В учреждении весь документооборот – это цепочка взаимосвязанных между собой действий по получению документа, его регистрации, передаче исполнителю, обработке и исполнению. И если на каком то этапе произойдет «сбой», то пострадает конечный исполнитель, ведь именно он является ответственным за сроки исполнения поручения, изложенного в документе.

Аналогичная схема и в бухгалтерском учете. Случился факт хозяйственной жизни – отражаем его в первичных учетных документах. Лицу, которое является ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, необходимо своевременно и в полном объеме оформленные документы передать для регистрации.

А дальше все должно происходить по тому порядку, который закреплен в локальном нормативном акте учреждения, а именно:

- локальным актом учреждения должна быть четко закреплена обязанность по своевременному оформлению и представлению в бухгалтерскую службу соответствующих документов;

- работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности, ознакомлены с положениями локального акта под подпись.

Отсутствие указанных позиций в локальном акте привело к тому, что виновным во всех «грехах» учреждения оказался главбух. Так, Решением Центрального районного суда г. Сочи Краснодарского края от 16 мая 2023 г. по делу № 12-168/2023 виновным в допущенном правонарушении оказался главный бухгалтер. Получилось так только потому, что при формировании учетной политики не была установлена обязанность по передаче сотрудниками учреждения претензионных писем. Ведь именно на основании этих писем в бухгалтерском учете должна быть отражена дебиторская задолженность в размере предъявленных контрагентам требований об уплате штрафных санкций.