На сегодняшний день достаточно того, что учреждение уже сделало. Дальнейшая работа будет проводиться при поступлении средств или принятии решения о списании безнадежной задолженности.

Если предприняты все объективно возможные меры к взысканию дебиторской задолженности, то в казенном учреждении в общеустановленном порядке может быть принято решение о списании дебиторской задолженности со счетов бюджетного учета.

Решение о списании дебиторской задолженности с баланса должно быть принято в случае, если не выполняется хотя бы одно из условий:

- дебиторская задолженность не соответствует понятию «актив» (п. 339 Инструкции № 157н, п.п. 36, 47 СГС «Концептуальные основы», письмо Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/4517);

- нет уверенности, что дебиторская задолженность в будущем может быть взыскана.

В казенных учреждениях согласно положениям Инструкции № 162н к числу оснований для списания дебиторской задолженности с балансового учета относятся в том числе:

- признание дебиторской задолженности безнадежной (нереальной) к взысканию;

- приостановление согласно законодательству РФ предварительного следствия, уголовного дела или принудительного взыскания (п. 86 Инструкции № 162н);

- признание дебитора неплатежеспособным (п. 86 Инструкции № 162н).

В соответствии с п. 11 СГС «Доходы» сумма дебиторской задолженности по доходам, не исполненная должником (плательщиком) в срок и не соответствующая критериям признания актива (сомнительная задолженность), корректируется с формированием резерва по сомнительной задолженности. При этом учет сомнительной задолженности осуществляется на забалансовых счетах утвержденного Рабочего плана счетов.

Дебиторская задолженность, возникшая в рамках доходных операций, списывается в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (абз. 23 п. 78, абз. 7 п. 82, абз. 15 п. 86, абз. 6 п. 120 Инструкции № 162н).

Согласно п. 339 Инструкции № 157н дебиторская задолженность с момента принятия решения о ее выбытии с балансового учета, в том числе из-за несоответствия задолженности критериям признания ее активом (сомнительной задолженности), подлежит учету на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность».

Таким образом, под резервом по сомнительным долгам понимается сумма, учтенная на забалансовом счете 04. Главная цель забалансового учета списанной дебиторской задолженности – наблюдение за возможностью ее взыскания. Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения профильной комиссии о признании ее безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность, признанная безнадежной к взысканию, к забалансовому учету не принимается.

Отметим, что счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и(или) времени исполнения (п. 302.1 Инструкции № 157н). Согласно Приложению к Инструкции № 162н номера аналитических счетов счета 0 401 60 000 формируются с применением кодов бюджетной классификации расходов. То есть действующим законодательством не предусмотрено формирование номера аналитического счета 0 401 60 000 с применением кодов бюджетной классификации доходов и «доходных» КОСГУ. Таким образом, для отражения резерва по сомнительным долгам счет 0 401 60 000 не применяется.

Порядок принятия решений о признании дебиторской задолженности безнадежной к взысканию для казенных учреждений установлен положениями ст. 47.2 БК РФ. Кроме того, основания для признания долгов безнадежными перечислены в п. 7 СГС «События после отчетной даты». Детальный порядок списания дебиторской задолженности с учета казенному учреждению необходимо установить в локальном акте, разработанном с учетом положений действующего законодательства РФ (см. письмо Минфина России от 18.02.2014 № 02-06-10/6776). При разработке порядка списания дебиторской задолженности с балансового учета учреждению необходимо руководствоваться также нормами Общих требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 06.05.2016 № 393, по составу документов, необходимых для принятия решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет и о ее списании (письмо Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171). Вместе с тем требования к порядку списания дебиторской задолженности казенными учреждениями могут быть установлены главным распорядителем бюджетных средств.

Таким образом, рассматриваемая хозяйственная ситуация оформляется следующими бухгалтерскими записями:

1. Дебет КДБ 1 401 10 173 Кредит КДБ 1 209 41 66Х – отражено списание дебиторской задолженности с балансового учета.

2. Увеличение забалансового счета 04 – сформирован резерв по сомнительным долгам по списанной с балансового учета дебиторской задолженности.

Бухгалтерская служба списывает дебиторскую задолженность на основании первичного документа – Бухгалтерской справки (ф. 0504833), оформленной на основании решения профильной комиссии учреждения (п. 339 Инструкции № 157н). Как правило, такое решение оформляется актом. В акте комиссия фиксирует вывод, к которому она пришла в процессе проверки конкретной задолженности, с приведением его обоснования. Иными словами, в акте должна содержаться полная информация о работе комиссии по проверке конкретной дебиторской задолженности. Такой акт не является первичным учетным документом, его, скорее всего, можно отнести к справочно-аналитическим деловым бумагам учреждения. При разработке формы акта на списание дебиторской задолженности следует учитывать, что данный акт будет служить основанием (в случае принятия комиссией соответствующего решения) для списания задолженности и, соответственно, оформления Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Поэтому в него должны быть включены общие реквизиты, а также реквизиты, позволяющие зафиксировать конкретное событие, указаны должностные лица, ответственные за принятие решения, сумма, дата, начиная с которой задолженность была признана нереальной к взысканию, и т. д. Таким образом, форма акта на списание дебиторской задолженности разрабатывается учреждением самостоятельно и закрепляется в рамках формирования учетной политики или иного локального документа учреждения.