Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ). Согласие виновного работника на взыскание в размере, ограниченном средним заработком, не требуется.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, сделанному не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Для установления причин возникновения недостачи, размера ущерба и вины работника обычно проводится служебная проверка (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52). Как правило, этим занимается инвентаризационная комиссия. Итоги проверки фиксируются в акте либо в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

На основании документов проверки и оформляется приказ об удержании из заработной платы.

Следует иметь в виду, что размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20 % выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852). Это правило распространяется и на удержания при увольнении. Если сумма удержания превышает это ограничение, то Вы можете договориться с работником о добровольном удержании недостающей суммы. В случае отказа придется ее взыскивать в судебном порядке.

Если сумма недостачи превышает средний месячный заработок, а работник несет полную материальную ответственность, с ним можно договориться о добровольном возмещении причиненного ущерба в полном размере – единовременно или в рассрочку (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, Определение Верховного суда РФ от 27.04.2020 № 19-КГ20-2). Если договориться не получится, то для взыскания ущерба в части, превышающей средний заработок, придется обращаться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).