С 2023 года была введена единая форма сведений, которую страхователи представляют для индивидуального учета в системах ОПС и ОСС. Она включает информацию о начисленных страховых взносах на травматизм (ЕФС-1). Через год СФР утвердил новую форму ЕФС-1 и установил порядок ее заполнения. Также были утверждены новые форматы сведений для ЕФС-1. Старые формы и форматы, которые были утверждены ПФР, утратили силу.

В качестве изменений в форме ЕФС-1 следует отметить новое поле «Код категории страхователя – физического лица» на Титульном листе.

Сведения о трудовой деятельности не подверглись изменениям. При осуществлении кадровых мероприятий страхователь должен представить в СФР форму ЕФС-1, которая включает в себя Титульный лист и Раздел 1 с Подразделом 1 и Подразделом 1.1.

Однако в порядок заполнения Подраздела 1.1 были внесены изменения и дополнения в отношении кадровых мероприятий «Увольнение» и «Переименование».

В отношении кадрового мероприятия «Увольнение» было уточнено, что сведения с указанием в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» кадрового мероприятия «Увольнение» представляются не только при увольнении работника по его собственному желанию, но и при прекращении трудового договора в связи с переводом работника по его просьбе или согласию на постоянную работу к другому работодателю.

Касательно кадрового мероприятия «Переименование» были внесены изменения в правила заполнения Подраздела 1.1.

Представление ЕФС-1 по этому мероприятию требуется не только при изменении наименования страхователя, но и в случаях, когда происходит:

- реорганизация страхователя;

- перевод зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое;

- снятие с учета в СФР юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения.

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» отдельной строкой указывается кадровое мероприятие «Переименование» и прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР. Если переименование страхователя производится без изменения регистрационного номера, то в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» действующий регистрационный номер в СФР указывается дважды.

3. Проведены отдельные изменения в порядке заполнения некоторых граф Подраздела 1.1:

а) в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»:

При совершении кадровых мероприятий, таких как «Прием» и «Перевод», помимо указания трудовой функции в соответствии с штатным расписанием работодателя, необходимо указать одно из следующих значений (п. 45 Порядка):

- «0» – бессрочный трудовой договор;

- «0.1» – срочный трудовой договор сроком до 6 месяцев;

- «0.2» – срочный трудовой договор сроком более 6 месяцев;

- «1» – трудовой договор по совместительству;

- «1.1» – трудовой договор по совместительству сроком до 6 месяцев;

- «1.2» – трудовой договор по совместительству сроком более 6 месяцев.

Указание информации о виде заключаемого трудового договора необходимо для назначения работающим лицам пособия по временной нетрудоспособности (ч. 4 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).

В случае изменения условий трудового договора, например, при переводе сотрудника-совместителя на постоянную работу, необходимо представить ЕФС-1 по кадровому мероприятию «Перевод» с указанием в графе 5 значения, соответствующего новому виду договора;

б) в графе 6 «Код выполняемой функции»:

Новым Порядком предусмотрено добавление нескольких новых кодов:

Сведения о заключении и прекращении с физлицами договоров гражданско-правового характера (ГПХ)

Графа 6 «Код выполняемой функции» заполняется и при заключении договоров ГПХ. Перечень кодов, подлежащих в этом случае заполнению в графе 6, приведен в п. 46 Порядка.

С 01.01.2024 этот Перечень дополнен новыми кодами:

При этом в коды договора гражданско-правового характера (ДГПХ) и ДАВТ были внесены уточнения, которые должны быть указаны при заключении соответствующих договоров в случаях, когда эти договоры не предусматривают обязанности по уплате страховых взносов от НсиПЗ.

Отчет о страховом стаже (Подраздел 1.2 Подраздела 1).

1. Сведения, предусмотренные пп. 3 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, должны представляться не для всех работников, а только для определенных категорий лиц, у которых условия труда отличаются от обычных. Перечень этих лиц приведен в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В новой версии Порядка уточняется, что Подраздел 1.2 Подраздела 1 должен быть заполнен и представлен страхователями для указанных лиц за весь период их работы у страхователя в отчетном периоде, то есть с 01.01 по 31.12, включая периоды работы не только во вредных и опасных условиях труда, но и в обычных условиях (п. 6 Порядка).

2. Выплаты по ОСС.

В поле «Тип сведений» предусмотрено добавление нового типа формы «Назначение выплат по ОСС» (п. 55 Порядка).

Эта форма применяется для учета периода работы в течение календарного года тех лиц, которые подали заявление о получении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.

Порядок заполнения формы типа «Назначение выплат по ОСС» аналогичен порядку заполнения формы типа «Назначение пенсии». Однако в отличие от формы, которая предназначена для назначения пенсии, при заполнении формы для назначения выплат по ОСС графа «Период работы» заполняется двумя строками согласно п. 58 Порядка:

1) указываются даты с начала отчетного периода до даты начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;

2) отражается один день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком с указанием кодов «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» в графе 7 «Дополнительные сведения» («ДЕТИПРЛ»).

3. Последние обновления кодов территориальных условий.

Новый код «ОКУ» пополнил справочник кодов (см. также п. 65 Порядка).

Этот код следует указывать в графе 4 в отношении работников, занятых в местностях с особыми климатическими условиями, за исключением районов Крайнего Севера и аналогичных местностей. Введение нового кода связано с назначением пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам на основе минимального размера оплаты труда.

4. Заполняем Подраздел 1.2 по СОУТ правильно.

Страхователям, которым была проведена СОУТ, необходимо знать, что при заполнении графы 8 «Особые условия труда (код)» и(или) графы 9 «Основание (код)» в подразделе «Условия досрочного назначения пенсии» обязательно должны быть заполнены графы 11 «Индивидуальный номер рабочего места» и 12 «Класс (подкласс) условий труда» (п. 105 Порядка).

Информация о з/п и условиях работы работников госучреждений (Подраздел 1.3).

1. Из Справочников:

- в справочнике «Коды типа организаций...» был исключен код 6.0 «Иные организации, не заполняющие формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. № 457»;

- в справочнике «Коды категорий персонала...» был исключен код 600 «Работники организаций, не представляющих формы статистической отчетности в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. № 457».

Указанные коды были исключены, так как учреждения, обязанные представлять Подраздел 1.3, не освобождены от представления статистических данных в соответствии с указанным приказом Росстата.

2. Кого не нужно учитывать при расчете среднесписочного числа?

В Подраздел 1.3 добавлена новая графа 4 «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности».

Заполняется в соответствии с п. 122 Порядка:

В случае если в отчетном периоде (не с начала периода) работник начал или перестал относиться к одной из вышеуказанных категорий, то в таком случае в подразделе «Сведения о выплатах» представляются в отдельных строках с указанием в графах 2 и 3 периодов «до» начала отнесения к категориям, периодов отнесения и периодов «после» окончания отнесения к категориям.

Следующая информация касается начисленных страховых взносов от НСиПЗ в соответствии с Законом № 125-ФЗ.

Теперь для определенных категорий работодателей добавлено новое поле «Льгота» в соответствии с п. 162 Порядка.

Список организаций, которые могут получать льготы, включает в себя следующие:

- общественные организации инвалидов, где инвалиды и их представители составляют не менее 80 %;

- организации, чей статутный капитал полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, а среднегодовая численность инвалидов в них составляет не менее 50 %, при этом доля заработной платы инвалидов от общей суммы заработной платы не должна быть менее 25 %;

- учреждения, созданные для различных социальных целей, таких как образование, культура, медицинская реабилитация, спорт, наука, информация, а также для оказания правовой и другой помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям. Эти учреждения имеют единственных собственников – указанные выше общественные организации инвалидов.

Такие организации помечают знаком «X» в поле «Льгота».

Отчетность по форме ЕФС-1 при ликвидации

Порядок представления отчетности ЕФС-1 при ликвидации организации либо прекращении ее деятельности скорректирован.

Так, информация из подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 представляется для всех работников страхователя, которые работали в отчетном периоде.

Страхователи, уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (при их уплате) в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ, представляют при ликвидации информацию из подраздела 3 раздела 1.

Какую форму использовать для отчетности за 2023 год в СФР?

Начиная с 01.01.2024 действует новая Форма ЕФС-1 (приказ СФР). Однако в документе не указано, что данная форма применяется только для отчетности за 2024 год. В связи с этим возникает вопрос: какую форму использовать для представления Сведений о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за 2023 год, а также Сведений о страховом стаже?

Например, ОСФР по Тверской области разместил на своем сайте информацию, что временно, до тех пор, пока разработчики программного обеспечения не внедрят новые форматы сведений в используемые бухгалтерские программы, информация по форме ЕФС-1 будет приниматься территориальными органами СФР и по старой форме ЕФС-1, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.