Периодическое издание – это сериальное издание, выходящее через определенные промежутки времени, как правило, с постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и(или) датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие (п. 3.2.1.3 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.60-2020). К периодическим печатным изданиям относятся: газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже 1 раза в год (п. 1 постановления Правительства РФ от 01.11.2001 № 759).
Расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6. Порядка № 209н).
Периодические издания, составляющие библиотечный фонд, не относятся к основным средствам независимо от срока их полезного использования (п. 8 Стандарта «Основные средства»). Для учета периодических изданий, приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, предназначен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377 Инструкции № 157н).
Принятие к учету периодических изданий на забалансовом счете 23 осуществляется на основании первичных документов, предоставляемых поставщиком (контрагентом). Кроме того, поступление периодических изданий в библиотечный фонд учреждения в бухгалтерском учете может быть оформлено актом (иным документом), разработанным учреждением для этих целей самостоятельно в рамках формирования учетной политики.
Периодические издания учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль.
Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом – Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).
Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Аналитический учет по счету 23 ведется по номенклатуре периодических изданий и единицам измерениям (1 номер, 1 комплект) (п. 378 Инструкции № 157н).
В учетной политике учреждению следует предусмотреть порядок заполнения Карточки (ф. 0504041) в отношении годовых комплектов газет, если принято решение об учете таких комплектов в условной оценке: 1 комплект – 1 рубль, поскольку газеты могут поступать в учреждение ежемесячно (еженедельно, ежедневно).
Следует отметить, что перечисленные учреждением авансы на подписку периодических изданий не относятся к расходам будущих периодов. Указанные расходы следует учитывать как авансовые платежи и отражать на счете 206 00 «Расчеты по выданным авансам» (п. 202 Инструкции № 157н).
В свою очередь порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета для периодических изданий, не входящих в библиотечный фонд, Инструкцией № 157н не установлен. Такие издания не соответствуют в полной мере критериям актива (п. 36 Стандарта «Концептуальные основы...»), расходы на их приобретение учреждение в полном объеме относит на финансовый результат текущего года.
В целях контроля за использованием таких периодических изданий, приобретенных для нужд учреждения, если их использование носит длительный характер, учреждение вправе в рамках формирования учетной политики предусмотреть учет периодических изданий, не входящих в библиотечный фонд, на введенном дополнительно забалансовом счете с учетом требований субъекта консолидированной отчетности по раскрытию информации при ведении бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п.п. 1, 332 Инструкции № 157н).
