В процессе разработки унифицированной формы Акта приемки (ф. 0510452) некоторые специалисты отмечали, что его необходимо оформлять всегда, когда отсутствует электронная приемка в ЕИС. Тем не менее положения приказа № 61н в настоящее время сформулированы так, что их однозначная интерпретация вызывает затруднения.

Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным учетным документом. Нельзя принимать к бухгалтерскому учету документы, которые фиксируют несуществующие факты хозяйственной жизни. Факт хозяйственной жизни – это сделка, событие или операция, которые могут повлиять на финансовое состояние экономического субъекта, его финансовые результаты и(или) движение денежных средств.

Оценка необходимости оформления того или иного документа зависит от квалификации факта хозяйственной жизни. Акт необходим для отражения принятого денежного обязательства или для оформления мотивированного отказа. Во втором случае оформление документа может служить основанием для применения штрафных санкций к контрагенту.

Таким образом, обязанность по формированию Акта приемки (ф. 0510452) возникает, если приемка является самостоятельным фактом хозяйственной жизни, то есть оформление документа будет иметь правовые последствия для учреждения-заказчика.

Согласно п. 64.19 Методических указаний такая обязанность возникает не безусловно, а только в отношении контрактов, сведения о которых не подлежат размещению в реестре контрактов.

Почему размещение данных в ЕИС и включение контракта в реестр не всегда совпадают?

Ведение реестров, предусмотренных Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», осуществляется через ЕИС.

Понятия «размещение информации в ЕИС» и «включение сведений в реестр» не являются идентичными. Также различаются понятия «включение сведений в реестр контрактов» и «размещение информации на сайте ЕИС»: согласно п. 7 Правил не во всех случаях информация о контрактах, включенных в реестр контрактов, публикуется на официальном сайте ЕИС в сети Интернет.

Ведение реестра контрактов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, не осуществляется через ЕИС. Сведения, относящиеся к государственной тайне, не подлежат размещению в единой информационной системе (п. 2 Положения о единой информационной системе в сфере закупок, ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).

Контракты (договоры), сведения о которых не подлежат включению в реестр контрактов, ведение которого обеспечивается ЕИС

Что первично: акт для комиссии или комиссия для акта?

Одним из обязательных условий оформления Акта приемки (ф. 0510452) является документальное подтверждение контрагентом выполнения своих обязательств (ч. 2 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Заказчик обязан провести экспертизу поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, а также осуществить приемку. Однако Закон № 44-ФЗ четко регламентирует порядок проведения этих процедур только в случае электронного актирования (ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Правила проведения процедуры приемки устанавливаются заказчиком: наличие утвержденного Акта приемки (ф. 0510452), не обязывает учреждение создавать приемочную комиссию в любом случае. Согласно буквальному прочтению положений ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ документ может быть оформлен одним из следующих способов:

- подписан заказчиком, если приемка осуществляется без привлечения комиссии;

- подписан всеми членами приемочной комиссии и затем утвержден. Напомним, создание приемочной комиссии является правом, а не обязанностью (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Порядок и сроки приемки результатов исполнения обязательств по конкретной закупке определяются контрактом (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Заказчик имеет право как формировать любое количество комиссий с составом не менее пяти человек, так и поручать функции приемки конкретным лицам на постоянной или разовой основе.

Когда и почему не требуется составлять Акт приемки (ф. 0510452)?

Согласно требованиям приказа № 61н учреждение-заказчик должно предусмотреть соответствующее условие в контракте для формирования Акта приемки (ф. 0510452). Если приемка осуществляется без привлечения «внешних» экспертов, отсутствие представителя контрагента при приемке означает, что односторонне оформленный Акт приемки (ф. 0510452) не будет считаться «документом». Наличие технической возможности для формирования Акта приемки (ф. 0510452) в определенной программе или на бумажном носителе не является достаточным основанием для его оформления, если приемка проходит без участия приемочной комиссии. Юридическая сила принадлежит только надлежащим образом оформленным документам. Ошибки в оформлении лишают документы юридической силы, что делает их неприемлемыми для учета в бухгалтерии.

Распределение «ролей» при оформлении документа о приемке

Полномочия на подписание документа о приемке от имени заказчика у лица, не являющегося руководителем, определяются локальными актами, такими как должностная инструкция и приказ, изданный руководителем организации-заказчика. Четкое определение полномочий конкретных работников является задачей, решаемой в рамках системы внутреннего контроля.

Кроме того, для формирования Акта приемки (ф. 0510452) необходимы документы, подтверждающие поставку товаров или выполнение работ (услуг). В отсутствие таких документов процедура приемки не может быть проведена.

При электронном актировании порядок взаимодействия сторон для проведения процедуры приемки установлен Законом № 44-ФЗ. Этот порядок предполагает участие представителя поставщика (подрядчика, исполнителя) в приемке, однако не требует непосредственного ввода данных в информационную систему, через которую формируется электронный документ. Учреждение-заказчик не обязано предоставлять доступ к программному обеспечению представителю контрагента, так как на момент оформления он уже представил документы, подтверждающие выполнение своих обязательств, такие как УПД или товарная накладная.

Что означает подписание таких документов заказчиком?

Если приемка осуществляется уполномоченным лицом без привлечения комиссии и контрактом не предусмотрен отдельный порядок документального оформления, то подписание товарной накладной или УПД представителем заказчика будет означать не только фактическое получение материальных ценностей, но и подтверждение их соответствия установленным требованиям. Таким образом, как УПД, так и товарная накладная могут в определенных случаях служить документами, подтверждающими возникновение денежных обязательств.

На данный момент унифицированная форма документа о приемке для случаев, когда приемка осуществляется уполномоченным лицом заказчика, не утверждена. Следовательно, если факт приемки товаров, работ или услуг подтверждается подписанием со стороны заказчика документа, оформленного контрагентом, то такой документ будет основанием для отражения показателя не только по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов» при формировании резерва, но и по дебету указанного счета.

Когда приемка результатов становится частью хозяйственной деятельности?

Ответ на этот вопрос в большинстве случаев зависит от типа обязательств, возникающих из договорных отношений.

1. В рамках договора купли-продажи необходимо зафиксировать срок исполнения продавцом обязательства по передаче товара покупателю (ст. 458 ГК РФ). Поэтому, по общему правилу, сам факт передачи товара заказчику не свидетельствует о возникновении у него денежных обязательств. Таким образом, в рамках договора купли-продажи приемка результатов исполнения обязательств является самостоятельным фактом хозяйственной жизни и требует документального оформления.

Аналогичный подход применим и к договорам поставки, которые являются разновидностью договора купли-продажи. Основная обязанность продавца по договору поставки заключается в передаче (отгрузке) товаров покупателю (ст. 506, 456 ГК РФ).

2. Требование о документальном оформлении приемки в рамках договора подряда прямо указано в п. 2 ст. 720 ГК РФ. Необходимость установления сроков для проведения приемки и создания комиссии зависит от предмета контракта и объема выполняемых работ. Например, порядок оформления результатов приемки выполненных работ по договору строительного подряда будет существенно отличаться от порядка приемки результатов по договору бытового подряда.

3. Отношения сторон по договору возмездного оказания услуг регулируются гл. 39 ГК РФ. Дата фактического оказания услуг определяется на основе момента исполнения перед заказчиком принятых обязательств, а не момента подписания акта, который лишь фиксирует информацию об уже оказанных услугах (определение ВАС РФ от 08.12.2010 № ВАС-15640/10, постановление ФАС Уральского округа от 22.07.2010 № Ф09-5582/10-С3, постановление Президиума ВАС РФ от 17.12.2013 № 12945/13). Услуги потребляются в процессе их оказания, поэтому их результат, в отличие от результата работ, не требует приемки. Передача результатов оказания услуг заказчику происходит фактически в процессе оказания услуг.

Когда целесообразно оформлять Акт приемки (ф. 0510452)?

Если в контракте предусмотрена приемка, которая будет проводиться комиссионно, то целесообразно оформлять результаты приемки с помощью Акта приемки (ф. 0510452), даже если информация о контракте (договоре) уже включена в реестр контрактов. Вот почему это важно.

Унифицированная форма Акта приемки (ф. 0510452) утверждена в установленном порядке, и нет необходимости «изобретать велосипед» – все необходимые реквизиты уже предусмотрены. Использование унифицированной формы Акта приемки (ф. 0510452) в данной ситуации позволит соблюдать принцип однократного ввода информации, что также важно для размещения данных об исполнении контракта в ЕИС.

Оформление приемки другим документом с одновременным созданием Акта приемки (ф. 0510452) является избыточным. Такой подход увеличивает вероятность возникновения претензий со стороны органов финансового контроля, так как повышает риски наличия противоречивой информации в документах. Это, в свою очередь, может привести к отражению в бухгалтерском учете мнимых объектов.

Вопросы и ответы по применению Акта приемки (ф. 0510452)

Чем отличается электронный документ о приемке от Акта приемки?

Основное отличие заключается в том, что электронное актирование позволяет подтвердить факт поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг одним и тем же документом, сформированным в ЕИС. Порядок формирования Акта приемки (ф. 0510452) такой возможности не предусматривает. При этом контрагент не освобожден от обязанности формирования документов, подтверждающих факт поставки, и в соответствии с условиями контракта должен участвовать в приемке (присутствовать при формировании Акта приемки (ф. 0510452) заказчиком).

Обязательна ли подпись исполнителя в Акте приемки?

Подпись представителя поставщика (подрядчика, исполнителя) является обязательным реквизитом.

Можно ли в Учетной политике указать, что подпись исполнителя нужна только при наличии разногласий?

Нет, это невозможно. Подпись представителя контрагента является обязательным реквизитом. Учетная политика не должна содержать положений, которые заменяют или отменяют требования НПА.

Можно ли не составлять Акт приемки, если контрагент – физическое лицо?

Нет. Заключение контракта с физическим лицом не является основанием для неприменения Акта приемки (ф. 0510452).

Может ли счет служить основанием для приемки при формировании Акта приемки?

Нет. Счет не является документом, подтверждающим исполнение обязательств контрагентом в рамках конкретного договора.

Может ли Акт приемки служить подтверждением не только факта приемки, но и выполнения работ или оказания услуг?

Нет. Приемка является одной из процедур в процессе исполнения контракта. Основанием для приемки служит факт выполнения контрагентом своих обязательств, который должен быть документально оформлен. Если отсутствует документ, подтверждающий выполнение обязательств контрагентом, у заказчика нет оснований для проведения приемки, а следовательно, и для оформления соответствующего документа.

Распределение полномочий в целях формирования Акта приемки (ф. 0510452)

Подписывая тот или иной документ, сотрудник подтверждает выполнение определенных действий, на которые он уполномочен руководителем. Наличие соответствующих полномочий у подписантов является предметом внутреннего финансового контроля, который осуществляет бухгалтерская служба для принятия документа к бухгалтерскому учету. Недостаток обязательных реквизитов в документе или неясность полномочий конкретного работника на его подписание могут привести к претензиям по поводу учета мнимых фактов хозяйственной деятельности, что, в свою очередь, может стать основанием для наложения штрафа по ст. 15.15.6 КоАП РФ.

Локальные стандарты учета могут предусматривать возможность оформления Акта приемки (ф. 0510452) в случаях, когда приемка осуществляется уполномоченным лицом с последующим утверждением руководителем. Принятие таких решений следует осуществлять с учетом всех норм действующего законодательства РФ, а также оценивать трудозатраты на оформление первичных учетных документов и риски, возникающие при оформлении одного и того же факта хозяйственной жизни различными документами с противоречивыми данными.

Как следует оформлять документы, если приемка осуществляется уполномоченным лицом?

Если одно лицо имеет полномочия на приемку от имени заказчика, факт приемки подтверждается его подписью на документе, оформленном поставщиком, подрядчиком или исполнителем. Для оформления отдельного документа о приемке заказчику потребуется подпись представителя поставщика, подрядчика или исполнителя.

Важно отметить, что порядок формирования Акта приемки (ф. 0510452) требует наличия документов, подтверждающих поставку товаров или выполнение работ (услуг).

Значение подписи представителя заказчика в документах,

оформленных поставщиком