Как перейти на применение электронных документов?
Мероприятия по переходу на применение электронных документов содержатся в разделе 4 методрекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091.
Как выглядит бизнес-процесс по созданию электронных документов?
Бизнес-процессы по созданию электронных документов установлены методическими указаниями, утвержденными Приказами №№ 52н и 61н, а также графиком документооборота организации бюджетной сферы.
Что делать, если нет технической возможности формировать документы в электронном виде?
В этом случае формируйте унифицированные формы электронных документов на бумаге.
Что делать, если нет технической возможности организовать ЭДО во всех подразделениях учреждения?
В подразделениях, где нет возможности организовать ЭДО, электронные документы могут формироваться на бумаге и подписываться собственноручными подписями. В бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете представляется скан-копия такого документа, заверенная квалифицированной электронной подписью. При этом нужно обеспечить сохранность бумажного документа, который является оригиналом.
Конкретный порядок и вид представления документа закрепите в графике документооборота.
Может ли организация бюджетной сферы передать полномочия ответственного лица по заполнению электронного документа другому сотруднику?
Да, может. Например, Решение о командировании (ф. 0504512) может заполняться как работником (подотчетным лицом), так и лицом, уполномоченным на его заполнение. Однако учреждение не вправе самостоятельно принимать подобные решения - соответствующая возможность должна быть предусмотрена Приказом № 61н.
Какой самый эффективный способ организовать ЭДО в информационной базе?
Самый эффективный способ - зарегистрировать всех ответственных лиц в бухгалтерской программе, тем самым наделив их правом простой электронной подписи.
Как не допустить, чтобы ответственные лица видели в бухгалтерской программе лишнюю информацию?
Для этого нужно настроить всем пользователям соответствующие роли и права.
Является ли отсутствие у работника электронной подписи основанием, чтобы не формировать документы в электронном виде?
Нет. Получение электронных подписей - общедоступная процедура.
Как формировать электронные документы, если не успели обеспечить ответственное лицо электронной подписью?
Механизм действий в этой ситуации установите в учетной политике. Как вариант, не допускайте ответственное лицо к работе или формируйте электронные документы на бумаге с представлением заверенных скан-копий.
Что делать, если в бухгалтерской программе нет форм из Приказа № 61н или не реализована возможность формировать документы в электронном виде?
В этом случае можно говорить об отсутствии технической возможности. Поэтому формы электронных документов нужно скачать из других источников и формировать их на бумаге. Однако этот механизм должен рассматриваться как временная мера. Организации бюджетной сферы нужно вести работу по организации ЭДО.
В каких информационных системах и бухгалтерских программах можно формировать электронные документы и использовать ЭДО?
Формировать электронные документы и использовать ЭДО можно в ГИИС «Электронный бюджет», ведомственных системах (при наличии), а также в бухгалтерских программах, если такая возможность в них предусмотрена (например, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакция 2.0).
Могут ли возникнуть дополнительные расходы при переходе на формирование электронных документов и использование ЭДО?
Да, дополнительные расходы могут быть. Например, расходы на техническое обеспечение, покупку и внедрение программного продукта, обучение пользователей.
