Нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017.

На основании предъявленного работником военного билета или удостоверения призывника в его личной карточке (в случае ее ведения) заполняется раздел «Сведения о воинском учете» и карточка по форме № 10 (п. 28 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, п. 31 Инструкции по воинскому учету, утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, п. 23 Рекомендаций по ведению воинского учета).

Не позднее двух недель с даты приема или увольнения военнообязанного в военкомат подаются сведения о нем по форме, приведенной в Приложении № 9 к Рекомендациям (п. 29 Рекомендаций).

Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете, подаются в военкомат по форме, приведенной в Приложении № 2 к Порядку, предусмотренному в Приложении № 13 к Рекомендациям, в двухнедельный срок (п. 2 Порядка, предусмотренного в Приложении № 13 к Рекомендациям).

Перед новым годом с военкоматом согласовываются приказ об организации воинского учета и план работы по ведению воинского учета (п.п. 22, 37, 39 Рекомендаций).

Ежегодно в военкомат сдаются карточка учета организации и отчет о численности работников в запасе. Сроки и порядок их представления нормативно не установлены, обычно их сдают перед новым годом. Лучше уточнить это в военкомате, тем более что в каждом регионе могут быть свои бланки этих форм.

Согласно п. 9 Положения о воинском учете воинский учет граждан по месту их учебы осуществляется организациями в соответствии с законодательством РФ, настоящим Положением и Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017.