополнительно сообщается, что контрольное соотношение № 1.13 не применяется, контрольное соотношение № 1.11 применяется с учетом контрольного соотношения № 1.10 (см. письмо ФНС России от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@). Проверьте расчет по контрольным соотношениям перед отправкой – это поможет избежать ошибок в заполнении и пройти форматно-логический контроль формы 6-НДФЛ.
