Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). При соблюдении соответствующих требований доверенность, как и иной документ, может быть составлена в электронном виде и подписана электронной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).

Появление в законодательстве понятия «машиночитаемая доверенность» связано с необходимостью подтверждения полномочий представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, государственного органа, органа местного самоуправления при осуществлении электронного документооборота с использованием документов, которые подписываются квалифицированной электронной подписью (усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП) (ч. 1, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Так, с 01.01.2022 в отношениях, связанных с использованием УКЭП, закон предусматривает выдачу юридическим лицам (за некоторыми исключениями) удостоверяющим центром ФНС России квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (ЭП), в котором в качестве владельца сертификата указывается также лицо, уполномоченное действовать от имени юридического лица без доверенности (п. 1 ч. 1 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).

Если же от имени юридического лица в связи с направлением (представлением) документа, подписанного УКЭП, действует лицо, которое не уполномочено совершать такие действия без доверенности (то есть лицо, не являющееся руководителем организации), то такое лицо подписывает электронный документ своей УКЭП и подтверждает полномочия представлять интересы организации доверенностью, выдаваемой согласно требованиям гражданского законодательства. Такая доверенность, составленная в электронной форме, должна быть подписана одной из следующих подписей:

- УКЭП юридического лица, владельцем квалифицированного сертификата которой является лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности;

- УКЭП лица, которому выдана доверенность с правом передоверия;

- квалифицированной электронной подписью нотариуса (если доверенность, в том числе выданная в порядке передоверия, удостоверена нотариусом).

Если доверенность выдана в порядке передоверия, представляется также доверенность, допускающая такое передоверие, которая подписывается соответственно УКЭП юридического лица или нотариуса (п. 1, 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).

В приведенных выше случаях доверенность представляется путем ее включения в пакет электронных документов (ч. 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ), однако иной порядок ее представления может быть установлен соглашениями при взаимодействии юридических лиц между собой или с ИП, физическими лицами, или нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, принятыми в соответствии с установленными требованиями (п. 2 ч. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ).

Доверенности, которые подтверждают полномочия представителей юридических лиц и ИП в связи с подписанием электронных документов УКЭП этих представителей, оформляются в соответствии с требованиями ГК РФ. Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем, для использования которых представляются документы, а также Центральным банком РФ (Банком России) на его официальном сайте в Интернете в отношении доверенностей, которые выдаются отдельными категориями юридических лиц и ИП, и Федеральной нотариальной палатой в отношении доверенностей, удостоверенных нотариусами. Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, которая формируется и размещается уполномоченным федеральным органом (Минцифры России) на едином портале государственных и муниципальных услуг. Указанные формы доверенностей должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым Минцифры России (ч. 1 ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ).

Единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи (далее – Единые требования), утверждены приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. В частности, согласно п. 1 Единых требований доверенность создается в электронной форме в формате XML и подписывается УКЭП в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, обязательным для реализации всеми средствами электронной подписи (утвержден приказом Минцифры России от 14.09.2020 № 472). Содержание доверенности должно соответствовать п. 2 Единых требований.

Машиночитаемая доверенность может быть получена в пакете электронных документов либо из информационной системы, в которую ее направляет лицо, выдавшее такую доверенность, и в которой эта доверенность хранится (п. 2, 3, 7 Организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в ст. 17 2 и 17 3 Федерального закона «Об электронной подписи» доверенностей, утв. постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223).

Таким образом, машиночитаемая доверенность – это доверенность в электронной форме, которая подтверждает полномочия представителей юридических лиц и ИП на подписание электронных документов от имени соответственно организации или предпринимателя усиленной квалифицированной подписью такого представителя. Необходимость оформлять машиночитаемую доверенность возникла в связи с тем, что в квалифицированных сертификатах ключа проверки ЭП, выдаваемых организациям и ИП, больше не будут указываться данные их представителей, у которых нет полномочий действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя без доверенности.

Машиночитаемая доверенность должна составляться при электронном взаимодействии с использованием электронных документов, подписываемых представителями организаций или ИП не любыми видами электронных подписей, а только УКЭП. Например, если стороны гражданско-правового договора обмениваются электронными документами, которые подписываются простыми электронными подписями, оформлять машиночитаемую доверенность, соответствующую упомянутым выше требованиям, нет необходимости.

Требования к машиночитаемым доверенностям не отменяют общего порядка подтверждения полномочий представителей в гражданском обороте, который допускает, с определенными оговорками, возможность предусматривать такие полномочия в договоре (в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом) или в решении собрания (п. 4 ст. 185 ГК РФ). Формулировка «в том числе», которая содержится в ч. 1 ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ, также свидетельствует о том, что даже в случае подписания электронных документов от имени юридических лиц и предпринимателей УКЭП их представителей полномочия таких представителей в принципе могут подтверждаться не только машиночитаемой доверенностью, соответствующей Единым требованиям, но и иным документом. Представляется, что использование машиночитаемой доверенности, отвечающей определенным требованиям к формату и содержанию, имеет приоритетное значение в сфере электронного взаимодействия физических и юридических лиц с государственными органами, органами местного самоуправления, а также с банками и некоторыми другими категориями организаций и предпринимателей (см. письма ФНС России от 13.04.2023 № АБ-3-19/5172@, от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@).

До 31.08.2024 допускается не применять машиночитаемую доверенность при условии, что электронный документ подписан представителем юридического лица или ИП по доверенности и при этом квалифицированный сертификат получен до 31.08.2023 в коммерческом удостоверяющем центре, аккредитованном после 01.07.2020, с указанием в сертификате в качестве владельца также физического лица, являющегося таким представителем (ч. 2.4, 2.5, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, ч. 3 и 3.1 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ).