Учет ГСМ – трудоемкий и ответственный процесс, требующий соблюдения строгих правил и предписаний. Недочеты в документальном оформлении и учете ГСМ часто становятся объектами внимания органов финансового контроля.
Рассмотрим наиболее распространенные нарушения, выявленные ревизорами.
1. Непринятие мер к фиксации ежемесячных поступлений ГСМ в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504077).
2. Списание ГСМ на основании ведомости выдачи ГСМ, оформленной в конце месяца, а не по факту получения.
3. Несоответствие сведений о поступлении и выбытии ГСМ в Журналах операций и данных оборотных ведомостей по счетам учета.
4. Хранение документов о списании топлива в разобщенном виде, в том числе в томах без брошюровки.
5. Списание ГСМ в отсутствие первичных учетных документов.
6. Списание с баланса только части ГСМ, выданной в качестве возмещения расходов при использовании личного транспорта.
7. Отсутствие списания ГСМ в течение отчетного года с последующим списанием в следующем году.
8. Неподписание отчетов о работе автомобилей водителем и руководителем учреждения.
9. Нарушение установленных требований при оформлении путевых листов.
10. Оформление путевых листов, датированных выходным днем, при отсутствии водителя на работе в этот день.
11. Несоответствие дат заправок, указанных в путевых листах.
12. Завышение расхода ГСМ в путевых листах в сравнении с фактическим потреблением.
13. Отсутствие согласования фактического расхода ГСМ с нормативными показателями.
14. Неверное определение нормативного расхода ГСМ в ходе технических осмотров.
15. Несоблюдение установленных норм расхода ГСМ.
16. Использование ГСМ в личных целях без оформления соответствующих документов.