В целях подготовки и принятия решения о списании имущества в учреждении создается комиссия по поступлению и выбытию активов (далее - Комиссия), действующая на постоянной основе (п. 34 Инструкции № 157н). Именно Комиссия принимает решение о целесообразности дальнейшего использования имущества, в том числе решает вопрос о возможности утилизации всего объекта или его частей. Итогом работы Комиссии является оформленные в установленном порядке и подписанные членами Комиссии соответствующие первичные учетные документы о списании материальных ценностей, которые подлежат утверждению, а также согласованию в установленных действующими нормативными правовыми актами случаях. Отметим, что начиная с 01.01.2024 в соответствии с нормами Приказа № 61н при оформлении списания объектов учета нефинансовых активов, в том числе основных средств, включая объекты стоимостью до 10 000 рублей, в случае утраты ими потребительских свойств, гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения объектов нефинансовых активов, в том числе при выявлении недостачи (хищении), по результатам инвентаризации применяется унифицированная форма электронного первичного учетного документа - Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) (далее - Акт о списании (ф. 0510454)).
Вместе с тем унифицированная форма первичного учетного документа - Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104), утвержденная Приказом № 52н, также является действующей.
Указанные формы первичных учетных документов схожи по своему содержанию.
В этой связи подчеркнем, что Приказом № 61н предусмотрены формы именно электронных первичных документов, применяемых в том числе в целях обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией). Такие документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо в установленных случаях простой электронной подписью (п. 1 Приложения № 5 к Приказу № 61н).
В то же время п. 6 Приложения № 5 к Приказу № 61н также предусмотрено, что в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов применяются для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа.
Принимая во внимание указанные обстоятельства, считаем целесообразным применять в целях списания объектов основных средств Акт о списании (ф. 0510454) (п. 64.55 Приказа № 61н).
Однако независимо от применяемой учреждением формы акта о списании мероприятие по утилизации (уничтожению) имущества является отдельным фактом хозяйственной жизни, связанным с мероприятиями по списанию, который так же в обязательном порядке подлежит оформлению первичными учетными документами (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, п. 20 Стандарта «Концептуальные основы...»).
Если ранее унифицированной формы документа, позволяющего зафиксировать факт утилизации имущества, предусмотрено не было, то с 19.12.2021 приказом Минфина России от 30.09.2021 № 142н Приложение № 2 Приказа № 61н дополнено формой 0510435.
Таким образом, в случае проведения работ по утилизации (уничтожению) имущества ответственным членом Комиссии формируется Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).
Обратите внимание, что Приказ № 61н не содержит каких-либо исключений для формирования Акта об утилизации (ф. 0510435) в зависимости от сложности и способа проводимых работ по утилизации (п. 18.1 Приказа № 61н).
Исключения, при которых Акт об утилизации (ф. 0510435) не формируется, составляют случаи, при которых утилизация имущества невозможна, в частности, в случае недостачи (хищения) объектов. В иных случаях, при которых выбываемый объект подлежит утилизации (уничтожению), в том числе собственными силами, формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) является обязательным (п. 64.59 Приказа № 61н).
Дополнительно отметим, что в разделе «Результаты выбытия» Акта о списании (ф. 0504104) проставляется отметка о результатах выбытия, что не отменяет необходимости оформления документа, непосредственно подтверждающего факт утилизации.
Учитывая, что Приказ № 52н не содержит иной (похожей) унифицированной формы документа, позволяющего зафиксировать процесс утилизации, считаем, что применение унифицированного Акта об утилизации (ф. 0510435), даже в случае если учреждение продолжает формировать первичные учетные документы на бумажных носителях, является обязательным.
Таким образом, считаем, что даже в случае применения Акта о списании (ф. 0504104) при списании нефинансовых активов (мебели) следует формировать документ, подтверждающий факт утилизации, а именно Акт об утилизации (ф. 0510435), который, в свою очередь, будет служить основанием для заполнения раздела «Результаты выбытия» формы 0504104.
