По общему правилу бюджетные учреждения в качестве базовых могут использовать нормы, предложенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В то же время данные Методические рекомендации для бюджетных учреждений носят рекомендательный характер. Соответственно, использование бюджетным учреждением иных норм, не установленных Методическими рекомендациями, не может служить основанием для применения к субъекту мер административной ответственности (письмо Минфина России от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Соответственно, если для определенного транспортного средства Методические рекомендации не устанавливают норм расхода топлива, соответствующие нормы нужно будет определить другим способом.

Нормы расхода ГСМ, применяемые учреждением, могут быть:

1) доведены вышестоящей организацией;

2) разработаны по индивидуальной заявке в установленном порядке специализированными научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике;

3) самостоятельно разработаны учреждением, исходя из результатов контрольных замеров и информации, указанной в документах производителя соответствующей техники.

Руководитель учреждения может утвердить своим приказом нормы списания топлива для конкретной марки (модели) автотранспортного средства. Основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения данных норм могут служить:

- техническая документация завода-изготовителя;

- результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией, при которых выявляется реальный расход топлива на 100 км, за один час непрерывной работы и т.п.

Результаты замеров, как правило, оформляются Актом контрольного замера расхода топлива для конкретной марки (модели) автомобиля, который составляется по произвольной форме. При разработке подобных норм необходимо также учитывать:

- конструктивные особенности транспортного средства (марка двигателя, рабочий объем двигателя, его мощность и тип, количество передач), его техническое состояние;

- режим эксплуатации;

- дорожно-транспортные, климатические и иные факторы.

Кроме того, могут быть предусмотрены поправочные коэффициенты (например, при эксплуатации в зимнее время, в городских условиях).

Избежать претензий контролирующих органов позволит применение самостоятельно разработанных учреждением норм расхода ГСМ в качестве временных. В дальнейшем могут применяться нормы, разработанные научной организацией, осуществляющей разработку таких норм по специальной программе-методике (например, Научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта).

Разработка норм может быть заказана учреждением самостоятельно (при наличии финансовых возможностей). В то же время она может быть доведена до организации в порядке, установленном вышестоящей организацией. Это связано с тем, что на балансах учреждений обычно числится ограниченное количество наименований автомобильной и иной техники, поэтому вышестоящая организация может заказать разработку норм по новым моделям (маркам, модификациям) самостоятельно, а затем довести эти нормы до подведомственных организаций.