Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по поставщикам и подрядчикам и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов.
Записи в Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками производятся на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих принятие учреждением перед поставщиками (подрядчиками, исполнителями), иными участниками договоров (соглашений) денежных обязательств, а также первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение (погашение) принятых денежных обязательств.
В графе «Наименование показателя» Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками записываются наименования кредиторов (поставщиков, подрядчиков, исполнителей, иных кредиторов).
В Главную книгу (ф. 0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, за исключением операций по исполнению обязательств перед кредиторами, которые отражаются в соответствующих Журналах операций.
По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются.
Порядок брошюрования первичных учетных документов, относящихся к Журналу операций, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, не определен.
Для определения порядка брошюрования конкретного вида первичных (сводных) учетных документов прежде всего необходимо установить, к какому Журналу операций они относятся. Поскольку бухгалтерский учет осуществляется методом двойной записи, каждая операция, учтенная на основании первичного документа, отражается в двух Журналах операций. При этом нормативными актами не установлено прямых указаний на то, к какому из двух Журналов операций следует подшивать документы. Минфин России считает, что первичные учетные документы можно подшивать как отдельным томом (в форме приложения), так и вместе с одним из Журналов операций; с каким именно – определите в учетной политике (письмо Минфина России от 28.04.2020 № 02-07-05/34707). То, что первичные банковские и учетные документы вовсе не обязательно должны быть подшиты непосредственно к Журналам операций и могут храниться в отдельных подшивках, определено Верховным судом РФ в определении от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795.
Конкретный перечень первичных документов, подшиваемых к определенному Журналу операций (ф. 0504071), не установлен ни Методическими указаниями, ни другими нормативными правовыми актами в сфере бухгалтерского (бюджетного) учета.
Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики (п. 9 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Следовательно, конкретный перечень первичных документов, подшиваемых к определенному Журналу операций (ф. 0504071), разработайте самостоятельно и закрепите в учетной политике.
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) (п. 29 Стандарта «Концептуальные основы»). Следовательно, записи в Журнал операций (ф. 0504071) должны производиться по мере осуществления соответствующих операций и принятия первичных (сводных) учетных документов к бухгалтерскому учету, но не позднее следующего дня после получения (составления) первичных (сводных) учетных документов.
