В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Обратим внимание, что статьей 188 ТК РФ установлена возможность, а не обязанность работодателя выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей.
То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.
Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275).
Для работников государственных (муниципальных) учреждений порядок (правила) и размеры выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, устанавливаются на уровне самого учреждения и закрепляются в рамках формирования учетной политики или ином локальном акте учреждения. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов важным моментом для рассматриваемой ситуации будет являться обоснование необходимости использования личного транспорта исключительно в интересах работодателя, а не в интересах работника (смотрите, например, постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). При этом установленный размер компенсации (возмещения) расходов работника целесообразно подкрепить предварительным расчетом, где будет прослеживаться, из каких конкретно расходов сложилась сумма компенсации.
В целях обоснования использования автомобиля в интересах работодателя локальным актом может быть предусмотрено, например, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается с учетом:
- необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
- времени использования личного транспорта в служебных целях;
- объема средств, предусмотренных на обеспечение деятельности учреждения.
Итак, для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля необходимы:
1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть зафиксированы:
- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, доверенность и др.);
- порядок использования имущества;
- размер компенсации за использование;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
- срок использования имущества;
2) приказ (распоряжение) руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества.
Кроме того, нужны документы, подтверждающие (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98):
- принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
- фактическое использование имущества в интересах работодателя;
- суммы произведенных расходов.
К таким документам относятся (см. письма Минфина России от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 и от 20.09.2005 № 20-12/66690):
- копия паспорта транспортного средства. По нашему мнению, это может быть также копия свидетельства о регистрации ТС;
- платежные документы;
- документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
- путевые листы и иные документы.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Применение данного счета обусловлено тем, что к прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обозначенные в трудовом договоре (контракте).
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции № 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 0 401 20 212 (0 109 ХХ 212) Кредит 0 302 12 73Х - отражено начисление задолженности по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях перед работником;
2. Дебет 0 302 12 83Х Кредит 0 201 34 61Х (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) - выдана работнику сумма компенсации из кассы учреждения;
или
3. Дебет 0 302 12 83Х Кредит 0 201 11 61Х (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) - отражено перечисление компенсации на банковскую карту работника.
