Начнем с понимания, что такое электронный документооборот (ЭДО).

Электронный документооборот – это процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах – системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО.

Электронные документы – цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри организации/учреждения, но также компания с контрагентами и госорганами.

В целях установления единого порядка ведения бюджетного учета государственных учреждений в отношении электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета и в соответствии с абз. 31, 33 и 46 ст. 165 БК РФ, абз. 15 п. 2 постановления Правительства РФ от 07.04.2004 № 185 Минфин России разрабатывает унифицированные формы ряда электронных документов.

Но все течет и все изменяется. Рассмотрим основные изменения в рассматриваемой сфере правоотношений.

1. Сроки применения изменений, внесенных приказом № 174н.

Подчеркнем, что несмотря на то что приказ № 174н вступает в силу 31.12.2023, в п. 2 этого приказа установлены два срока применения вносимых изменений:

- с 01 января 2024 года – для федерального казначейства и входящих в периметр централизации федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений. При этом отдельные нормы приказа № 174н (пп. 20–29 п. 4 изменений) будут применяться с 01 января 2025 года при осуществлении органами ФК санкционирования операций со средствами участников казначейского сопровождения с использованием ЭДО;

- с 01 января 2025 года – при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета всеми остальными государственными (муниципальными) учреждениями.

Указанные сроки применения касаются не только новых унифицированных форм первичных учетных документов, которые были добавлены приказом № 174н, но также и изменений в существующих ЭДО и уточненных положений Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 3 Общих требований к графику документооборота руководитель организации бюджетной сферы организует документооборот согласно утвержденному графику и Правилам документооборота, предусмотренным учетной политикой. При этом согласно п. 6 Общих требований правила документооборота должны предусматривать применение унифицированных форм документов, единого регламента их составления, представления и обработки.

2. Формы электронных документов, подлежащих изменению на момент вступления в силу приказа № 174н.

Отметим, что ряд поправок, внесенных приказом № 174н (на момент вступления его в силу), затронули такие формы документов, как:

- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

- Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452);

- Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215);

- Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).

Наряду с этим изменена сноска к графе 3 «Код счета» Раздела 1 унифицированной формы Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Изменились сведения и в структуре забалансовых счетов, указываемых в графе 3 раздела 1 Решения (ф. 0510439).

Форма акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) была обновлена и теперь содержит подразделы «Строительно-монтажные работы» и «Стоимость выполненных строительно-монтажных работ и затрат» в разделе 6 «Сведения о строительно-монтажных работах». Если проводятся строительно-монтажные работы, то необходимо заполнить указанные подразделы. Кроме того, в оформляющей части документа добавлен реквизит с должностью, подписью и расшифровкой подписи представителя организации, осуществляющего строительный контроль.

Также произошли изменения в наименованиях реквизитов графы 2 раздела 1 «Сведения о поставщике, грузоотправителе, страхователе» акта приемки (ф. 0510452). В заголовке документа появился реквизит с информацией о платежно-расчетном документе, лицевом счете и разделе лицевого счета заказчика.

Инвентарные карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215, 0509216) претерпели изменения, касающиеся сведений о произведенном ремонте, достройке, реконструкции, модернизации.

Изменения, внесенные приказом № 174н, затрагивают следующие формы:

1. Извещение о начислении дохода (уточнение дохода) (ф. 0510432).

Уточняется, что извещение о начислении дохода (уточнение дохода) (ф. 0510432) и ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837) больше не используются для начисления доходов от межбюджетных трансфертов, субсидий, субвенций и других межбюджетных трансфертов. Вместо этого для таких операций предусмотрено использование другого документа – извещения о трансферте, передаваемом с условием (ф. 0510453), согласно приказу № 100н.

2. Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

В методических указаниях добавлена норма, которая гласит, что дата начала проведения инвентаризации должна быть ранее даты утверждения решения (ф. 0510439) руководителем учреждения либо совпадать с ним. Это требование соответствует Общим правилам проведения инвентаризации, согласно которым начало инвентаризации возможно только после утверждения решения (ф. 0510439). При этом изменения в решение (ф. 0510439) допускаются до начала проведения инвентаризации субъектом учета. Кроме того, Методические указания по заполнению решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и изменению решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) были скорректированы с учетом указания информации в графах 2 и 3 раздела 1 «Провести инвентаризацию согласно настоящему решению в отношении следующих объектов бухгалтерского учета».

3. Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

Порядок применения решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) дополнен следующими нормами:

- уточнено, что сфера применения решения (ф. 0510440) распространяется также на права пользования НМА;

- сформулировано условие формирования решения (ф. 0510440) инвентаризационной комиссией – это возможно в случае, если на инвентаризационную комиссию возложены полномочия комиссии по поступлению и выбытию активов в части принятия решения о прекращении признания активами объектов НФА;

- уточнен порядок указания объектов НФА в решении (ф. 0510440). Таким образом, решение (ф. 0510440) может формироваться:

- либо по всем «неактивам»;

- по группе (группам) объектов;

- по отдельному объекту НФА.

Помимо этого, уточнен порядок действий в ситуации, когда комиссия не пришла к единому мнению при голосовании за резолюцию, указанную в решении (ф. 0510440).

4. Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441).

Порядок применения решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) дополнен следующими нормами:

- уточнено, что сфера применения решения о признании (ф. 0510441) распространяется и на биологические активы;

- уточнено, что по объектам недвижимого имущества, по которым сформированы капитальные вложения, решение о признании (ф. 0510441) формируется после оформления права постоянного (бессрочного) пользования;

- исключены случаи, когда формируется решение о признании (ф. 0510441) в случае безвозмездного получения объектов НФА и принятия решения о возмещении ущерба в натуральной форме.

5. Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442).

Порядок применения решения об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442), дополнен следующими нормами:

1) уточнено, что сфера применения решения об оценке (ф. 0510442) распространяется также на биологические активы;

2) расширена сфера применения решения об оценке (ф. 0510442). Теперь документ применяется также:

- для оценки стоимости имущества, выявленного в ходе проведения инвентаризации;

- для оценки стоимости имущества, полученного в результате демонтажа;

- в случае безвозмездного поступления имущества от иных организаций, за исключением организаций бюджетной сферы.

6. Расширение применения акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) предусмотрено п. 64.1 методических указаний. Теперь акт может быть использован при оприходовании материальных ценностей, полученных в результате ремонта, реконструкции, модернизации объектов НФА, а также при ликвидации основных средств. Теперь акт формируется в одностороннем порядке и при ремонте, реконструкции, модернизации объектов НФА, и при поступлении материальных ценностей от других организаций на бумажном носителе.

7. Еще одно новшество – при передаче в эксплуатацию объектов основных средств не требуется заполнять реквизит «документ-основание» требования-накладной (ф. 0510451).

8. Форма акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) была изменена. Реквизит «документ-основание о создании приемочной комиссии» отныне может заполняться по необходимости.

Внесенными изменениями:

- добавлен реквизит «платежно-расчетный документ» для указания платежей в счет предстоящих поставок;

- графы 4 и 5 заполняются при транспортировке товара;

- добавлен раздел о формировании акта приемки при исполнении контрактов, которые не размещаются в реестре контрактов на ЕИС в сфере закупок.

9. В описании некоторых кодов операций, указываемых в строке «начислены получателем расчеты по трансферту, всего» раздела 1 извещения о трансферте, передаваемом с условием (ф. 0510453), были внесены корректировки. Данные коды детализируют показатель кода операции «500».

10. Заявка-обоснование на закупку товаров, работ и услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) используется для выдачи подотчетным лицам денежных средств, при принятии решения о закупке товаров, работ и услуг через подотчетное лицо (работника) субъекта учета. Кроме того, уточняется порядок подписания раздела 1 заявки-обоснования (ф. 0510521) при оформлении выдачи подотчетному лицу денежных документов – в этом случае раздел 1 формирует и подписывает руководитель структурного подразделения простой ЭП.

11. Внесены дополнения в порядок применения акта о списании объектов нефинансовых активов (ф. 0510454). Уточняется, что сфера применения акта о списании (ф. 0510454) распространяется на биологические активы и права пользования НМА. Также указывается наименование структурного подразделения в реквизите «структурное подразделение» и описывается ситуация, при которой графы 4–6 раздела 2 «заключение комиссии» акта о списании (ф. 0510454) не заполняются при формировании акта на основании решения комиссии (ф. 0510440).

12. Расширена сфера применения накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458). Теперь накладная (ф. 0510458) оформляется при передаче материальных ценностей в целях временного хранения, передаче материальных запасов подрядчикам и исполнителям работ, передаче материальных ценностей пользователям и в случае возврата поставщику некачественных или не соответствующих техническим данным материальных ценностей.

Уточняется, что решение о списании бланочной продукции строгой отчетности, учитываемой на балансовых и забалансовых счетах, оформляется актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461).

1. Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464) отличается от инвентаризационной описи состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084), которая предусмотрена приказом № 52н. Форма 0510464 состоит из трех разделов:

- Раздел 1 «Сведения об остатках на счетах учета денежных средств»;

- Раздел 2 «Результат инвентаризации»;

- Раздел 3 «Заключение инвентаризационной комиссии».

2. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465) используется для отражения результатов проведения инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов, учтенных в составе материальных запасов на счете 010500000 «Материальные запасы» и на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Методическими указаниями предусмотрен перечень счетов бухгалтерского учета, по которым формируется опись.

3. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466) используется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов. Методическими указаниями предусмотрено использование инвентаризационной описи (ф. 0510466) для отражения результатов инвентаризации:

- основных средств;

- нематериальных активов;

- непроизведенных активов;

- материальных запасов (за исключением бланков строгой отчетности, учтенных на счете 010500000 «Материальные запасы» и отражаемых в составе инвентаризационной описи (ф. 0510465));

- вложений в нефинансовые активы (в том числе объектов незавершенного строительства);

- биологических активов;

- прав пользования нефинансовыми активами;

- имущества государственной и муниципальной казны;

- имущества, учитываемого на забалансовых счетах 01, 02, 07, 12, 13, 21, 22, 23, 25, 27.

4. Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467) применяется для отражения результатов проведения инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения.

5. Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468) применяется для отражения результатов проведения инвентаризации расчетов по доходам (поступлениям) учреждений, учтенных на балансовых счетах 205 00, 209 00, а также на забалансовых счетах 04 «Сомнительная задолженность», 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».