Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами с использованием счета 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее - Инструкция № 157н). Иными словами, положения Инструкции № 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Хозяйственная ситуация, когда сотрудник осуществляет расходы в интересах учреждения без предварительной выдачи ему денежных средств в Инструкции № 157н, Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее - Инструкция № 174н), не описана. Иными словами, конкретный порядок возмещения расходов в случаях, подобных рассматриваемому, нормативно не урегулирован. Следовательно, в учреждении целесообразно минимизировать возникновение таких ситуаций, а также закрепить в учетной политике порядок их отражения в учете и документооборот, применяемый при их возникновении.
Отметим, что специалисты финансового ведомства указывали на то, что в ситуациях, когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег, расчеты с ним могут учитываться на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками в рассматриваемом случае не является нарушением порядка ведения учета (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).
Согласно п. 6 Инструкции № 157н, п. 19 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы...», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее - СГС «Концептуальные основы»), субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, бюджетное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
Кроме того, в учетной политике должен быть урегулирован порядок отчета сотрудников по израсходованным с согласия или ведома работодателя и в его интересах средствам, когда они заранее не выдавались, а также оформляемый при этом первичный учетный документ и срок его оформления.
Форма Авансового отчета (ф. 0504505) и методические указания по ее заполнению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Методические указания). Согласно Методическим указаниям Авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. При этом указания на его заполнение только в случаях предварительной выдачи денежных средств Методические указания не содержат.
Следовательно, в учреждении может быть принято решение об оформлении в ситуации, когда заранее денежные средства не выдавались, Авансового отчета (ф. 0504505). Но тогда в учетной политике должно быть закреплено, что расчеты ведутся с применением счета 208 00. На данном счете расчеты отражаются датой фактического утверждения Авансового отчета (ф. 0504505) (п. 216 Инструкции № 157н).
Если же в учреждении принимается решение об использовании в рассматриваемом случае счета 302 00, то принятие к учету полученных от сотрудника товаров, работ, услуг может быть отражено на основании Акта, составленного комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (п. 34 Инструкции № 157н).
Таким образом, возмещение расходов по ремонту служебного автомобиля, оплаченного работником за счет собственных средств, может производиться на основании заявления работника и авансового отчета с приложенными оправдательными документами, утвержденных руководителем учреждения (кассовый чек, БСО).
