Положения Инструкций по ведению учета в учреждениях госсектора предусматривают возможность отражения расчетов с подотчетными лицами в безналичном порядке.
Выплата подотчетных сумм также может осуществляться на банковские карты сотрудников учреждения — подотчетных лиц. При этом порядок открытия таких карт отличается от порядка, установленного в рамках зарплатных проектов.
Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений государственного сектора с использованием карт определены в разд. V Правил № 10н (Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 г. № 02-07-10/72408).
В соответствии с п. 36 Правил № 10н учреждение производит операции с применением карт по договору банковского счета, заключенному ОФК с кредитной организацией на открытие счета № 40116 для учета операций по обеспечению денежными средствами с использованием банковских карт, и Положению № 266-П.
Таким образом, согласно Правилам № 10н банковские карты выдаются к счету № 40116, открытому ОФК в банке, а не к счету физического лица. То есть в данном случае клиентом банка является учреждение, а не физические лица — подотчетники.
Однако оплата расходов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждений, с использованием банковских карт, оформляемых в рамках зарплатных проектов, как правило, рассматривается уполномоченными органами в качестве нарушения требований, действующих нормативных правовых актов, ведь зарплатные карты предназначены для осуществления операций, не связанных с предпринимательской деятельностью (п. 1.12 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 г. № 266-П; п. 4.41 Раздела А Части II Плана счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядка его применения — приложение к положению Банка России от 27.02.2017 г. № 579-П).
Кроме того, осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием их зарплатных карт сопряжено также с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц. Основа для претензий все та же — подобные карты «привязаны» к личным банковским счетам сотрудников (на них хранятся личные денежные средства).
Уполномоченными органами допускается использование зарплатных банковских карт для осуществления расчетов с сотрудниками только по:
— командировочным расходам (письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 г. №№ 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 28.01.2014 г. № 02-03-09/3057, Федерального казначейства от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500, Банка России от 23.07.2009 г. № 29-1-1-7/4625);
— компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письма Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 г. №№ 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 28.01.2014 г. № 02-03-09/3057).
При этом возможность использования зарплатных банковских карт для осуществления указанных расчетов желательно предусмотреть в учетной политике учреждения.
Применительно к рассматриваемой ситуации перечисление средств сотруднику на зарплатную карту могло быть возможным в качестве компенсации документально подтвержденных расходов.
Если же выдача авансов на хозяйственные нужды осуществляется путем перечислений на зарплатные карты сотрудников, риски и ответственность за принятое решение несут должностные лица учреждения.
В соответствии с п.п. 212, 213 Инструкция № 157н любые суммы денежных средств, выданные госучреждением своим сотрудникам для осуществления определенных расходов, должны быть отражены по дебету счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Подобный порядок учета обусловлен, прежде всего, необходимостью обособленного учета задолженности сотрудников, в отношении которой должен быть подтвержден целевой характер расходования денежных средств или же должен быть осуществлен полный (частичный) возврат ранее выданной суммы.
При этом Инструкция № 157н не ставит порядок организации бухгалтерского учета подотчетных сумм в зависимость от порядка их выдачи — счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» должен применяться как в случае выдачи наличных денежных средств, так и в случае перечисления подотчетной суммы на банковскую (зарплатную) карту сотрудника.
В сложившейся ситуации отражение в бухгалтерском учете выдачи средств под отчет путем перечисления на зарплатную карту может быть оформлено в учете по аналогии с перечислением под отчет авансовых сумм, связанных, например, с командировочными расходами.
В соответствии с Инструкцией № 157н в бухгалтерском учете учреждения рассматриваемая ситуация может быть отражена с применением следующих бухгалтерских записей:
1) Дебет 2 208 26 560, Кредит 2 201 34 610 — перечислены с лицевого счета на зарплатную карту подотчетного лица денежные средства на оплату нотариальных услуг;
2) Дебет 2 109 80 226, Кредит 2 208 26 000 — приняты к учету расходы на оплату услуг нотариуса.
