Если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в следующие кадровые документы:
• трудовую книжку (в случае ее ведения);
• трудовой договор. Обязанность вносить изменения в трудовой договор в связи со сменой фамилии не установлена в законе, но на практике дополнительное соглашение все же оформляется.
Для этого у сотрудника необходимо запросить письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы, а также подтверждающие документы (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт). Форма заявления произвольная.
На основании представленных документов издается приказ о внесении изменений в кадровые документы.
Копии дополнительного соглашения к трудовому договору, паспорта с новой фамилией, свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, на основании которого меняется фамилия, подшиваются в личное дело (в случае его ведения).
В случае ведения трудовой книжки изменения записи о фамилии вносятся следующим образом: на титульном листе одной чертой зачеркиваются прежние данные и вписываются новые. Реквизиты подтверждающих документов указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Пример записи на внутренней стороне обложки: «Фамилия «__________» изменена на фамилию «___________» на основании свидетельства о заключении брака _____ № ________ от _________, выданного _________________». Далее указываются должность кадрового сотрудника, его подпись, расшифровка (фамилия И.О.), проставляется печать.
Изменение фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Вместе с тем фамилия работника в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).
При смене фамилии номер СНИЛС в СФР не изменяется. Однако необходимо подать заявление, чтобы фонд изменил фамилию застрахованного лица в общей части его индивидуального страхового счета. Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной приказом СФР от 30.10.2023 № 2153. Подать его работник может либо самостоятельно, либо через работодателя (подп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», п. 19, 20 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утв. приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).
После корректировки данных в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР, Вы можете как обычно подавать форму ЕФС-1, указывая в ней новую фамилию работника (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1).
