Согласно п. 345 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, до момента вручения учитываются по стоимости приобретения на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07, действующими в настоящее время редакциями Инструкций по ведению бухгалтерского учета в учреждениях госсектора не установлен.
Поэтому порядок оформления списания материальных ценностей, израсходованных при проведении массовых мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, могут быть установлены в рамках формирования учетной политики учреждения (письмо Минфина России от 04.10.2013 № 02-05-10/41316).
Так, по мнению специалистов финансового ведомства, списание с учета подарков, врученных в рамках протокольных и торжественных мероприятий, может осуществляться по факту их вручения на основании Акта вручения, форма которого должна быть предусмотрена учетной политикой (см. также письмо Минфина России от 22.07.2015 № 02-06-10/42173). При этом лица, получившие подарки в ходе подобных мероприятий, могут не подписывать документы о вручении.
Унифицированные формы документов, применяемые государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Поскольку данным нормативным актом не установлена унифицированная форма первичного учетного документа для оформления вручения наград, сувениров и призов, порядок осуществления названных операций, в том числе их документальное оформление, должен быть регламентирован актами учреждения при формировании учетной политики.
Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету госучреждением (в том числе разрабатываемые самим учреждением или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (данное требование также «продублировано» в п. 7 Инструкции № 157н).
Врученные награды, призы и сувениры подлежат списанию с забалансового счета 07.
Списание объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:
- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).
Обратим Ваше внимание, что при выборе (разработке) форм документов, с помощью которых будут оформляться операции по списанию материальных ценностей со счета 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры», необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства. Обоснованность произведенного списания ценных подарков, сувениров и т. п. может быть подтверждена распоряжением на проведение мероприятия.
