Ведение аналитического учета библиотечного фонда по наименованию и автору издания Инструкцией № 157н, Стандартом «Основные средства», приказом № 52н и приказом № 61н в целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета не предусмотрено. Бухгалтерский учет объектов библиотечного фонда ведется в денежном выражении, при этом указание количества документов (объектов) библиотечного фонда не является обязательным требованием для целей бухгалтерского учета.

Для «внутрибиблиотечного» учета основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название (п. 3.14 ГОСТ Р 7.0.20-2014), для газет – годовой комплект и название. Для электронных документов дополнительной единицей учета фонда является единица памяти данных (п. 2.1 Порядка № 1077).

Название представляет собой единицу учета библиотечного фонда, в качестве которой принимается каждое новое или повторное издание, документ, отличающийся от остальных выходными сведениями или элементами издательского оформления. Периодическое издание, вне зависимости от количества выпусков и номеров, рассматривается как одно название. Многотомное (многочастное) издание подсчитывают в виде одного названия, за исключением томов (выпусков, частей), имеющих индивидуальное заглавие (п. 6.1.5, 6.2.1 ГОСТ Р 7.0.20-2014).

Единицей учета основных средств является инвентарный объект (п. 45 Инструкции № 157н, п. 9 Стандарта «Основные средства»).

Объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости инвентарный номер не присваивается (п. 46 Инструкции № 157н).

Библиотечные фонды, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной, объединяются в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политике субъекта учета с учетом положений Инструкции № 157 (п. 10 Стандарта «Основные средства»). Учреждения самостоятельно в рамках своей учетной политики определяют состав такого инвентарного объекта с учетом положений Стандарта «Основные средства» и существенности информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 17 Стандарта «Концептуальные основы...»).

С целью объединения объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) субъект учета вправе в рамках учетной политики определить, что критериями отнесения стоимости объектов основных средств к несущественной стоимости являются критерии, установленные Стандартом «Основные средства» для начисления 100 % амортизации при вводе в эксплуатацию (раздел 4 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Основные средства»).

Очень важно детально определить в учетной политике порядок объединения объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект, поскольку Стандартом «Основные средства» прямо не указано, является ли применение этого учетного приема правом учреждения или обязанностью, – в данном случае учетная политика позволит избежать разногласий с ревизорами.

Так, в учетной политике может быть определено, что в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) библиотечного фонда объединяются:

- одинаковые виды и категории документов библиотеки (например, только книги или только картографические издания);

- с одинаковым сроком полезного использования;

- с одинаковым названием и выходными данными издания независимо от стоимости;

- с разными названиями и выходными данными издания при условии, что стоимость документов одного названия и выходных данных издания не превышает 100 тыс. руб.

Решение об объединении объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и оформляется соответствующим актом.

Объединение объектов библиотечного фонда в один инвентарный объект, ранее учтенных как отдельные инвентарные объекты, может быть отражено в порядке разукомплектации с использованием счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» по согласованию таких записей с учредителем (п. 2 Инструкции № 162н). При этом нужно оценить целесообразность такого объединения, поскольку такое объединение не должно повлечь за собой пересмотр срока полезного использования ранее учтенных объектов и пересчет ранее начисленной амортизации.

В отличие от бухгалтерского учета, при ведении «внутрибиблиотечного» учета каждому экземпляру документа библиотечного фонда (книге, нотному изданию, картографическому изданию и пр.) присваивается уникальный регистрационный номер для ведения индивидуального учета (п. 4.4.1 Порядка № 1077). Такие номера можно использовать и в целях бухгалтерского (аналитического) учета для идентификации объекта в дальнейшем. Например, регистрационный номер поможет бухгалтерской службе определить, к какому инвентарному объекту (комплексу объектов основных средств) относится списываемая книга (иной документ библиотечного фонда).