В соответствии с постановлением Правительства РФ от 18.03.2022 № 395 доступ к информации, содержащейся в ГИР БО, предоставляется органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления, государственным внебюджетным фондам, а также ЦБ РФ в составе годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (в соответствии с ч.ч. 1 и 2 ст. 14 Закона «О бухгалтерском учете»), а также аудиторского заключения о ней в случаях, если БФО подлежит обязательному аудиту. Иные заинтересованные лица (в т. ч. лица, которым информация предоставляется в форме годового абонентского обслуживания) могут получить доступ к информации в составе бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств и отчета о целевом использовании средств. Данные правила действуют до 31 декабря 2022 года.

Кроме того, доступ к информации, содержащейся в ГИР БО, может быть органичен на основании заявления, поданного заинтересованной организацией в ФНС России, в случае представления обязательного экземпляра БФО в налоговый орган в целях формирования ГИР БО. Аналогичное заявление может быть подано и в отношении информации, содержащейся в бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2019–2021 годы, включенной в ГИР БО. Заявление составляется в произвольной форме, при этом оно обязательно должно содержать идентифицирующие организацию данные (основной государственный регистрационный номер и ИНН).

Информация формируется в ГИР БО на основании годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Бухгалтерская отчетность представляется в налоговый орган по месту нахождения субъекта предпринимательской деятельности в электронном виде. Срок представления отчетности ограничен тремя месяцами после окончания отчетного периода (то есть до 31 марта).