Когда нужно подумать об отпуске? Конечно же, морозным, солнечным днем в декабре… Речь о планировании отпуска на год, который последует за этим зимним месяцем. Ведь именно в декабре составляется график отпусков на следующий год. Составить график не является трудоемкой работой, а вот соблюсти его – это уже задача не из простых. Возникают ситуации, при которых сотрудники просят перенести отпуск на более поздний срок либо на ранние сроки. И здесь необходимо ничего не упустить из того, что прописано в трудовом законодательстве. Важно отметить, что сотрудник, которому предоставлен отпуск вне графика, может обратиться в суд. В таком случае работодателю придется не только возместить ущерб, но и столкнуться с дополнительными расходами. Поэтому необходимо обратить внимание руководителя на важность графика отпусков. Денежное сопровождение отпуска обеспечивается силами бухгалтерии.
Именно поэтому напомним основные «правила этой игры»:
1. Утвердите график отпусков до 15 декабря текущего года. Позднее утверждение графика может быть рассмотрено как нарушение трудового законодательства. Помимо этого, необходимо ознакомить всех сотрудников с графиком лично под подпись. Такое требование предусмотрено Трудовым кодексом. Соблюдение этого требования гарантирует избежание негативных последствий.
2. В график отпусков должны быть включены все работники, находящиеся в трудовых отношениях на момент его утверждения.
В него нужно включить:
- работников, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение 2024 года;
- женщин, находящихся в декретном отпуске (они могут прервать отпуск по уходу за ребенком в любой момент).
А вот что касается мобилизованных добровольцев, то их можно исключить из графика отпусков, а после возобновления ими трудовых договоров внести соответствующие изменения в график и ознакомить с ним указанных работников.
3. Уведомьте сотрудников о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала. Для этого можно организовать личное информирование в отделе кадров или передать уведомление в электронном виде. Соблюдение этого правила гарантирует соблюдение предоставленных гарантий.
4. Основанием для корректировки графика отпусков является написанное сотрудником заявление о внесении в него соответствующих изменений (перенос срока отпуска).
5. Срок направления подписанного руководителем приказа о предоставлении отпуска в бухгалтерию – незамедлительно! Ведь, как мы знаем, начисление отпускных требует своих временных затрат, а выплатить их нужно не позднее 3 дней до начала отпуска. Поэтому установите срок передачи данного документа в графике документооборота, чтобы бухгалтер имел достаточно времени для расчета и своевременного перечисления отпускных.
6. Чтобы каждый сотрудник четко отвечал только за свои действия, следует ставить отметки о времени получения документов для расчета отпускных. Именно такая небольшая формальность поможет доказать или опровергнуть нарушения сроков, если они будут допущены.
7. Отпускные должны быть перечислены в срок не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Однако, согласно законодательству, их можно выплатить и досрочно. Соблюдение этих правил позволит бухгалтерии эффективно управлять процессом отпусков и избежать возможных проблем и конфликтов.
