Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе (далее - Департамент) рассмотрел письмо по вопросу применения электронных первичных документов при компенсации расходов, понесенных подотчетным лицом, а также при выдаче под отчет денежных документов, и сообщает.

Пунктом 4 приложения № 5 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15.06.2020 № 103н «О внесении изменений в приложения № 1-5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее - Приказ № 103н), установлены электронные первичные учетные документы, которые обязательны к применению субъектами учета не позднее 1 января 2021 года.

В целях оформления решения работодателя о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения), в том числе с использованием служебного транспорта, и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ, или решения о выдаче подотчетному лицу денежных средств для осуществления закупки малого объема, включая приобретение услуг по перевозке, необходимо оформлять соответственно Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512), Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) (далее при совместном упоминании - Решения) или Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) (далее - Заявка (ф. 0504518), предусмотренные Приказом № 103н, в соответствии с которыми выдаются (резервируются) денежные средства под отчет.

При этом в Отчете о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) предусмотрены варианты корректировки отдельных показателей расходов в случае, если такие расходы отличны от показателей, утвержденных Решениями.

В части оформления первичными учетными документами выдачи под отчет денежных документов, сообщаем следующее.

Выдача денежных документов подотчетным лицам оформляется Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».

Необходимо отметить, что денежный документ определяет стоимостную оценку приобретаемых товаров, услуг, либо расходов, осуществляемых в рамках командирования работника, в связи с чем их выдача подотчетным лицам осуществляется в целях оплаты производимых закупок товаров, услуг.

Таким образом, оформление подотчетным лицом заявки на выдачу ему денежных документов возможно осуществлять, по мнению Департамента, с применением в зависимости от характера производимых расходов, оплачиваемых денежными документами, Решений или Заявки (ф. 0504518). Например: оформление заявки на выдачу работнику денежных документов (перевозочных документов (билетов) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленных на бумажном носителе, талонов на бензин) при направлении его в служебную командировку, следует осуществлять с использованием Решения; оформление заявки на выдачу работнику денежных документов (талонов на бензин, почтовых марок) под отчет в целях приобретения им товаров, услуг (бензина, услуг по пересылке) следует осуществлять с использованием Заявки (ф. 0504518). При формировании Заявки (ф. 0504518) в указанном случае при заполнении раздела 1 «Финансовое обоснование закупки» в графе 8 указывается суммовой эквивалент денежных документов по соответствующим товарам (услугам), отраженным в графе 1, графы 5-7 и 10 не заполняются, в графе 9 указывается информация о способе оплаты товаров (услуг) - «денежные документы». Раздел 2 «Сведения о малой закупке» Заявки (ф. 0504518) не формируется.

Департамент выражает готовность, при необходимости, принять участие в более детальном обсуждении указанных вопросов в рабочем порядке.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе С.В. Сивец