Отпуск по беременности и родам предоставляется работнице по ее заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности (ст. 255 ТК РФ).

Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам составляется в произвольной форме. Если работница хочет уйти в отпуск по беременности и родам позже даты, зафиксированной в листке нетрудоспособности, то желаемую дату начала отпуска нужно обязательно указать в заявлении.

Листок нетрудоспособности по беременности и родам формируется в соответствии с приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н. Информацию об электронных листках, сформированных работницам, СФР направляет работодателям в автоматическом режиме с использованием системы электронного документооборота (см. Правила получения Фондом сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).

На основании заявления работницы и сформированного листка нетрудоспособности с кодом 05 (отпуск по беременности и родам) работодателем издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, с которым работницу знакомят под подпись.

На основании приказа о предоставлении отпуска проставляется отметка в личной карточке работницы (если она ведется) или в ином документе, где работодатель ведет учет предоставленных работнику отпусков.

В табеле учета рабочего времени, если он ведется по форме № Т-12 или № Т-13, период отпуска по беременности и родам обозначается буквенным кодом «Р» или цифровым кодом «14». Сведения о предоставленном отпуске по беременности и родам отражаются в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 и представляются в СФР.