Порядок документального оформления рассматриваемых в вопросе операций, их отражения в регистрах бухгалтерского учета нормативными правовыми актами в настоящее время не определен. Учетной политикой организации бюджетной сферы может быть предусмотрен следующий порядок действий при выявлении товара ненадлежащего качества.

При замене некачественного (непригодного к использованию) оборудования могут быть оформлены следующие документы:

- заключение профильной комиссии учреждения, на основании которого в учете отражается выбытие материальных запасов как не соответствующих понятию «актив» с принятием к учету на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении»;

- письменная претензия в адрес завода-изготовителя (поставщика);

- Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) с указанием причин выбытия (отметки «Возврат товара»), на основании которой производится возврат имущества поставщику;

- Бухгалтерская справка (ф. 0504833) – оформляются суммы начисленного ущерба;

- факт поступления товара надлежащего качества может быть оформлен Актом приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

Бухгалтерские записи при возврате бракованных материальных запасов будут следующими:

1. Дебет КДБ 1 401 10 172 Кредит КРБ 1 105 3Х 44Х, одновременно увеличение счета 02 – отражено списание матзапасов при признании их неактивом.

2. Уменьшение 02 – материальные запасы ненадлежащего качества возвращены поставщику.

3. Дебет 1 209 34 56Х Кредит 1 401 10 172 – отражена сумма возмещений в натуральной форме, предъявленная поставщику.

4. Дебет 1 105 3Х 34Х Кредит 1 209 34 66Х – приняты к учету материальные запасы взамен возвращенных поставщику.

5. Дебет 1 401 10 172 Кредит 1 209 34 66Х – отражено списание с баланса суммы возмещений в натуральной форме, предъявленной поставщику.