По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и(или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании:
- Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке;
- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 федерального стандарта «Концептуальные основы...»). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ и п. 25 федерального стандарта «Концептуальные основы...», а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм (п. 26 федерального стандарта «Концептуальные основы...»).
Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться:
- товарные чеки магазинов розничной торговли;
- накладные на отпуск товаров;
- торгово-закупочные акты (при покупке материальных ценностей у физических лиц).
Именно на основании подобных документов для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).
По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и(или) с использованием платежных карт должен подтверждаться представляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила: контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями в силу специфики осуществляемой деятельности либо особенностей местонахождения в случаях, установленных п.п. 1.1, 2, 3, 5, 10 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.
В частности, до 01 июля 2019 года при оказании услуг населению организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и(или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, письмо ФНС России от 21.03.2017 № ЕД-3-20/1911, письма Минфина России от 05.12.2017 № 03-01-15/80880, от 15.08.2017 № 03-01-15/52368).
Кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28910, от 02.05.2017 № 03-01-15/26812).
При определенных обстоятельствах подотчетное лицо может представлять один документ, на основании которого будет подтверждаться как факт получения имущества (оказания услуг, выполнения работ), так и факт оплаты.
Например, для подтверждения факта осуществления поездки на железнодорожном транспорте и факта осуществления соответствующих расходов подотчетному лицу достаточно представить проездной документ (бланк строгой отчетности), форма которого утверждена приказом Минтранса России от 05.08.2008 № 120 (в частности, п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
