С учетом положений Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), учреждения обязаны применять:

- унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – приказ № 52н);

- установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

В иных случаях могут применяться формы, разработанные учреждением самостоятельно (порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой).

В силу п. 20 Инструкции № 157н и п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), при смене материально ответственных лиц в учреждении обязательно должна проводиться инвентаризация.

Напомним, материально ответственные лица не являются членами инвентаризационных комиссий – это следует из положений п. 2.10 Методических указаний. Тем не менее их присутствие при проверке фактического наличия имущества обязательно.

Указания предусматривают, что передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица к другому осуществляется по итогам инвентаризации, проводимой на день приемки-передачи дел (п. 1.5 Методических указаний). Согласно п.п. 2.8, 2.10 Методических указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственных лиц обязательно. Соответственно, инвентаризацию следует начать и завершить до увольнения сдающего ценности материально ответственного лица, присутствие обоих материально ответственных лиц (сдающего и принимающего) является обязательным. Проведенная инвентаризация подтверждает достоверность данных, отраженных в первичных документах, оформленных при дальнейшей передаче активов.

Результаты инвентаризации оформляются на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), а в случае расхождений – Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). Инвентаризационная комиссия составляет Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835), который представляется на рассмотрение и утверждение руководителю учреждения с приложением документов по инвентаризации.

По итогам проведения инвентаризации необходимо осуществить передачу материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Согласно нормам приказа № 52н для учета движения материальных ценностей внутри учреждения между материально ответственными лицами оформляется Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (форма 0504102).

Кроме того, при необходимости учреждение с учетом норм п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции № 157н вправе самостоятельно разработать и дополнительные формы первичных документов, отражающих более полную информацию о переданных ценностях между материально ответственными лицами, или же включить в унифицированную форму накладной на внутреннее перемещение дополнительные реквизиты. Форму самостоятельно разработанного документа, в том числе и при включении в унифицированную форму дополнительных реквизитов, следует закрепить в составе учетной политики учреждения.

Более конкретный порядок передачи дел и круг должностных лиц для их передачи при увольнении материально ответственного лица учреждение вправе установить локальным актом самостоятельно.

Таким образом, материальные ценности могут быть приняты другим материально ответственным лицом в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом учреждения на основании результатов инвентаризации. Факт передачи ценностей между материально ответственными лицами оформляется Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (форма 0504102).

По общему правилу день увольнения является последним рабочим днем. Не может у учреждения действовать одновременно два единоличных исполнительных органа. Поэтому действие, связанное с увольнением действующего директора и принятием нового, должно быть последовательным.

Несмотря на то что документы, фиксирующие результаты инвентаризации, подписываются обоими материально ответственными лицами (сдающим и принимающим имущество), из Методических указаний прямо не следует, что в проведении инвентаризации обязательно одновременное участие двух материально ответственных лиц. С учетом того, что инвентаризация может продолжаться несколько дней (п. 2.12 Методических указаний), мы считаем принципиально не противоречащим Методическим указаниям такой порядок действий, при котором проверка наличия материальных ценностей инвентаризационной комиссией и сдача их материально ответственным работником, с которым прекращается трудовой договор, будут произведены в день, предшествующий дню передачи материальных ценностей вновь назначенному сотруднику. По существу, в рассматриваемой ситуации это будет означать, что инвентаризация завершится в день принятия имущества новым работником и подписания им инвентаризационной описи. Соответственно, проведение в данном случае инвентаризации может начаться 24 октября, а закончиться 25 октября.

Очевидно, что разделение во времени процедур сдачи материальных ценностей увольняемым работником и их принятия новым материально ответственным лицом может повлечь за собой необходимость повторного пересчета и проверки фактического наличия имущества при принятии его вновь назначенным работником. Однако такие обстоятельства, по нашему мнению, сами по себе не означают нарушения требований, содержащихся в Методических указаниях.

В период между этими действиями сохранность материальных ценностей должна быть обеспечена по правилам, предусмотренным п. 2.12 Методических указаний. Их несоблюдение может привести к признанию результатов инвентаризации (в том числе и при выявлении недостачи) недействительными (апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-2254/2014).