В бухгалтерском учете расходы на подписку печатных периодических и справочных изданий, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

Вместе с тем бухгалтерский учет расходов на приобретение подписных печатных изданий различается в зависимости от целей использования изданий и периода подписки. Конкретный порядок отражения в учете расходов на приобретение периодических изданий целесообразно закрепить в учетной политике учреждения по согласованию с учредителем.

Периодические издания, предназначенные для пользования в составе библиотечного фонда (независимо от их стоимости), учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль» (п. 377 Инструкции № 157н).

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается согласно решению комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленному первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет по указанному счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 378 Инструкции № 157н).

Периодические издания для использования в работе (не предназначенные для библиотечного фонда) на забалансовом счете 23 не учитываются. При этом учреждение в целях обеспечения их сохранности может ввести в рабочий план счетов дополнительный забалансовый счет, предусмотрев это в учетной политике по согласованию с учредителем (органом, которому представляется отчетность) (п. 332 Инструкции № 157н).

Расходы учитываются в составе расходов будущих периодов (на счете 0 401 50 000) в случае, если договор подписки заключен на длительный срок и охватывает несколько отчетных периодов (п. 302 Инструкции № 157н), а также если в учетной политике предусмотрено отнесение таких затрат на расходы будущих периодов.

Затраты признаются в составе расходов будущих периодов, если они произведены учреждением в текущем отчетном периоде, но относятся к будущим отчетным периодам.

В течение срока действия договора подписки эти расходы постепенно будут относиться на финансовый результат (затраты) текущего года (счета 0 109 00 000, 0 401 20 000) в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения. Например, ежемесячно в равных суммах в течение срока действия договора на дату фактического поступления печатных журналов (подтверждающих первичных учетных документов от поставщика).

Как правило, договор подписки предполагает 100 %-ю предоплату подписных изданий.

В бухгалтерском учете операции будут отражены следующими корреспонденциями счетов:

* Операции отражаются в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения (например, ежемесячно на основании подтверждающих документов поставщика на протяжении всего срока действия договора (контракта) подписки).