При заключении договора со сторонней организацией на ремонтные работы с использованием материалов заказчика (учреждения) следует учитывать, что материалы передаются учреждением подрядчику без перехода права собственности на них (п. 1 ст. 220, ст. 703 ГК РФ).

Согласно ст. 713 ГК РФ подрядчик обязан использовать предоставленный заказчиком материал экономно и расчетливо, после окончания работы представить заказчику отчет об израсходовании материала, а также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала.

Кроме того, в соответствии с п. 116 Инструкции № 157н передача материальных запасов исполнителям работ:

- оформляется первичным (сводным) учетным документом (накладной, актом приемки-передачи и т. п.);

- отражается путем внутреннего перемещения материального запаса без списания передаваемых объектов с балансового учета и одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах.

Таким образом, материалы, переданные исполнителю работ, не могут быть списаны с баланса при передаче исполнителю работ. Они списывается по итогам выполнения работ, оформленного актом выполненных работ.

Инструкция № 157н не содержит соответствующего забалансового счета, на котором могли бы быть отражены переданные исполнителю материалы. В то же время учет переданных для проведения работ материалов учреждение может организовать на дополнительно введенном им забалансовом счете (п. 332 Инструкции № 157н). При этом в учете будет отражаться увеличение забалансового счета в части переданных исполнителю материалов и его уменьшение при представлении исполнителем акта выполненных работ и отчета об их расходовании.

Форма такого отчета регламентированной не является и разрабатывается в учреждении, а также форма и порядок ее заполнения могут быть предусмотрены условиями договора. В частности, отчет о расходовании материалов может содержать следующие сведения:

- наименование и количество поступивших и использованных материалов, их остаток;

- результат работ;

- данные о полученных отходах (если таковые имеются).

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (п. 20 СГС «Концептуальные основы...», ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Государственные и муниципальные учреждения при оформлении первичных учетных документов руководствуются положениями приказа № 52н, утверждающего формы первичных учетных документов и Методические указания по их заполнению.

В соответствии с Методическими указаниями для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) – получателям, организациям применяется Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Если по итогам работ образуются остатки материальных запасов, при их возврате в учреждении может применяться Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе материальных запасов), в том числе от сторонних организаций, и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

Согласно Методическим указаниям для оформления решения о списании материальных запасов применяется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Он служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов со счетов бухгалтерского учета.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения. К нему могут быть приложены документы, обосновывающие списание материальных запасов. К примеру, в рассматриваемой ситуации к акту о списании материалов для ремонта может быть приложен отчет об их расходовании, составленный исполнителем, в котором указано фактически израсходованное количество материалов.

Таким образом, списание материалов при их передаче сторонней организации для проведения ремонтных работ осуществляется только по итогам выполнения работ на основании первичного учетного документа – Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Передача сторонней организации материалов может быть оформлена Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205).

Согласно Порядку № 209н коды КОСГУ выбираются по целевому (функциональному) назначению материального запаса (п. 11.4 Порядка № 209н). Поэтому с учетом цифровой аналогии между счетами учета материальных запасов и кодами КОСГУ 341–346, а также п. 118 Инструкции № 157н поступление в учреждение стройматериалов может отражаться с применением счета 0 105 Х4 344 «Стройматериалы, приобретенные (изготовленные) в целях строительных работ, не связанных с капитальными вложениями (например, текущий ремонт здания), как для осуществления работ своими силами, так и для последующей передачи подрядчику, если договором предусмотрено выполнение работ из материала заказчика».

Передача материальных запасов подрядчику для проведения строительных, ремонтных и иных работ из материалов заказчика отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Таким образом, передача строительных материалов исполнителю работ может отражаться следующими бухгалтерскими записями:

1. Дебет 0 105 Х4 344 (МОЛ исполнителя) Кредит 0 105 Х4 344 (МОЛ учреждения) – отражена передача строительных материалов исполнителю на основании Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205);

2. Дебет 0 109 ХХ 272 (0 401 20 272) Кредит 0 105 Х4 444 (МОЛ исполнителя) – отражено списание строительных материалов на основании документа, подтверждающего факт установки (использования) этих материалов при проведении ремонта, и Акта о списании (ф. 0504230).