Согласно ст. 1261 Гражданского кодекса программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

В соответствии с п. 1 ст. 1280 Гражданского кодекса лицо, правомерно владеющее экземпляром программы для ЭВМ (пользователь), вправе без разрешения автора или иного правообладателя и без выплаты дополнительного вознаграждения осуществлять действия, необходимые для функционирования программы в соответствии с ее назначением, в том числе запись и хранение в памяти ЭВМ (одной ЭВМ или одного пользователя сети).

Исходя из п. 1 ст. 1268, а также из п. 2 ст. 1270 Гражданского кодекса под экземпляром программы для ЭВМ понимается копия программы, записанная на материальный носитель.

В Гражданском кодексе четко разграничены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации (интеллектуальные права) и право собственности на материальный носитель (вещь), в котором выражены соответствующие объекты интеллектуальных прав (ст. 1227 ГК РФ).

Покупая диск, организация приобретает право на пользование программным продуктом (п. 1 ст. 1286 ГК РФ). Условия такого присоединения (п. 3 ст. 1286 ГК РФ) чаще всего указаны на упаковке или в диалоговом окне при установке программного обеспечения. Купленное таким образом ПО не соответствует требованиям Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007 и не может быть включено в состав нематериальных активов.

Таким образом, приобретая программное обеспечение на магнитном носителе (диске), организация получает право собственности на диск и неисключительное право на использование содержащегося на нем экземпляра программы.

Как правило, в договорах не оговаривается отдельно стоимость материальных носителей (CD- и DVD-дисков, печатной продукции и т. д.), входящих в комплект поставки при приобретении права на использование программного обеспечения. Эти материальные носители непосредственно связаны с оплаченным правом, и, соответственно, в качестве самостоятельных объектов к учету они могут не приниматься.

Иногда передача права на использование программы сопровождается передачей на основании отдельных отгрузочных документов (например, накладных) материальных носителей с указанием их стоимости. При подобном порядке оформления договоров и первичных документов материальные носители в соответствии с положениями Инструкции № 157н могут учитываться по сформированной первоначальной (фактической) стоимости на счетах учета основных средств или материальных запасов.

Например, CD- и DVD-диски, входящие в комплект поставки, могут приниматься к учету в составе материальных запасов и списываться с балансового учета при выдаче ответственным лицам.

В отношении программ для ЭВМ п. 5 ст. 1286 ГК РФ предусмотрен также особый способ заключения лицензионного договора. Этот способ предполагает заключение каждым пользователем с соответствующим правообладателем договора присоединения, условия которого могут быть изложены:

- на приобретаемом экземпляре программы;

- на упаковке экземпляра программы;

- в электронном виде.

Согласно п. 66 Инструкции № 157н платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему по лицензионному договору (договору присоединения) право использования программного обеспечения могут быть отнесены:

- на финансовый результат (затраты) текущего финансового года;

- к расходам будущих периодов.

Конкретный порядок отражения этих платежей в учетных регистрах должен быть установлен учреждением в рамках формирования учетной политики (письмо Минфина России от 18.03.2016 № 02-07-10/15362).

Согласно требованиям п.п. 66, 333 Инструкции № 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование»:

- по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре;

- в течение всего срока действия лицензии.

Отражение в учете учреждения операций, связанных с получением права пользования программным обеспечением, осуществляется на основании лицензионных и иных договоров, заключенных согласно законодательству РФ (п. 66 Инструкции № 157н). Поэтому поступление и выбытие программ на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» может отражаться на основании положений соответствующего лицензионного (иного) договора, а в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Выбытие программного обеспечения с забалансового учета отражается датой истечения срока пользования согласно договору (п. 1.1.10 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 № 02-07-07/5669, № 07-04-05/02-120).

По каждому программному продукту должна быть открыта Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 334 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

К сведению: неотражение неисключительных прав на программное обеспечение на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» и, соответственно, в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к Балансу (ф. 0503130) может быть квалифицировано как представление недостоверной бюджетной отчетности, то есть правонарушение, предусмотренное ст. 15.15.6 КоАП РФ (см., например, решение Нижегородского райсуда г. Нижний Новгород Нижегородской области от 10.03.2016 по делу № 12-74/2016). На обязанность учреждения учитывать нематериальные активы, полученные в пользование на основании лицензионного договора, на забалансовом счете 01 в соответствии с требованиями п. 66 Инструкции № 157 указывают и другие судебные органы (см., например, постановление Двенадцатого ААС от 23.10.2014 № 12АП-6735/14, решения Верховного суда Удмуртской Республики от 20.05.2015 по делу № 7-227/2015, АС Астраханской области от 26.05.2014 № А06-7848/13).