Учреждения бюджетной сферы постепенно переходят на обмен электронными первичными документами, утвержденными приказом № 61н. Ниже представлен обзор некоторых особенностей заполнения электронных первичных документов.

Унифицированные формы электронных первичных учетных документов, утвержденные приказом № 52н, должны применять любые организации бюджетной сферы (электронные формы первичных документов внесены приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н).

Скан-копия бумажной версии первичного учетного документа не является электронным документом

Согласно п. 32 Стандарта «Концептуальные основы» в качестве электронного документа рассматриваются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью.

Документ, с которого снимается скан-копия, изначально оформлен на бумаге и содержит собственноручные подписи, а не электронные. Следовательно, скан-копия документа не является электронным первичным документом.

Скан-копию можно принять к учету при межведомственном обмене информацией при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие скан-копии подлиннику документа (п. 6 Методических указаний, утвержденных приказом № 61н, п. 1 Методических указаний, утвержденных приказом № 52н).

Оформление Бухгалтерской справки (ф. 0504833) к электронному первичному документу

В Бухгалтерской справке (ф. 0504833) должны быть заполнены отметки бухгалтерии о принятии объекта к бухгалтерскому учету или о его выбытии, а также другие поля, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей (отметки бухгалтерии). Сделать это может только бухгалтер или иное уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо. Когда оформленный электронный первичный документ не содержит отметок бухгалтерии, к нему оформляется Бухгалтерская справка (ф. 0504833) в виде электронного бухгалтерского документа, в котором отражены проводки. Бухгалтер должен подписать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) квалифицированной электронной подписью (п. 6 Методических указаний, утвержденных приказом № 61н).

Списание основных средств, не соответствующих понятию «актив», документом Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) и актами списания

На основании Решения (ф. 0510440) оформляется выбытие объектов с балансовых счетов. Если же в отношении имущества принимается решение о списании, акты о списании оформляются дополнительно.

Факт признания объекта неактивом не говорит о том, что этот объект в обязательном порядке будет списан с учета, поскольку неактив может быть восстановлен на балансовых счетах для использования этого имущества, например для безвозмездной передачи иной организации или реализации.

Выбытие нефинансового актива с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении», в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации)

Материальные ценности до момента демонтажа (утилизации, уничтожения) учитываются на забалансовом счете 02 (п. 335 Инструкции № 157н).

Выбытие материальных ценностей с забалансового счета 02 отражается Актом о списании. В акте должна стоять утверждающая надпись руководителя учреждения и, если необходимо, согласование списания имущества с собственником (учредителем) (п. 52 Инструкции № 157н).

Для уменьшения показателей забалансового счета 02 необходимо оформление и Акта о списании, и Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Если учреждение проводит утилизацию самостоятельно, то оно также должно сформировать Акт (ф. 0510435).

Какие документы приложить к Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), если он представил электронный билет

Если проездной документ приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то к Отчету (ф. 0504520) нужно приложить:

- маршрут / квитанцию электронного билета и посадочный талон на бумажном носителе, с указанием стоимости и маршрута перелета;

- контрольный купон электронного проездного документа (билета) или выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходов по перевозке подотчетного лица) (письмо Минфина России от 10.01.2020 № 02-06-10/387).

Учреждение ведет аналитический учет расчетов по поступлениям в разрезе групп плательщиков доходов (населения, студентов и т. п.). Какой документ применять для начисления доходов?

Для начисления доходов по группам плательщиков доходов Методическими указаниями предусмотрена Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431).

Но нужно учитывать, что вести аналитический учет в разрезе групп плательщиков доходов допустимо только если в управленческом учете организации (вне балансовых счетов) ведется персонифицированный учет расчетов. При этом персонифицированные данные должны регулярно сверяться с данными на балансовых счетах по соответствующим группам плательщиков.

Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432). Какое значение указать в графе 10 «Дата признания доходов»?

Для начисления и корректировки доходов оформляется Извещение (ф. 0510432). В графе 10 «Дата признания доходов» Извещения (ф. 0510432) указывается дата признания дохода согласно документу – основанию начисления доходов:

- дата, установленная в договоре;

- дата, установленная в графике. В этом случае дополнительно заполняется раздел 5 «График исполнения платежей» Извещения (ф. 0510432);

- 31.12.2999, если дату признания доходов определить невозможно (например, при обжаловании). После определения даты признания доходов на основании решения суда последней инстанции формируется уточненное Извещение (ф. 0510432) с отражением в графе 10 соответствующей даты признания доходов.