Почтовые марки являются государственными знаками почтовой оплаты и подтверждают оплату услуг почтовой связи (ст.ст. 2, 29 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»).
По общему правилу согласно п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), на счете 201 35 «Денежные документы» учитываются в том числе почтовые марки. Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения.
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) (п.п. 170, 172 Инструкции № 157н).
Факты хозяйственной жизни отражаются в указанных выше регистрах на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Стоимость денежного документа, отраженная в учете учреждения, по сути является эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть получены (приняты) в соответствии с определенным договором.
Определенные расходные обязательства субъект учета принимает еще перед использованием денежных документов: кассовые расходы формируются в учете при оплате денежных документов, а фактические – после их использования в установленном порядке.
Положениями Инструкции № 157н не предусмотрена возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (почтовых марок, маркированных конвертов), минуя счет учета денежных документов.
Особенности учета денежных документов определяют порядок отражения операций с данными активами в бухгалтерском учете: они сначала должны быть приобретены и приняты к учету, а затем выданы подотчетному лицу для оплаты. Факт отсутствия контрольно-кассовой техники на данную процедуру не влияет.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
В силу п. 50 Инструкции № 162н выдача из кассы денежных документов отражается по кредиту счета 0 201 35 610.
Далее в течение трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы денежные документы, подотчетное лицо должно отчитаться об их использовании, предъявив авансовый отчет и реестр списания почтовой корреспонденции.
В бюджетном учете делается запись согласно п. 84 Инструкции № 162н:
Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи» Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».
