Согласно требованиям п.п. 66, 333 Инструкции № 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование»:
- по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре;
- в течение всего срока действия лицензии.
Отражение в учете учреждения операций, связанных с получением права пользования программным обеспечением, осуществляется на основании лицензионных и иных договоров, заключенных согласно законодательству РФ (п. 66 Инструкции № 157н). Поэтому поступление и выбытие программ на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» может отражаться на основании положений соответствующего лицензионного (иного) договора, а в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Выбытие программного обеспечения с забалансового учета отражается датой истечения срока пользования согласно договору (п. 1.1.10 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 №№ 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120).
По каждому программному продукту должна быть открыта Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 334 Инструкции № 157н).
Учреждение может передать право пользования программным обеспечением иной организации, если это не противоречит условиям лицензионного договора (договора присоединения). При этом в учетных регистрах должно отражаться списание стоимости лицензии с забалансового счета 01 «Имущество, полученное в пользование».
К моменту передачи сумма единовременного фиксированного платежа, уплаченного за лицензию, может быть перенесена на финансовый результат (затраты) текущего финансового года не полностью. В этом случае оставшаяся сумма подлежит единовременному списанию в дебет счета 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги».
Если в качестве принимающей стороны выступает организация госсектора, то в ее учете должно быть отражено увеличение по счету 01 «Имущество, полученное в пользование» (оснований для отражения принимающей стороной каких-либо записей в балансовом учете нет).
Организации госсектора обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – приказ № 52н). В иных случаях могут применяться формы, разработанные учреждением госсектора самостоятельно, закрепив порядок их применения и заполнения в учетной политике. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 25 СГС «Концептуальные основы».
Согласно положениям Методических указаний (приложение 5 к приказу № 52н) при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, используется Извещение (ф. 0504805). При этом передающее учреждение, как правило, прикладывает к нему документы, подтверждающие факт приемки-передачи объектов учета (акты о приеме-передаче, описи, реестры и другие документы). Отметим, что специальной унифицированной формы акта приема-передачи имущества, учитываемого на забалансовых счетах, нормами приказа № 52н не предусмотрено. В этом случае учреждение может самостоятельно разработать такую форму с учетом требований, установленных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы». За основу формы может быть взят Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101).
Таким образом, документальным оформлением передачи неисключительных прав с забалансового счета 01 «Имущество, полученное в пользование», будет являться Извещение (ф. 0504805) с приложением к нему документа, подтверждающего факт приемки-передачи имущества.
