Согласно ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Это могут быть расходы на электроэнергию, Интернет, связь и т. д.

Таким образом, можно заключить с дистанционным работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать порядок, сроки и размеры компенсации за использование личного оборудования (электроэнергия, Интернет).

Как разъясняет Минфин России:

- организация вправе учитывать в составе расходов для целей налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ;

- суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору;

- для целей НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль организаций размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности;

- организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.) (см. письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 11 января 2022 г. № 03-04-06/263 «О НДФЛ, страховых взносах и налоге на прибыль при выплате компенсаций дистанционным работникам в связи с использованием оборудования (средств) для выполнения трудовой функции»).