Факт оказания (потребления) услуги в определенном месяце (периоде) приводит к возникновению расходов (затрат) учреждения в том же месяце (периоде). Такие расходы (затраты) учреждения подлежат отражению в бухгалтерском (бюджетном) учете последней датой периода оказания (потребления) услуг (см. письмо Минфина России от 25.10.2019 № 02-06-10/82420). Информация о дате (периоде) совершения факта хозяйственной жизни – оказании (потреблении) услуги в обязательном порядке должна быть указана в содержательной части первичного документа (см. письмо Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108). Например, на основании документа об оказании коммунальных услуг, услуг связи за декабрь расходы (затраты) учреждения также следует отразить в декабре независимо от даты составления первичного документа поставщиком.

Исходя из положений п. 302.1 Инструкции № 157н в целях своевременного отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности расходов (затрат) по факту хозяйственной жизни, который завершился (обязательство исполнено контрагентом, услуги оказаны), но признать кредиторскую задолженность (и соответствующее денежное обязательство) в определенном размере еще не представляется возможным из-за отсутствия первичных учетных документов, может быть создан резерв предстоящих расходов.

В учетной политике необходимо закрепить случаи и периодичность создания резерва под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы.

По коммунальным услугам первичные документы всегда поступают в месяце, следующем за месяцем оказания услуг. Вместе с тем ежемесячное формирование такого резерва потребует осуществлять дополнительные расчеты, это безусловной обязанностью учреждения не является.

В целях формирования достоверной отчетности создавать резерв под обязательства, по которым на отчетную дату существует неопределенность по их размеру из-за отсутствия первичных документов, можно не реже чем на дату составления квартальной отчетности.

Если первичные документы поставщика за последний месяц отчетного периода (квартала, года для услуг за декабрь) поступают в учреждение до наступления даты составления и представления квартальной, годовой (для документов за декабрь отчетного года) отчетности, то резерв не создается.

При этом на основании поступивших первичных документов за последний месяц отчетного периода в учете признается кредиторская задолженность и денежное обязательство последним днем отчетного периода (квартала, года для документов за декабрь отчетного года).