В силу п.п. 2 и 3 ст. 298 ГК РФ бюджетные учреждения вправе осуществлять приносящую доход деятельность при условии, что такая деятельность указана в их учредительных документах. Доходы, полученные от данной деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение учреждений.
Таким образом, учреждение вправе приобретать новогодние подарки детям сотрудников за счет доходов от предпринимательской деятельности, но при условии, что эти затраты отражены в плане финансово-хозяйственной деятельности. При этом не имеет значения, являются ли сотрудники членами профсоюза или нет.
В статье 210 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. При этом п. 28 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат налогообложению доходы, не превышающие 4000 руб. за налоговый период, в виде стоимости подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей. Таким образом, если стоимость подарка не превышает 4000 руб., она не признается доходом сотрудника и не подлежит обложению НДФЛ.
Таким образом, Вы можете приобретать подарки для сотрудников, не являющихся членами профсоюза, которые не будут облагаться НДФЛ, если их стоимость не будет превышать 4000 руб. за налоговый период. При этом, по мнению специалистов финансового ведомства, для применения п. 28 ст. 217 НК РФ необходимо надлежащее документальное оформление дарения с позиции гражданского законодательства (см. письма Минфина России от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329, от 14.12.2010 № 03-04-06/8-300, от 12.08.2014 № 03-04-06/40051).
Стоит также отметить, что, по мнению контролирующих органов, организация вправе не представлять в налоговый орган сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в виде подарков, стоимость которых не превысила 4000 руб.. (см., например, письма Минфина России от 02.04.2019 № 03-04-05/22860, ФНС России от 15.02.2019 № СА-17-11/26, от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851, письмо УФНС России по г. Москве от 14.03.2018 № 20-14/052437@).
При этом организации в регистрах налогового учета следует вести персонифицированный учет доходов, полученных физическими лицами от организации, в частности, в виде стоимости подарков. Такой учет необходимо вести по всем физическим лицам, независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемыми (п. 1 ст. 230 НК РФ, письма Минфина России от 20.01.2017 № 03-04-06/2650, от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 № 03-04-06/6-18, ФНС России от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@). Это позволит отследить момент, когда в отношении определенного физического лица у организации возникнут обязанности налогового агента.
На сумму превышения начисляется НДФЛ (по ставке 13 %), который удерживается при ближайшей выплате денег работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Налогоплательщиком признается ребенок, получивший подарок, а обязанность по уплате НДФЛ возлагается на родителей, являющихся в силу п. 1 ст. 28 ГК РФ законными представителями малолетних детей до достижения ими возраста 14 лет.
К сведению: в течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н). Аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции № 157н). Списание детских подарков с забалансового учета при их передаче сотрудникам производится на основании документов, подтверждающих факт дарения. Как было указано выше, таким документом является, в частности, ведомость выдачи подарков.
