При эксплуатации основного средства учреждение может проводить замену отдельных его частей. Такое решение принимает комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов (п. 34 Инструкции № 157н).

В соответствии с п. 19 Стандарта «Основные средства» изменение балансовой стоимости объекта основных средств после его признания в бухгалтерском учете возможно только в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, технического перевооружения, модернизации, частичной ликвидации (разукомплектации), замещения (частичной замены в рамках капитального ремонта в целях реконструкции, технического перевооружения, модернизации) объекта или его составной части.

Соответственно, расходы на замену отдельных частей основного средства могут быть учтены при изменении стоимости объекта только в том случае, когда речь идет о замене части, приводящей согласно требованиям п. 27 Инструкции № 157н к улучшению (повышению) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта нефинансовых активов (срока полезного использования, мощности, качества применения и т. п.) по результатам проведенных работ.

Оценку того, привели ли к таким изменениям работы по замене части объекта, целесообразно поручить должностным лицам учреждения, обладающим соответствующими знаниями, либо членам комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.

Согласно п. 27 Стандарта «Основные средства» при замене отдельных составных частей основного средства затраты на такую замену могут увеличивать стоимость объекта с одновременным уменьшением стоимости основного средства на стоимость выбывающих частей.

В рассматриваемом случае профильной комиссией может быть принято решение, что замену оборудования системы видеонаблюдения на более усовершенствованное можно рассматривать как его модернизацию. Замена частей основного средства будет отражаться как частичная ликвидация объекта и его последующее дооборудование.

Порядок документального оформления операций по замене частей основных средств необходимо закрепить в учетной политике. Для оформления операций можно использовать форму документа, разработанную на основе акта приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103).

При замене отдельных составных частей объекта затраты по такой замене включаются в стоимость объекта основных средств в момент их возникновения при условии соблюдения критериев признания объекта основных средств, предусмотренных п. 8 Стандарта «Основные средства» (п. 27 Стандарта «Основные средства»). При этом стоимость объекта основных средств уменьшается на стоимость заменяемых (выбывающих) частей в соответствии со Стандартом «Основные средства» о прекращении признания (выбытии с бухгалтерского учета) объектов основных средств.

Обязательным условием является документальное подтверждение стоимостной оценки по выбывшему объекту (п. 6 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Основные средства», направленных письмом Минфина России от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

Стоимость выбывающей части может быть подтверждена решением комиссии по поступлению и выбытию активов. Эту норму также необходимо закрепить в учетной политике.

Если стоимость заменяемых частей неизвестна, целесообразно использовать данные о ценах на аналогичные материальные ценности, действовавшие на момент принятия к учету (п. 50 Стандарта «Основные средства»). Для этого может быть использована информация о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов на тот период времени, полученная из следующих источников:

- от организаций-изготовителей;

- из сведений об уровне цен, имеющихся у органов государственной статистики;

- из средств массовой информации и специальной литературы;

- из экспертных заключений (в т. ч. экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов).

Если запасные части приобретаются для целей модернизации или дооборудования единого объекта основных средств, расходы следует отражать с применением подстатьи 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений» КОСГУ (п. 11.4.7 Порядка № 209н).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации улучшаются характеристики системы видеонаблюдения, следовательно, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются следующие бухгалтерские записи:

1. Дебет 0 105 Х6 347 Кредит 0 302 34 73Х – приобретены запчасти для замены морально устаревших (п. 34 Инструкции № 174н).

2. Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х4 410 – отражена ликвидация части системы видеонаблюдения на стоимость выбывающих составных частей (п. 12 Инструкции № 174н).

3. Дебет 0 104 Х4 411 Кредит 0 101 Х4 410 – отражена ликвидация части системы видеонаблюдения в части начисленной амортизации (п. 12 Инструкции № 174н).

4. Дебет 0 106 Х1 310 Кредит 0 105 Х6 447 – отражены вложения в систему видеонаблюдения в размере стоимости нового оборудования (п. 37 Инструкции № 174н).

5. Дебет 0 101 Х4 310 Кредит 0 106 Х1 310 – увеличена стоимость системы видеонаблюдения на стоимость новых запчастей (п. 9 Инструкции № 174н).

Если замененные запасные части в рабочем состоянии и соответствуют понятию «актив», то учреждение может принять их к учету в качестве запасных частей (комплектующих) для подобного оборудования. В учете необходимо сделать запись:

Дебет 0 105 Х6 346 Кредит 0 401 10 172 – приняты к учету запасные части (комплектующие) (п. 34 Инструкции № 174н).

Если данные объекты не соответствуют понятию «актив» и подлежат утилизации, то они должны быть учтены на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н). Далее будут действовать общие правила списания муниципального имущества.