Согласно п. 6 Инструкции № 157н организация и ведение бухгалтерского учета осуществляется субъектом учета (централизованной бухгалтерией) в соответствии с учетной политикой, сформированной в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов и настоящей Инструкцией.

Обязанность работодателя предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка определена ст. 114, 122 ТК РФ. Право на оплачиваемый отпуск возникает по мере того как работник работает, поэтому расходы в виде «отпускных» есть не что иное, как обязательство работодателя перед работником, установленное законодательством. При этом в части расходов на оплату отпускных за фактически отработанное время, при условии, что сотруднику отпуск еще не был предоставлен, у работодателя возникает обязательство, которое необходимо будет исполнить в будущем, т. е. работник ежедневно «зарабатывает» право на отпуск, но исполнение обязанности работодателя выплатить «отпускные» наступит позднее, когда сотрудник воспользуется своим правом. Следовательно, работодатель должен обладать информацией об объеме таких расходов, которые предстоит осуществить в будущем. Для оценки величины обязательств работодателя по выплате отпускных за фактически отработанное время и(или) компенсаций за неиспользованный отпуск с неопределенным временем исполнения, корректного формирования себестоимости и равномерного отнесения расходов на финансовый результат, а также отражения в отчетности отложенных обязательств возникает необходимость создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая суммы соответствующих взносов на обязательное страхование (п. 9, 10 Стандарта «Выплаты персоналу», п. 302.1 Инструкции № 157н, письма Минфина России от 30.11.2020 № 02-06-07/104576, от 07.03.2018 № 02-07-10/14688, от 01.07.2016 № 02-07-05/38558).

Резерв на отпуск может рассчитываться ежемесячно, ежеквартально или за год, как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета, включая платежи на обязательное социальное страхование. Момент признания резервов (периодичность формирования и корректировки) должен быть установлен учетной политикой.

Из сказанного следует, что создание резерва является обязательным. По общим правилам вопросы создания резерва должны быть отражены в учетной политике, однако если резерв утвержден отдельным документом – это не считается нарушением порядка его формирования.

Отсутствие резерва может быть расценено как нарушение правил бухгалтерского учета и искажение показателей бухгалтерской отчетности, за что предусмотрена административная ответственность по ст. 15.15.6 КоАП РФ.