Согласно п. 345 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения до момента вручения учитываются по стоимости приобретения на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07, действующими в настоящее время редакциями инструкций по ведению бухгалтерского учета в учреждениях госсектора не установлен.
В то же время детальный порядок документального оформления расходов, осуществляемых в ходе проведения культурно-массовых либо спортивно-массовых мероприятий, в том числе формы первичных документов, оформляемых при вручении ценных призов и подарков, может быть установлен нормативно-правовыми актами публично-правового образования, из бюджета которого выделяются средства на проведение таких мероприятий.
При отсутствии указанного порядка госучреждение должно самостоятельно его разработать, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике) (письмо Минфина России от 04.10.2013 № 02-05-10/41316).
Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету госучреждением (в том числе разрабатываемые самим учреждением или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (данное требование также продублировано в п. 7 Инструкции № 157н).
Списание объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:
— Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);
— Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).
При выборе (разработке) форм документов, с помощью которых будут оформляться операции по списанию материальных ценностей со счета 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры», необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Поэтому по общему правилу стоимость подарка, безвозмездно полученного физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.
На основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не превышающая 4000 рублей за налоговый период (год), не подлежит обложению НДФЛ. То есть госучреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого).
Таким образом, если есть уверенность, что стоимость вручаемых материальных ценностей не превысит 4000 рублей за календарный год, то можно не собирать подписи награждаемых (одаряемых) — выдача подарков может быть оформлена документом, разработанным на основе Акта (форма 0504230).
Если же есть вероятность, что стоимость подарков окажется выше, то выдавать ценные подарки (сувениры) необходимо под подпись, оформляя документ, разработанный на основе Ведомости (форма 0504210).
Если стоимость подарков не превышает 4000 рублей, госучреждение не признается налоговым агентом и не обязано представлять в налоговый орган сведения о полученных от него физическими лицами доходах (ст.ст. 226, 230 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155).
Из буквального прочтения п. 1 ст. 230 НК РФ следует, что учет доходов, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ обязаны вести только налоговые агенты. В то же время, учитывая рекомендации специалистов финансового ведомства, должностные лица госучреждения могут принять решение об учете доходов в виде стоимости подарков по всем физическим лицам независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемым (смотрите, например, письма Минфина России от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 № 03-04-06/6-18).
Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей.
При этом условие об оформлении договора в письменной форме можно считать соблюденным, если подарки вручаются на основании письменного приказа (распоряжения) под подпись в Ведомости (ином документе).
Включение в разрабатываемые формы учетных документов на основе Ведомости (форма 0504210) дополнительных граф не будет противоречить положениям законодательства. Однако следует иметь в виду, что включение, например, графы «Паспортные данные награждаемого» в Ведомости, которая будет находиться в открытом доступе для всех награждаемых, должно согласоваться с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
