Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (могут быть разработаны формы на основе форм № Т-9, Т-9а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);

- авансовым отчетом (Форма по ОКУД 0504505, утв. приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н; также форма может быть разработана на основе формы № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

Все документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть содержать реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Авансовый отчет сотрудника сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Документооборот при оплате проезда в командировке

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения, п.п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ).

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон.

Маршрут/квитанция при авиаперевозках признается документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134). Поэтому названных документов достаточно для подтверждения понесенных расходов (см. также письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 16.08.2010 № 03-03-07/27, от 27.07.2010 № 03-03-07/25).

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

Документооборот при оплате проживания в командировке

Расходы на проживание в гостинице можно подтвердить бланком строгой отчетности (БСО) (см. также письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400). Форма БСО разрабатывается и утверждается самостоятельно организацией, оказывающей услуги по проживанию. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется (информационное письмо от 22.08.2008, письма Минфина России от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены п.п. 3, 4, 11 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. То есть представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует этим требованиям, не подтверждает понесенные расходы (письмо Минфина России от 16.10.2009 № 03-03-06/1/666).

Еще один вариант проживания командированного работника – это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт. В такой ситуации доказательствами того, что расходы на аренду жилого помещения связаны с командировкой, являются приказ (решение, распоряжение) о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

Документооборот при выплате суточных

Размер суточных подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки и ее продолжительности. Кроме того, нужно подтвердить в своих расчетах (например, в справке бухгалтера) размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого возможно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Также следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных.

В п. 7 Положения сказано, что фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом проезде к месту командирования и обратно, в том числе и на служебном транспорте (см. письмо Минфина России от 07.05.2015 № 03-03-06/1/26489).

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и(или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и(или) иной документ о фактическом сроке пребывания его в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения). При этом представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т. п.), не нужно (см. письма Минфина России от 01.04.2010 № 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 № 3-2-10/30).