В письме Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108 раскрыты вопросы отражения в бухгалтерском учете операций по приемке товаров, работ, услуг с формированием документов о приемке в ЕИС в сфере закупок. Так, ведомство подготовило полный перечень бухгалтерских проводок для отражения указанных операций, в том числе с корреспонденцией по счетам санкционирования:

Принять к учету следует:

- товары и результаты работ – датой их поступления;

- услуги – последней датой периода их оказания/потребления.

Напомним, что Инструкция № 157н обязывает отражать операции в регистрах бухгалтерского учета по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, но не позднее следующего дня после этого.

Важно отметить, что это требование должно выполняться и в том случае, если приемка произведена не в момент передачи/поступления товара, результатов работ, т. е. когда дата фактического получения/поставки состоялась ранее даты документа приемки в ЕИС. При отражении информации о первичном учете необходимо указывать наименование и дату документа. При этом датой совершения операции является:

- дата подписания документа (это дата, указанная в его оформляющей части);

- период выполнения работы/услуги, указанный в содержательной части документа.

В случае несовпадения указанных дат в первичном документе обязательно следует указать дату совершения операции.

С даты подписания документа в ЕИС возникает обязанность произвести оплату по контракту и показать обязательство на счете 302 00. На момент поступления товаров, работ, услуг срок предъявления требования по оплате еще не наступил (образуется временной разрыв с датой приемки в ЕИС), поэтому учреждение на момент поступления товара, выполнения работы, оказания услуги не может однозначно определить дату подписания документа приемки. Этот вид обязательства относится к категории отложенных и требует начисления резерва на счете 401 60 с одновременным отражением суммы отложенного обязательства на счете 502 99. Эти отложенные обязательства одновременно с бюджетными обязательствами подлежат отражению в разделе 3 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). По завершении электронной приемки или подписании Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) и возникновении кредиторской задолженности отложенные обязательства вместе с денежными перейдут в раздел 1 Отчета (ф. 0503128, ф. 0503738). В случае непринятия товаров, работ и услуг (в случае неподписания документа электронной приемки / Акт (ф. 0510452)) в учете будет отражен новый факт хозяйственной жизни – отказ от приемки – обратной проводкой.

К таким обязательствам относится и потребленная «коммуналка» (согласно Инструкции № 157н и Стандарту «Резервы...»). Размер ее может быть расчетно-документально подтвержден и без первичных документов. Отсюда следует, что по этим обязательствам в конце отчетного периода (квартала) должен быть начислен резерв. В этом случае датой поступления первичного документа в бухгалтерском учете за счет суммы ранее созданного резерва будут признаваться денежные обязательства. Обращаем внимание на позицию Минфина о резерве под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы. Если в годовой отчетности зарезервированы суммы под позднее поступление документов по «коммуналке», после их получения за пределами срока сдачи отчетности «кредиторку» следует оплатить за счет резерва текущей датой, а входящие остатки корректировке подлежать не будут.

Внимания требуют и следующие моменты:

1. По общим правилам, именно актом удостоверяется приемка работ по договору подряда. Дата подписания документа и завершения работ – это и есть оформленный результат работ. Не следует начислять резерв, если по выполненным работам стороны оформляют один документ с одной датой, который будет фиксировать и приемку, и период завершения работ. А вот в случае образования временного разрыва необходим резерв. То есть когда подрядчик разместит в ЕИС подписанный со своей стороны первичный документ (например, акт ф. КС-2), датированный одним месяцем, а учреждение подпишет его в следующем месяце.

2. Законом не возбраняется ситуация, при которой поступление товаров, работ, услуг и их электронная приемка осуществляются по одному документу. В этом случае резерв не начисляется, можно сразу признать расходы на счете 401 20 / 109 00 и кредиторскую задолженность перед поставщиком. В этом случае ориентироваться надо на дату свершения факта хозяйственной жизни, а не на дату формального составления документа.

Сформировать резерв следует и в том случае, когда имеются два документа: накладная/УПД/и пр. + документ об эл. приемке либо (если не требуется размещения в ЕИС) Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) в электронной форме. Есть два документа – есть и две даты. В этом случае, даже если эти две даты отнесены к одному и тому же периоду, следует сформировать резерв.

3. Операции с поступлением товаров. При начислении резерва не предусмотрены типовые проводки со счетом 105 00. В этой связи формирование резерва предстоящих расходов в случае временного разрыва между поступлением и электронной приемкой товаров Минфин призывает проводить через дебет счета 106 00, и только потом перевести Дт 105 00 – Кт 106 00. Это же правило распространяется и на товары, объем которых учреждение выбирает в течение долгого времени – ГСМ, бутилированная вода и т. п. При временном разрыве приходовать такие матзапасы сразу на счет 105 00 следует только через счет 106 00 с начислением резерва. НДС к вычету: проводки Дт 210 12 – Кт 401 60 в Инструкциях нет, а соответственно ее нужно предусмотреть в учетной политике и согласовать с учредителем и финорганом.

4. Штраф за искажение отчетности по ст. 15.15.6 КоАП РФ будет ожидать свою «жертву» в случае нарушения вышеприведенных позиций. При этом не следует надеяться, что орган-учредитель при приеме годового отчета «просмотрит», начислен резерв под временной разрыв между поступлением и электронной приемкой товаров или нет. Этот момент не уйдет от всевидящего ока КСП при проверке консолидированной отчетности ГРБС, а в ЕИС будут размещены все документы по контрактам отчетного года.