1. Согласно п. 3 ст. 210 НК РФ основная налоговая база (ОНБ) определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению и учитываемых при определении указанной налоговой базы, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст.ст. 218–221 НК РФ (за исключением налоговых вычетов, указанных в п.п. 2.3 и 6 ст. 210 НК РФ). Если иное не установлено ст. 210 НК РФ, в отношении налоговых баз, не относящихся к ОНБ, налоговые вычеты, предусмотренные ст.ст. 218–221 НК РФ, не применяются.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты (п. 3 ст. 218 НК РФ).

Работник имеет право обратиться с заявлением на получение стандартного налогового вычета на детей к любому работодателю, являющемуся источником выплаты дохода, независимо от вида заключенного им трудового договора, в том числе на условиях внешнего совместительства (см. также письмо Минфина России от 30.06.2014 № 03-04-05/31345).

В тех случаях, когда в течение отдельных месяцев налогового периода сумма стандартных налоговых вычетов окажется больше суммы доходов, облагаемых налогом по ставке 13 % (15 %), или когда в отдельные месяцы налогового периода у налогоплательщика не было таких доходов, суммы стандартных налоговых вычетов, установленные ст. 218 НК РФ, в этом налоговом периоде накапливаются и подлежат суммированию нарастающим итогом (см. письмо Минфина России от 24.08.2009 № 03-04-05-01/655). То есть стандартные налоговые вычеты предоставляются в последующих месяцах, в которых такой доход был получен, за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, в которых не было выплат дохода. Если же выплата дохода начиная с какого-либо месяца полностью прекращена и не возобновляется до окончания календарного года, стандартный налоговый вычет за указанные месяцы налогового периода не может быть предоставлен (см. письма Минфина России от 26.09.2013 № 03-04-06/39970, от 06.05.2013 № 03-04-06/15669). О заполнении декларации по НДФЛ в подобных ситуациях см. письмо ФНС России от 30.04.2015 № БС-3-11/1785@.

Если сумма налоговых вычетов в налоговом периоде окажется больше суммы доходов, подлежащих налогообложению и учитываемых при определении ОНБ за этот же налоговый период, то применительно к этому налоговому периоду налоговая база принимается равной нулю. При этом на следующий налоговый период разница между суммой налоговых вычетов и суммой доходов не переносится, если иное не предусмотрено гл. 23 НК РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ).

В связи с этим в ситуации, когда сумма стандартных налоговых вычетов, предоставленных работнику за календарный год, оказывается больше суммы годового дохода данного сотрудника, налоговая база по НДФЛ признается равной нулю. То есть возвращать сотруднику НДФЛ, рассчитанный с отрицательной разницы между суммой полученного дохода и суммой вычетов, организация-работодатель не должна.

2. Положения пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ предусматривают право налогоплательщиков на получение при определении размера налоговой базы по НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 210 НК РФ стандартного налогового вычета на детей. Данное право распространяется, в частности, на налогоплательщиков, являющихся родителями, на обеспечении которых находится ребенок в возрасте до 18 лет.

Нормы пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ не связывают возникновение права на вычет с фактом прописки родителя и ребенка по одному адресу, главное – чтобы родитель принимал участие в обеспечении ребенка. Иными словами, факт регистрации ребенка по месту жительства, отличному от места регистрации родителя, сам по себе не является основанием для непредоставления родителю вычета (см., например, письма Минфина России от 15.01.2013 № 03-04-05/8-18, от 11.05.2012 № 03-04-05/8-629).

Таким образом, считаем, что работница в данном случае имеет право на вычет. Для его получения она должна представить организации – налоговому агенту письменное заявление и документы, подтверждающие соответствующее право (пп. 4 п. 1, п. 3 ст. 218 НК РФ).

НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подтверждающих право на получение вычета.

На наш взгляд, в общем случае налогоплательщики, являющиеся родителями несовершеннолетнего ребенка, для получения вычета на детей могут не представлять налоговому агенту специальные документы, подтверждающие, что ребенок находится на их обеспечении, поскольку данное обстоятельство вытекает из требований закона: родители обязаны содержать своих несовершеннолетних детей (п. 1 ст. 80 Семейного кодекса РФ). Соответственно, свидетельства о рождении ребенка и заявления налогоплательщика-родителя на предоставление вычета на детей должно быть достаточно для предоставления ему указанного вычета налоговым агентом (см., например, постановление АС Уральского округа от 16.06.2016 № Ф09-5734/16 по делу № А71-14515/2014).

Вместе с тем из разъяснений Минфина России прослеживается, что в ситуациях, когда возникают сомнения относительно участия родителя в обеспечении ребенка, для предоставления налогоплательщику-родителю вычета требуются документы, подтверждающие данное обстоятельство (см., например, письма Минфина России от 15.01.2019 № 03-04-05/1233, от 05.09.2012 № 03-04-05/8-1064). Поэтому при наличии подобных сомнений и отсутствии документов, подтверждающих факт нахождения ребенка на иждивении налогоплательщика-родителя, организация – налоговый агент может отказаться предоставлять вычет.

Применительно к анализируемой ситуации считаем, что работнице все же целесообразно представить в бухгалтерию организации-работодателя документы, подтверждающие то, что дети находится на ее обеспечении (перечень таких документов открытый, см. также письма Минфина России от 03.03.2016 № 03-04-05/12376, от 03.12.2015 № 03-04-07/70587, от 02.04.2012 № 03-04-05/8-402). Например:

- заявление дедушки и бабушки о том, что по факту дочка проживает вместе с матерью и мать участвует в ее обеспечении;

- справки любых служб (органов), подтверждающие факт совместного проживания работницы с дочкой (при возможности их получения);

- договоры и(или) платежные документы, указывающие на факт осуществления расходов на содержание ребенка (при наличии) (детский сад, лечение, обучение, секции и т. п.).

В заключение отметим, что для определения конкретного перечня документов, требующихся в данном случае для подтверждения права на вычет, можно обратиться в налоговый орган (см., например, письмо Минфина России от 05.11.2014 № 03-04-05/55652).