В соответствии с п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), талоны на бензин относятся к денежным документам, которые хранятся в кассе учреждения. Для учета денежных документов в бухгалтерском учете используется счет 0 201 35 000 «Денежные документы».
В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации (далее – Указание № 3210-У), с учетом особенностей, Инструкцией № 157н.
Согласно положениям п. 213 Инструкции № 157н и п. 6.3 Указания № 3210-У денежные средства (документы) выдаются под отчет на основании решения (распоряжения) руководителя организации госсектора, принимаемого на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, цель и срок, на который он выдается, а также подпись руководителя и дату.
В целях оптимизации документооборота и упорядочения выдачи денежных средств (документов) под отчет отдельные вопросы могут быть регламентированы положениями учетной политики или иного локального акта учреждения.
Водители не могут получить из кассы очередные талоны на топливо, если не отчитались за предыдущие, полученные из кассы под отчет.
Водители, получившие из кассы под отчет талоны на топливо, обязаны отчитаться за них, оформив в установленном порядке авансовый отчет. Произведя по талонам заправку топливом транспортного средства, водители получают чек ККМ и отрезную часть талона (при наличии), подтверждающие стоимость топлива, количество литров, залитых в бак автомобиля, время и дату заправки.
При сдаче к авансовому отчету прилагают чеки (корешки талонов), на основании которых отражается поступление (оприходование) топлива и одновременно списание дебиторской задолженности подотчетного лица.
В случаях если водители не использовали выданные им топливные талоны, они обязаны вернуть их материально ответственному лицу по окончании срока, на который были выданы талоны.
Расход (списание) топлива осуществляется на основании путевых листов, которые водители сдают в бухгалтерию в установленный в учреждении срок (например, последний рабочий день месяца).
Таким образом, срок устанавливается учреждением самостоятельно. При этом срок окончательного расчета с подотчетными лицами, установленный в учреждении, должен быть разумным.
