Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя вклеивать голограмму в трудовую книжку работника. Голограмма является инструментом дополнительной защиты и устанавливается по желанию работодателя.

В силу ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) не содержат требования о наличии голограммы.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации (п. 46 Правил). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. В свою очередь, с февраля 2008 года в качестве меры защиты бланков трудовых книжек Гознак поставляет голограмму. Она используется по желанию работодателя, выдающего трудовую книжку. Ею можно защитить неизменяемые элементы бланка (например, номер, подпись лица, выдавшего бланк, печать работодателя). Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.