В организациях воинский учет должен вестись по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливается Минобороны России (п. 27 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Формы документов воинского учета, по которым ведется воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения установлены разделом IV Инструкции по воинскому учету, утв. приказом министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. При ведении воинского учета следует применять также документы, предусмотренные для данных целей Методическими рекомендациями (утв. Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017), если положения этих Рекомендаций не противоречат положениям Инструкции по воинскому учету. Актуальные редакции прилагаем.

В соответствии с разделом IV Инструкции по воинскому учету каждой организации для осуществления воинского учета необходимы:

1) карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации (форма карточки приведена в Приложении № 22 к Инструкции по воинскому учету);

2) картотека указанных карточек.

Кроме того, Инструкцией по воинскому учету предусмотрено, что в организациях должны храниться вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, с указанием регистрационного номера и даты отправки. Форма списков установлена Приложением № 23 к указанной Инструкции (п. 36 этой Инструкции).

В организации также должен быть журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных сил РФ. В нем отражаются результаты соответствующих проверок. Форма журнала установлена Приложением № 29 к Инструкции по воинскому учету. Указанный журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результат проверки может также отображаться в акте, составляемом по результатам проверки. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (п. 62 Инструкции по воинскому учету).

Согласно п. 39 Методических рекомендаций каждой организацией для осуществления воинского учета разрабатываются (ведутся):

1) приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе (форма приказа приведена в Приложении № 4 к Методическим рекомендациям). Этот приказ издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с военным комиссаром муниципального образования, который осуществляет деятельность на территории, где расположена организация (ее структурное подразделение). Если военного комиссариата нет, следует обратиться в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на этой территории (п. 22 Методических рекомендаций);

2) план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (вариант плана приведен в Приложении № 17 к Методическим рекомендациям). Организации разрабатывают его в течение календарного года и согласовывают с военным комиссариатом муниципального образования (муниципальных образований) (п. 37 Методических рекомендаций). Утверждает план руководитель организации при ее образовании и далее ежегодно перед началом календарного года;

3) служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения в организации воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

4) другие документы в соответствии с требованиями органов власти (местного самоуправления) и руководителя организации;

5) справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Номенклатуру дел по воинскому учету целесообразно включить в сводную номенклатуру дел организации. Для разработки номенклатуры дел организации можно использовать форму, приведенную в Приложении № 25 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (п. 4.18 данных Правил). 

В целях актуализации сведений, содержащихся в учетных документах военнообязанных и призывников, а также в документах воинского учета военных комиссариатов, необходимо (п.п. 9, 32 Положения о воинском учете, п. 29 Методических рекомендаций):

1) сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в учетных документах, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан (пп. «г» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «г» п. 29 Методических рекомендаций);

2) сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в учетных документах, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующего военного комиссариата муниципального образования и(или) органа местного самоуправления (пп. «д» п. 32 Положения о воинском учете). Порядок сверки приведен в разделе V Инструкции по воинскому учету. Порядок сверки из Приложения № 12 к Методическим рекомендациям во многом аналогичен указанному в Инструкции по воинскому учету и может применяться в не противоречащей ему части;

3) вносить в учетные документы сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания (в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и(или) месту пребывания), состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в двухнедельный срок сообщать об указанных изменениях в военные комиссариаты муниципальных образований по месту жительства (месту пребывания) граждан (пп. «е» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «е» п. 29 Методических рекомендаций). Порядок информирования военных комиссариатов установлен Приложением № 13 к Методическим рекомендациям. При изменении указанных данных ответственный за ведение воинского учета в организации оформляет:

- листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, предусмотренной Приложением № 1 к указанному Порядку. Листок вручается работнику под расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним;

- сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, по форме, предусмотренной Приложением № 2 к указанному Порядку. Сведения направляются в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан в двухнедельный срок;

4) оповещать граждан о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов муниципальных образований или органов местного самоуправления и обеспечивать их своевременную явку в места, указанные военными комиссариатами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время (пп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «ж» п. 29 Методических рекомендаций);

5) в случае необходимости (в отношении призывников – всегда) оповещать граждан об обязанности лично явиться в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления для постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания (в том числе не подтвержденным регистрацией по месту жительства и(или) месту пребывания) либо уточнения необходимых сведений в документах воинского учета (пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете);

6) представлять в военные комиссариаты муниципальных образований и(или) органы местного самоуправления следующие сведения:

- сведения о приеме на работу (увольнении) граждан, подлежащих воинскому учету (пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «а» п. 29 Методических рекомендаций). Форма утверждена Приложением № 9 к Методическим рекомендациям. Срок – в течение двух недель с даты приема на работу и увольнения с работы;

- сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (пп. «б» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «б» п. 29 Методических рекомендаций). Форма утверждена Приложением № 10 к Методическим рекомендациям. Срок – в течение двух недель с даты получения запроса из соответствующего военного комиссариата муниципального образования и(или) органа местного самоуправления;

- список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста (пп. «в» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «в» п. 29 Методических рекомендаций, Примечание 1 к Приложению № 11 к Методическим рекомендациям). Форма утверждена Приложением № 11 к Методическим рекомендациям. Срок – ежегодно, до 15 сентября;

- список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году (пп. «в» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «в» п. 29 Методических рекомендаций). Форма утверждена Приложением № 11 к Методическим рекомендациям. Срок – ежегодно, до 01 ноября;

- сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания (в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и(или) месту пребывания), состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете (пп. «е» п. 32 Положения о воинском учете, пп. «е» п. 29 Методических рекомендаций). Форма утверждена Приложением № 2 к Порядку информирования военных комиссариатов (Приложение № 13 к Методическим рекомендациям). Срок – в течение двух недель.