Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

В качестве электронного документа рассматриваются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП), либо в случаях, предусмотренных законодательством, простой электронной подписью (далее – ЭП) (п. 1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, п. 32 Стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Признаки электронного документа согласно приведенным нормам:

- электронный документ должен быть сформирован путем ввода исходной информации в программный продукт лицом, ответственным за документальное оформление соответствующего факта хозяйственной жизни;

- электронный документ имеет юридическую значимость, если он подписан ЭЦП или ЭП;

- в информационной системе или ресурсе может осуществляться передача и обмен информацией (электронный документооборот);

- электронные документы должны храниться на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ.

Таким образом электронный образ (скан-копия) бумажной версии первичного документа или регистра не является электронным документом.

Электронный документооборот возможен при наличии единого информационного пространства. Для обеспечения прозрачности, открытости и подотчетности деятельности государственных органов и органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, а также для повышения качества их финансового менеджмента за счет формирования единого информационного пространства и применения информационных и телекоммуникационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными (общественными) финансами предназначена система «Электронный бюджет».

В соответствии с п. 6 Положения о ГИИС «Электронный бюджет», утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2015 № 658 (далее – Положение № 658), государственная интегрированная информационная система управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее – ГИИС «Электронный бюджет») состоит из единого портала бюджетной системы РФ, централизованных и сервисных подсистем. В ГИИС «Электронный бюджет» имеются подсистемы бюджетного планирования, управления закупками, учета и отчетности, с помощью которых планируется бюджет, формируется План ФХД и т. д. А также есть подсистема, предназначенная для ведения бухгалтерского учета организации бюджетной сферы, что обеспечивает возможность формирования унифицированных форм электронных первичных документов в электронном виде, в том числе форм, утвержденных приказом № 61н (п. 9 Положения № 658).

В будущем планируется перевести на работу с системой организации бюджетной сферы всех уровней бюджетов (распоряжение Правительства РФ от 20.07.2011 № 1275-р). Поэтому Минфин России рекомендует органам государственной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления для реализации бюджетных правоотношений использовать сервисные подсистемы ГИИС «Электронный бюджет» (п. 5 Положения № 658). Порядок подключения к системе размещен на официальном сайте Федерального казначейства.

Субъект консолидированной отчетности (казначейство) устанавливает требование к способам и форматам представления бюджетной (бухгалтерской) отчетности в рамках полномочий по организации формирования и представления консолидированной отчетности (п. 4 Инструкции № 191н, п. 6 Инструкции № 33н). Поэтому переход на ведение бухгалтерского учета в ГИИС «Электронный бюджет» требует согласования с учредителем или ГРБС. В настоящее время обязанности централизации учета на региональном и муниципальных уровнях нет.

Минфином России устанавливается порядок подтверждения подлинности и целостности электронных документов, формирование, ведение, хранение и обмен которыми осуществляются в системе «Электронный бюджет». В настоящее время возможность использования сервисной подсистемы системы «Электронный бюджет» в целях ведения бюджетного (бухгалтерского) учета региональными и муниципальными учреждениями определяется финорганом субъекта РФ.

Для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, формирования и представления бухгалтерской (бюджетной) отчетности на региональном (муниципальном) уровне могут быть использованы информационные системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности, отвечающие требованиям Минфина России (например, 1С).

Учреждения используют данные сервисы для загрузки отчетных форм, а субъект консолидированной отчетности (ГРБС или финорган) принимает направленный комплект отчетности, утверждает его и формирует комплект сводной отчетности. При этом требования к технологической совместимости системы «Электронный бюджет» и государственных и муниципальных информационных систем в сфере управления государственными и муниципальными (общественными) финансами устанавливаются Минфином России (п. 38 Положения ГИИС «Электронный бюджет»).

Если на региональном, муниципальном или ведомственном уровне не установлены требования об использовании программного продукта для ведения учета и формирования отчетности, то организация бюджетной сферы определяет самостоятельно программный продукт и закрепляет его в учетной политике. В настоящее время в большинстве программ реализован функционал формирования электронных документов с соблюдением всех установленных приказом № 61н требований.

Переход на электронный документооборот.

Письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 доведены методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов. Разделом 4 этого письма предусмотрены подготовительные мероприятия при переходе на электронный документооборот. Из них можно выделить четыре основных шага:

Шаг 1.

В первую очередь нужно определить дату перехода на применение электронных документов и закрепить эту дату в учетной политике.

Формирование первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в электронном виде не является изменением учетной политики (п. 7 методических рекомендаций по применению Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480). Поэтому перейти на применение электронных документов можно и в течение года – по мере технической готовности.

Шаг 2.

На этом этапе нужно определиться с информационной системой бухгалтерского учета (программным обеспечением), в которой будут формироваться электронные документы, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами публично-правового образования.

Шаг 3.

Далее нужно определить круг лиц, ответственных за формирование, подписание, согласование и утверждение электронных документов, и обеспечить их электронными подписями.

В соответствии с п. 32 Стандарта «Концептуальные основы» предусмотрено два варианта электронных подписей:

- простая электронная подпись (ЭП);

- квалифицированная электронная подпись (ЭЦП).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).

Обычно ЭП используется ответственными лицами в унифицированных формах первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в части внутреннего электронного документооборота. Случаи использования ЭП установлены методическими указаниями, утвержденными приказами № 52н и 61н. Перечень документов, при подписании которых можно использовать ЭП, может быть определен в учетной политике учреждения.

Квалифицированная электронная подпись имеет ключ электронной подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи) и ключ проверки электронной подписи (уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи), указанный в соответствующем сертификате (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Квалифицированную электронную подпись можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре (п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 17 Закона № 63-ФЗ).

С 01 января 2022 года должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации могут получать квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре Федерального казначейства (п. 1 ч. 3 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).

При этом виды юридических лиц и подведомственных им организаций, работникам которых создаются и выдаются квалифицированные сертификаты Удостоверяющим центром Федерального казначейства, устанавливаются Правительством Российской Федерации (п. 4 ч. 3 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ). Так, постановлением Правительства РФ от 10.07.2020 № 1018 установлен перечень, в котором поименованы некоммерческие организации (государственная корпорация, государственная компания, государственное учреждение, муниципальное учреждение). Вместе с тем возможность идентификации, аутентификации и авторизации пользователей локальной информационной системы (созданной на уровне субъекта РФ, муниципалитета или непосредственно учреждения) определяется порядком функционирования такой системы.

Шаг 4.

Нужно определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, а также сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете.

Если у учреждения нет технической возможности формировать и хранить первичные документы в электронном виде, то формы этих документов могут распечатываться на бумаге (письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776).

Однако, анализируя изменения законодательства, позаботиться о переходе на электронный документооборот целесообразно уже сейчас.