УТВЕРЖДАЮ:

Глава администрации сельского поселения

(указать ФИО, подпись и дату)

Инструкции по делопроизводству

в Администрации сельского поселения Республики Крым

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы со служебными документами (далее - документы) в Администрации  сельского поселения (далее - Администрация), требования к организации работы с документами независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в Администрации, осуществление делопроизводства по документам, которые содержат информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан определяются отдельными нормативными правовыми актами.

3. Технологии автоматизированной обработки задокументированной информации в Администрации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

4. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации несет назначенный специалист Администрации.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определенных в нормативных правовых актах Российской Федерации, актах и поручениях Президента Российской Федерации, актах Правительства Российской Федерации, актах и поручениях Главы Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым и Совета министров Республики Крым, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления Республики Крым, а также ответов на обращения, за соблюдением процедуры согласования проектов актов отвечают сотрудники Администрации согласно распределению функциональных обязанностей.

5. Организация делопроизводства в Администрации возлагается на структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства.

6. Основным заданием структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства является обеспечение в Администрации единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

Структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства в соответствии с возложенными на него заданиями:

6.1. Разрабатывает Инструкцию и номенклатуру дел Администрации;

6.2. Осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

6.3. Организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение Администрации или лицу, ответственному за ведение архива Администрации;

6.4. Обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Администрации требований настоящей Инструкции;

6.5. Принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в Администрации;

6.6. Проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;

6.7. Участвует во внедрении и использовании информационно - телекоммуникационной системы делопроизводства в Администрации;

6.8. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Администрации;

6.9. Обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

6.10. Проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

6.11. Организует сохранение документационного фонда Администрации и пользование им;

6.12. Инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников Администрации по вопросам делопроизводства;

6.13. Удостоверяет печатью документы, подписанные Главой администрации сельского поселения.

7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на уполномоченное лицо.

8. Поступившие на рассмотрение в Администрацию документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном законодательством Российской Федерации порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или ознакамливающихся с этой информацией.

9. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения.

10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке структурным подразделением Администрации по вопросам информации, а в отдельных случаях - другими структурными подразделениями по разрешению (поручению) Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения.

11. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ 

Общие требования к созданию документов 

12. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

13. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, Положением об Администрации, положениями о структурных подразделениях Администрации и должностными регламентами.

14. В Администрации определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации о его деятельности.

По вопросам, которые представляют взаимный интерес и принадлежат к компетенции разных органов, могут создаваться общие документы.

15. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом органа, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

16. Классы управленческой документации определяются согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).

Одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

17. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

18. При подготовке и оформлении документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это отвечает назначению документа или способу его отработки.

19. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов.

20. Администрация осуществляет делопроизводство на русском языке.

Документы, которые направляются иностранным адресатам, оформляются на русском языке или языке государства-адресата, или одном из языков международного общения.

21. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Бланки документов 

22. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках.

23. В Администрации используют следующие бланки документов:

бланк для писем;

бланк конкретного вида документа;

бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 53 настоящей Инструкции.

Изготовление бланков допускается, если их потребность превышает 200 единиц на год.

24. Пронумерованные бланки подлежат обязательному учету.

Порядковые номера проставляются нумератором на обратной стороне бланка.

25. Бланки выдаются структурным подразделениям Администрации. В случае подготовки по поручению Главы Республики Крым органами местного самоуправления муниципальных образований бланки могут быть выданы ответственному лицу, определенному этими органами. Ответственность за обеспечение, учет, хранение и правильное использование бланков несут руководители соответствующих органов, структурных подразделений Администрации.

Бланки выдаются ответственным лицам соответствующих органов, структурных подразделений Администрации на основании письменной просьбы за подписью руководителя с указанием количества бланков под подпись в журнале. Одновременно с заявкой на получение бланков представляются отчет об использованных бланках, выданных соответствующим органам ранее, и испорченные бланки.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается соответствующая отметка.

26. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких органов, оформляются не на бланках.

Оформление реквизитов документов

27. Во время подготовки организационно-распорядительных документов работники Администрации оформляют их с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

28. Наименование видов документов (постановление, распоряжение, приказ и т.п.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Дата документа

29. Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например: 02.03.2018.

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 апреля 2018 года. Позволяется употреблять слово «год» в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2018 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

30. На документе, выданном двумя или более учреждениями, указывается одна дата, которая отвечает дате последней подписи.

Регистрационный индекс документов

31. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания и утверждения.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами, которые применяются в Администрации, в частности индексами по номенклатуре дел.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - поступающий или созданный в Администрации.

Для поступающих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который применяется в Администрации, например: 845/01-10, где 845 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У отправляемого документа регистрационный индекс может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Администрации) и порядковый номер, например: 02-15/258, где 02-15 - индекс дела по номенклатуре, 258 - порядковый номер.

С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более органами, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих органов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для общих писем.

Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для отправляемых документов штрих-код включает регистрационный индекс и дату документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

32. Для отправляемых документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания

33. Сведения о месте составления или издания отмечаются на всех документах, кроме писем.

Гриф ограничения доступа

34. Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно») оформляется в соответствии с соответствующими нормативными правовыми актами и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

Адресат

35. Документы адресуются органу, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа органу или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

                                                                            Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

                                                                            Комитет по труду и социальной политике

Если документ направляется должностному лицу, наименование органа и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, при этом инициалы указывают перед фамилией, например:

                                                                            Федеральное архивное агентство

                                                                            Управление организации архивных услуг

                                                                            Начальнику управления И.О. Фамилия

В случае, когда документ адресуется руководителю органа или его заместителю, наименование органа входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И.О. Фамилия

Если документ адресуется руководителям нескольких однородных органов, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Крым

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не проставляется. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Если служебное письмо адресуется организации, не входящей в утвержденный указатель рассылки, или физическому лицу, то сначала следует указывать полное или краткое наименование организации и реквизиты должности - для юридических лиц (фамилия, имя, отчество или инициалы частного лица), а затем - почтовый адрес, который печатается в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                                            Образцову О.П.

                                                                            ул. Яблочкова, д.8, кв.15, г. Санкт-Петербург, А-49, 197049

В случае направления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Гриф утверждения документа

36. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относится решение вопросов, приведенных в таком документе, или распорядительным документом учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются распорядительным документом учреждения, которое издало соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утвердило документ, даты утверждения. Например:

                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                Председатель сельского совета -

Глава администрации сельского поселения

                                                                                подпись, инициалы, фамилия

                                                                                Дата

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера. Например:

                                                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                                                постановлением Администрации сельского поселения

                                                                                12 августа 2018 г. № 298

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Резолюция

37. Резолюция - это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюции пишутся непосредственно на документе, на свободных от текста полях (кроме поля документа, предназначенного для подшивки) либо на отдельных листах или специальных бланках, прилагаемых к документу, с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.

Заголовок к тексту документа

38. Заголовок к тексту документа должен содержать короткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), позволяется продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например, приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста.

Без заголовка позволяется составлять короткие документы на бланках формата А5 (210 х 148 миллиметров), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

Отметка о контроле

39. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на резолюции к документу.

Документы, взятые на контроль, возвращаются в структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства вместе с ответом.

Текст документа

40. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде сплошного связного текста или анкеты или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логично согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа, во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивировочную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других органов или ранее выданных документов, отмечаются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование органа - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и тому подобное) разделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты - арабскими цифрами со скобкой.

В отдельных случаях разделы могут разделяться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.

41. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

42. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - с маленькой буквы, если они представляют одно целое с заголовком, и с большой - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются лишь общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и следующих страницах таблицы указываются номера граф.

Отметки о наличии приложений

43. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

44. Приложения к документам могут быть следующих видов:

приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное);

приложения, которые дополняют и/или поясняют содержание основного документа;

приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

45. На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 36 настоящей

Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка «согласно приложению» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

                                                                        Приложение 5

                                                                        к постановлению Администрации сельского поселения

                                                                        от 07 августа 2018 г. № 123

46. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

                                                                        Приложение

                                                                        к постановлению Администрации сельского поселения

                                                                        от 07 августа 2018 г. № 123

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «согласно приложению», «(приложение)», «в соответствии с приложением» или «(см. приложение)».

47. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги.

В случае наличия нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и тому подобное.

Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения к актам Администрации визируются Главой администрации сельского поселения на лицевой стороне последнего листа приложения.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), которые утверждаются постановлением Администрации, подписываются Главой администрации сельского поселения на лицевой стороне последнего листа приложения.

48. В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о ходе выполнении поручения Правительства Российской Федерации на 5 л. в 1 экз.;

2. График погашения задолженности по заработной плате на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по такой форме:

Приложение: письмо Росархива от 20.05.2014 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.

В случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по такой форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подпись

49. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в Положении об Администрации, положениях о структурных подразделениях, должностных регламентах, распоряжении о распределении функциональных обязанностей между руководителем и его заместителями и тому подобное. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать.

Отправляемая корреспонденция от имени Администрации направляется за подписью Главы администрации сельского поселения либо в случае его отсутствия - за подписью должностного лица, исполняющего обязанности Председателя Совета министров.

50. Отправляемая корреспонденция от имени Главы администрации сельского поселения готовится на бланке Главы администрации сельского поселения.

51. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала имени и фамилии, например:

Председатель сельского совета -

Глава администрации сельского поселения подпись, инициал имени, фамилия

52. В случае направления документа одновременно нескольким органам руководитель подписывает все его экземпляры.

53. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.  Например:

                      Заместитель Председателя 

сельского совета - Главы администрации

сельского поселения подпись, инициалы имени, фамилия

 Главный бухгалтер Администрации

сельского поселения  подпись инициал имени, фамилия

55. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например:

Председатель комиссии           подпись               инициал имени, фамилия

Секретарь комиссии                 подпись                инициал имени, фамилия

56. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициал имени, которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициал имени, фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

57. Заверение электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи согласно законодательству.

58. Факсимильное воссоздание подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.

Визы и гриф согласования

59. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

60. Согласование может осуществляться как в Администрации должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

61. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в учреждении.

62. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ.

63. Отправляемая корреспонденция до представления ее на подпись Главе администрации сельского поселения визируется:

1) руководителем структурного подразделения Администрации, являющегося главным исполнителем документа;

2) структурным подразделением Администрации по кадровым вопросам, если в проекте документа затрагиваются кадровые вопросы;

3) сотрудниками структурного подразделения Администрации по правовым вопросам согласно резолюции;

4) структурным подразделением Администрации по вопросам контроля, если информация подготовлена во исполнение актов и поручений Президента Российской Федерации;

5) работником (корректором) структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства.

Работники структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства рассматривают проект документа не более двух рабочих дней со дня представления документа для рассмотрения, за исключением тех, срок исполнения которых менее 7 рабочих дней. Такая отправляемая корреспонденция рассматривается безотлагательно.

64. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица несут ответственность согласно компетенции.

65. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

66. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и органа, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс), например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры Республики Крым

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

67. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

68. В случае, когда содержание документа касается более трех органов, составляется «Лист согласования», о чем в документе делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

69. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с органами одинакового уровня и другими органами;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с органами высшего уровня.

Отпечаток печати

70. На документах, заверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт затраты средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью учреждения.

Гербовая печать ставится также на положениях органов, договорах, удостоверениях, доверенностях.

71. Оттиск печати, на которой указано наименование Администрации (без изображения герба), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие органы, и на размноженных экземплярах нормативных правовых и распорядительных документов в случае рассылки. Подпись в данном случае не воспроизводится.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «МП».

72. Актом Администрации определяются порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

Отметка о заверении копий документов

73. Администрация может удостоверять копии тех документов, которые создаются в Администрации, а также копии документов, выданных другими органами, в случаях, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта. Копия документа изготовляется и выдается только с разрешения Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов относительно принятия граждан на работу, учебу, заверение их трудовых и других прав во взаимоотношениях с органом, а также при формировании личных дел работников Администрация может изготавливать копии документов, выданных другими органами (копии дипломов, свидетельств о получении образования и тому подобное).

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

74. Надпись о заверении документа состоит: из слова «ВЕРНО», наименования должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:

ВЕРНО

Председатель сельского совета -

Глава администрации сельского поселения

подпись инициалы (инициал имени), фамилия Дата

Надпись о заверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования Администрации (без изображения герба).

75. На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, текст бланков не воссоздается, а указываются лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс.

На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

Копия документа должна отвечать оригиналу.

Отметки о создании, выполнении документа, наличии его в электронной форме и поступлении в учреждение

76. Фамилия работника, который создал документ, и номер его служебного телефона указываются на лицевой или оборотной стороне в нижнем левом углу последнего листа документа, например:

Петренко 256 23 29 или Петренко Елена Ивановна 256 23 29

В случае необходимости указываются шифр машинистки (состоит из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печатания, например:

Иваненко 452 85 98

ДН 3 16.03.2018

77. После завершения работы с документом проставляется отметка о его выполнении. Отметка о выполнении документа свидетельствует, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова: «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его выполнение, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются короткие сведения о выполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело Письмо-ответ от 20.05.2018 № 10/01/ № 03-802	В дело Вопрос решен положительно  во время телефонного разговора 04.03.2018
должность, подпись, инициалы (инициал имени), фамилия	должность, подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

78. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и его место хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка ставится на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: c:/otdel/proekt/2014/instr_1.doc.

79. Отметка о поступлении документа в Администрацию проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются сокращенное наименование учреждения - получателя документа, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанная информация наносится с помощью штрихкода.

Если корреспонденция не вскрывается в соответствии с пунктом 144 настоящей Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным листом отметка ставится на сопроводительном листе.

В случае, если орган - автор документа подает структурному подразделению Администрации по вопросам делопроизводства документ вместе с его копией, на копии документа, которая возвращается органу - автору, регистрационный штамп не проставляется.

Составление некоторых видов документов

Приказы, акты (постановления и распоряжения) Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения

80. Приказы издаются как решение организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основной деятельности Администрации, административно-хозяйственным или кадровым вопросам.

81. Проекты приказов по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и кадровым вопросам, приказы о командировках по поручению Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения или по собственной инициативе готовятся и представляются Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения структурными подразделениями Администрации, к направлению деятельности которого относится вопрос, в связи с которым готовится проект приказа.

Проекты приказов по кадровым вопросам (о принятии на работу, освобождении, предоставлении отпуска и тому подобное) готовит структурное подразделение Администрации по кадровым вопросам на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников и других документов.

82. Проекты приказов по основным вопросам, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения Администрации, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нем, руководителем и/или должностным лицом структурного подразделения Администрации по правовым вопросам, другими должностными лицами, которых касается документ.

83. Проекты приказов по кадровым вопросам визируются руководителем структурного подразделения Администрации по кадровым вопросам, а также в зависимости от видов приказов - руководителями структурных подразделений Администрации по правовым вопросам, вопросам финансов и бухгалтерского учета, другими должностными лицами, которых касается документ.

84. Структурным подразделением Администрации по правовым вопросам обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты приказов нормативного правового характера, а также приказы по кадровым и по другим вопросам.

Проекты приказов, которые предоставляются для подписания Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения, визируются его заместителями в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными органами.

Если в процессе согласования к проекту приказа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.

85. Приказы подписываются Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения и, а в случае его отсутствия - должностным лицом, которое исполняет его обязанности.

После подписания приказа изменения к нему вносятся путем издания нового приказа о внесении изменений.

86. Приказ оформляется на бланке приказа.

Содержание приказа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного существительного («Об утверждении...», «О введении.», «О создании...») или существительного («Об итогах.»., «О мероприятиях. »).

87. Текст приказа по вопросам основной деятельности Администрации и по административно-хозяйственным вопросам состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться со слов «Во исполнение», «С целью» и тому подобное. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Распорядительная часть разделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть отмечены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: «начальникам структурных подразделений».

При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и тому подобное.

88. Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу...».

Изменения, которые вносятся в приказ, оформляются отдельным приказом, которые должны иметь такое заголовок: «О внесении изменений в приказ...», с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:

«1. Внести изменения в приказ ...».

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения к распорядительному документу, например:

«1) пункт 2 изложить в следующей редакции: ...»;

«2) пункт 3 исключить»;

«3) абзац второй пункта 4 дополнить словами ...».

Если изменения к распорядительному документу оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа указывается:

«1) Внести изменения в ... (прилагаются)».

89. Последний пункт распорядительной части, в случае необходимости, может содержать решение о возложении на структурное подразделение Администрации или должностное лицо функций по контролю за выполнением приказа.

90. Структурные подразделения Администрации, должностные (служебные) лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе (списке) рассылки, который составитель готовит вместе с проектом распорядительного документа и передает структурному подразделению Администрации по вопросам делопроизводства после подписания такого документа.

91. Приказы по кадровым вопросам оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация об одном работнике (сотруднике), в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное).

92. Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога «О», и составляется с помощью отглагольного существительного, например: «О назначении...», «О принятии.».

93. В тексте приказов по кадровым вопросам, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих работников органом высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

94. Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «ОТПРАВИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и маленькими - имя, отчество работника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

95. В приказе о назначении или освобождении работника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений).

96. В сводные распоряжения не может включаться информация, которая согласно законодательству имеет разные сроки хранения.

97. В каждом приказе по кадровым вопросам указывается основание его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное).

98. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на первом экземпляре приказа или на специальном бланке указанными в нем лицами их подписи с указанием даты ознакомления.

99. Количество экземпляров общих приказов должно отвечать количеству органов, которые их издают.

100. Приказы нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию.

101. Копии постановлений и распоряжений Администрации заверяются структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства, копии приказов - структурным подразделением Администрации по кадровым вопросам и направляются заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляется и подписывается работником, который его составил.

Протоколы

102. В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятии решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобное.

103. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме. В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются лишь принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.

104. Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) как с угловым (преимущественно), так и с продольным расположением реквизитов.

105. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то через тире отмечаются первый и последний день заседания.

106. Номер (индекс) протокола должен отвечать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, научных, экспертных комиссий, советов и тому подобное. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.

107. Заголовок к тексту протокола должно отображать вид заседания (совещание, собрание, конференция и тому подобное) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и тому подобное) и включать название вида документа.

108. Текст протокола состоит из вступительной и основной частей.

109. Во вступительной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц.

В списке собравшихся указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, потом - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости наименований учреждений. Если количество собравшихся превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу.

Вступительная часть включает повестку дня - перечень рассмотренных на заседании вопросов, которые размещены в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня прилагается в конце вступительной части.

Слова «Повестка дня» печатаются без отступления от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О».

110. Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны отвечать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по такой схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ОДОБРИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Указанные слова печатаются большими буквами без отступления от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

111. После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы (инициал имени) каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.

Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в протокол не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается к протоколу».

112. После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые участвовали в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов (инициала имени) выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

113. После слова «РЕШИЛИ» («ОДОБРИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, которые отвечают на такие вопросы: «кому?», «что сделать?» и «в какой срок?».

Решения, содержащие несколько вопросов, разделяют на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой.

114. В случае, если на заседании принимается решение об утверждении (одобрении, согласовании) документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу в виде проектов без подписей составителей (авторов) и руководителей, утверждающих представленный документ, и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. На первом листе в правом верхнем углу документа указывается слово «Проект». При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1 к протоколу № 5 от 25.05.2018, Приложение 2 к протоколу № 5 от 25.05.2018). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на данные приложения.

Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не указывается.

115. Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. Оригинал протокола хранится у секретаря коллегиального органа.

116. Некоторые протоколы заседаний (комитетов, методических, экспертных, научных советов и комиссий и тому подобное) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.

117. Копии протоколов или выписки из них в случае необходимости заверяются печатью структурного подразделения по вопросам делопроизводства и направляются в случае необходимости заинтересованным органам, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.

Служебные письма

118. Служебные письма составляются с целью обмена информацией между органами как:

ответы о выполнении заданий;

ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;

ответы на запросы других учреждений;

ответы на обращения граждан;

инициативные письма;

сопроводительные письма.

119. Служебные письма оформляются на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

120. Письмо имеет такие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации отправляемой корреспонденции в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

121. Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заголовок к тексту, которое отвечает на вопрос «о чем?».

122. Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и тому подобное, которые размещаются с абзаца.

123. Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить.», «разъясняем, что...» или от третьего лица единственного числа - «министерство информирует.», «управление считает целесообразным».

Если письмо составлено на бланке должностного лица, текст излагается от первого лица единственного числа - «прошу.», «предлагаю.».

Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 51 настоящей Инструкции. Гербовой печатью удостоверяются лишь гарантийные письма.

124. Служебное письмо визируется в соответствии с требованиями пункта 63 настоящей Инструкции.

Документы к заседаниям коллегиальных органов

125. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводятся с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах.

126. Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с утвержденными планами их работы и в случае необходимости.

В плане работы коллегиального органа указываются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, инициалы (инициал имени) докладчика и наименование структурного подразделения Администрации коллегиального органа, который готовит документы для рассмотрения вопроса коллегиальным органом, срок представления документов.

Проект плана работы коллегиального органа составляется секретарем этого органа или другим должностным лицом, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы этого органа с учетом предложений структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений Администрации коллегиального органа заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка с обоснованием внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

Утвержденный коллегиальным органом план работы доводится до сведения членов коллегиального органа и руководителей структурных подразделений. Дополнительные вопросы к утвержденному плану работы коллегиального органа могут быть включены по решению его председателя. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесенных в план изменениях.

127. Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны предоставляться не позднее, чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания - не позднее, чем за один день. Указанные документы содержат:

- докладную записку, адресованную коллегиальному органу (в случае необходимости), в которой обоснованно изложены вопросы с выводами и предложениями;

- проект решения коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и тому подобное), завизированные их руководителями, а в случае необходимости - проект приказа;

- справку о согласовании проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями учреждения и другими учреждениями;

- список лиц, которые приглашаются на заседание коллегиального органа;

- другие документы, необходимые для рассмотрения вопросов.

128. Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиальным органом, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа или другого должностного лица, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, или в протокольной части коллегиального органа отдельно по каждому заседанию.

129. В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка документов осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, которые содержат информацию с ограниченным доступом.

130. За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегиального органа отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений коллегиального органа.

131. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, осуществляет контроль за своевременным представлением документов на рассмотрение и проверяет их наличие в полном объеме и правильность оформления.

Документы, поданные с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются.

132. Протокол каждого заседания коллегиального органа составляется с учетом требований, указанных в пунктах 102-117 настоящей Инструкции.

Документы о служебных командировках

133. Решение о направлении в служебную командировку работников Администрации принимает Председатель  сельского совета - Глава администрации сельского поселения.

В случае возникновения необходимости в направлении работника в командировку руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, направляемый в служебную командировку, готовит докладную записку на имя Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения, в которой указывается, куда, на какой срок, с какой целью направляется работник, и проект приказа о командировке.

Докладная записка вместе с проектом приказа о командировке передается Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

Регистрация командировок осуществляется структурным подразделением Администрации по кадровым вопросам.

134. После возвращения из командировки работник в трехдневный срок информирует руководителя структурного подразделения об исполнении задания и подает авансовый отчет по установленной форме в структурное подразделение Администрации по вопросам финансов и бухгалтерского учета.

Отчет о командировке (выполнение задания) утверждается руководителем структурного подразделения, отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, визируется указанным руководителем, после чего передается структурному подразделению Администрации по вопросам финансов и бухгалтерского учета.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВЫПОЛНЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ

Требования относительно рационализации документооборота

135. Документооборот - это прохождение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправления.

Документы независимо от способа фиксации и воссоздания информации проходят и прорабатываются в Администрации на единых организационных и правовых принципах организации документооборота.

136. Эффективная организация документооборота предусматривает:

1) прохождение документов в Администрации кратчайшим путем;

2) сокращение количества инстанций, к которым должны поступать документы (например, во время согласования);

3) одноразовость операций по отработке документов, избежание дублирования во время работы с ними;

4) централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте;

5) рациональное расположение структурных подразделений и рабочих мест.

137. Порядок документооборота регламентируется настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.

138. Особенности организации электронного документооборота определяются настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов в этой сфере, а также характеристик технических и программных средств, функционирующих в Администрации.

В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства совместно со структурным подразделением Администрации по вопросам обеспечения работы автоматизированных систем и программного обеспечения разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

139. Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа отработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

Учет объема документооборота

140. Объем документооборота - это суммарное количество полученных (поступающих) и созданных в Администрации (внутренних, отправляемых) документов за определенный период (квартал, год).

141. Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета берется документ. Размноженные экземпляры, обработанные структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой системы учета документов.

Учет документов может осуществляться как в Администрации в целом, так и в каждом структурном подразделении Администрации. Отдельно подсчитываются обращения граждан.

Результаты учета документов обобщаются структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства и подаются Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения для принятия мер по усовершенствованию работы с документами.

Принятие и первичная обработка документов, поступающих в Администрацию

142. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской службой.

Почтой и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция, почтовые карточки, бандероли, мелкие пакеты, а также периодические печатные издания.

Каналами электросвязи доставляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в отсканированной форме).

143. Все документы, поступающие в Администрацию, принимаются централизованно в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

Рекомендованная, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или сообщении о вручении.

В случае поступления корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки.

В случае повреждения конверта делается соответствующая отметка в почтовом реестре.

Документы, которые поступили в нерабочее время, принимаются дежурным работником структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства.

144. В структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства раскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись «Лично».

145. Конверты хранятся и прилагаются к документам в случае, когда лишь по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также адресные ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов.

В случае выявления отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документа, что делает невозможным его выполнение (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и тому подобное), документ не регистрируется и отправителю направляется письменный запрос или ему сообщается об этом по телефону. При этом на документе делается соответствующая отметка с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое осуществило запрос.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, упаковки, что привело к невозможности прочтение текста документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой хранится в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

146. Направленные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.

147. Факт и дата поступления документа в Администрацию обязательно фиксируются по правилам, указанным в пункте 79 настоящей Инструкции.

148. Электронные носители информации обязательно передаются с сопроводительным листом. Во время принятия таких документов отрабатывается только сопроводительный лист.

149. В случае поступления документов, направленных телефаксом, проверяется общее количество листов и соответствие их количеству, указанному на первом листе, а также надлежащее качество печати. В случае получения факсимильного сообщения не в полном объеме или при наличии текста ненадлежащего качества документ не регистрируется и об этом обязательно информируют отправителя.

150. Поступающая корреспонденция на иностранных языках предварительно направляется для перевода в структурное подразделение Администрации по вопросам внешних связей и протокола.

Предварительное рассмотрение документов

151. Документы, адресованные руководству Администрации, а также такие, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

152. Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

Председателю сельского совета - Главе администрации  сельского поселения передаются акты федеральных органов государственной власти, органов власти Республики Крым и поручения высших должностных лиц, корреспонденция, которая поступает от органов высшего уровня; важнейшие документы, которые содержат информацию по основным вопросам деятельности и требуют решения непосредственно Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

Иные документы передаются заместителю Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям).

153. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время, в выходные и праздничные дни. Поручения органов высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

154. Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях об Администрации и его структурных подразделениях, должностных регламентах, а также классификатор вопросов деятельности, номенклатура дел, схемы прохождения документов.

155. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, которые не подлежат регистрации структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства, а также тех, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.

Регистрация документов

156. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с дальнейшей записью в указанной форме необходимых сведений о документе. Регистрация документов осуществляется с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

157. Регистрация документов проводится централизованно структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства.

Регистрация обращений граждан проводится структурным подразделением Администрации по вопросам работы с обращениями граждан.

Регистрация приказов проводится структурным подразделением Администрации по кадровым вопросам.

Регистрация договоров проводится структурным подразделением Администрации по вопросам финансов и бухгалтерского учета.

Другие документы, которые касаются направлений деятельности структурных подразделений Администрации, могут регистрироваться в этих структурных подразделениях.

Регистрации подлежат также документы, созданные в Администрации (справки, докладные записки и тому подобное).

158. Документы регистрируются только один раз: поступившие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил после 16.00, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Документы с пометкой «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно и передаются немедленно. Корреспонденцией с пометкой «Срочно» считаются документы, срок исполнения которых определён от одного часа до трех календарных дней

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляется.

159. Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:

- акты федеральных органов государственной власти, органов власти Республики Крым, поручения высших должностных лиц, обращения;

- приказы по основной деятельности;

- приказы по административно-хозяйственным вопросам;

- приказы по кадровым вопросам (в соответствии с их видами и сроками хранения);

- приказы по личному составу;

- приказы по материальной помощи;

- приказы по отпускам;

- решения коллегий;

- акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;

- бухгалтерские документы;

- заявки на материально-техническое снабжение;

- служебные письма;

- обращения граждан.

160. Документы, которые передаются электронной почтой в отсканированной форме без электронной цифровой подписи, регистрируются отдельно от других документов с указанием электронного адреса отправителя и адресата.

161. Оригинал документа, который поступил сразу после факсограммы или электронной почтой в отсканированной форме, регистрируется в соответствующих регистрационных формах.

162. Во время регистрации документа присваивается условное обозначение - регистрационный индекс, который оформляется в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.

163. В Администрации применяется автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ) форма регистрации документов.

164. При регистрации всех категорий документов (поступивших, отправляемых, внутренних) оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Организация передачи документов и их исполнение

165. Для обеспечения ритмичности работы и своевременного исполнения документов в Администрации установлен следующий график доставки корреспонденции руководству и структурным подразделениям:

с 10.00 до 10.30;

с 12.00 до 12.30;

с 15.00 до 15.30;

с 17.00 до 17.30.

166. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям)в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.

167. Документы, рассмотренные Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения возвращаются с соответствующей резолюцией в структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства, которое осуществляет передачу документов на исполнение.

168. Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенному в резолюции первым. В случае внедрения электронного документооборота соисполнители получают документ в электронной форме.

169. Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.

170. Передача документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства, в котором был зарегистрирован документ. Документы, исполнение которых находится на контроле, передаются другим структурным подразделениям или другим исполнителям только с информированием об этом структурного подразделения Администрации по вопросам контроля.

171. Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

172. Учет документов, которые передаются из одного структурного подразделения в другое, осуществляется путем проставления соответствующих отметок в регистрационных формах, которые ведет структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства.

173. Ответственность за выполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции Председателя сельского совета - Главы администрации  сельского поселения и работники, которым непосредственно поручено выполнение.

174. Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.

Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя, который представил поручение.

Информации соисполнителей, представленные на имя Председателя  сельского совета - Главы администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям), структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства передаются главному исполнителю документа для подготовки согласованного ответа.

175. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям), а в некоторых случаях - руководителю структурного подразделения, а также в случае необходимости - подготовку для пересылки адресату.

176. Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю работник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативно-правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.

Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.

177. Если документ направляется в несколько органов, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров.

178. Работник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, освобождения обязан передать другому работнику по согласованию со своим непосредственным руководителем все невыполненные документы и проинформировать структурное подразделение Администрации по вопросам контроля о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.

Организация контроля за исполнением документов

179. Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения.

180. Контроль осуществляется за исполнением всех зарегистрированных структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства документов, в которых установлено задание Администрации, а также исполнение которых подлежит обязательному контролю.

Организацию контроля за выполнением заданий, определенных в актах федеральных органов государственной власти, органов власти Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, осуществляет Председатель  сельского совета - Глава администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям).

181. Непосредственный контроль за выполнением документов возлагается на структурное подразделение Администрации по вопросам контроля, структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства, структурное подразделение Администрации по вопросам работы с обращениями граждан.

182. Срок выполнения документа может устанавливаться в нормативном правовом акте, распорядительном документе или резолюции Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям). Если последний день срока выполнения документа приходится на нерабочий день, последним сроком выполнения документа считается день перед нерабочим днем.

183. Сроки могут быть типичными или индивидуальными.

Типичные сроки выполнения документов устанавливаются законодательством.

Индивидуальные сроки устанавливаются Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям), руководителем структурного подразделения.

Конечный срок выполнения указывается в тексте документа или резолюции.

184. Если задание требует срочного выполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок выполнения.

185. Индивидуальный срок выполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, которое его замещает.

В случае необходимости срок выполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее, чем за пять рабочих дней до окончания установленного срока, а относительно документа, в котором не указан срок, - до окончания тридцатидневного срока от даты его регистрации, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

186. В случае изменения сроков выполнения проставляются новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-контрольную карточку. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

187. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения. Резолюции с формулировками «Представить», «Внести», «Доложить», «Информировать», «Подготовить» считаются контрольными и обязательными к исполнению.

188. Контроль за выполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей, контроль за состоянием выполнения, учет, сбор и анализ промежуточной и итоговой информации по выполнению контрольных документов, выявление причин невыполнения и/или несвоевременного выполнения контрольных документов, информирование Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям) о ходе и результатах выполнения контрольных документов, снятие документов с контроля, направление выполненного документа в дело.

189. Контроль за выполнением документов осуществляется с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных).

190. Проверка хода выполнения документов может проводиться на всех этапах и в любое время прохождения документа до окончания срока его выполнения (предварительный контроль с помощью напоминаний).

Если в органе функционирует система электронного документооборота, исполнителю направляется электронное сообщение о запланированной дате выполнения документа.

191. После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий в полном объеме, запросов, уведомлений о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения выполнения.

Решение о снятии документа с контроля принимается органом власти (должностным лицом), которым дано контрольное поручение.

Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в автоматизированную информационную систему (базу данных).

192. Датой выполнения заданий считается дата регистрации соответствующих ответов в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

193. Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается ежеквартально и подается Председателю  сельского совета - Главе администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям) в виде сведений о выполнении документов.

Еженедельно структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства представляет Председателю сельского совета - Главе администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям) сводную информацию по неисполненным документам за истекшую неделю.

Информационно-справочная работа с документами

194. Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием автоматизированных банков регистрационных данных.

195. Для повышения эффективности работы поисковой системы структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства разрабатываются такие классификационные справочники:

- классификатор видов документов;

- классификатор корреспондентов;

- классификатор резолюций;

- классификатор результатов выполнения документов;

- номенклатура дел.

Необходимость разработки и внедрения классификационных справочников в учреждении определяется структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства.

196. В случае ввода системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и тому подобное) или по контексту (ключевым словом или фразой). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

Структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у исполнителей, с целью возврата их в структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства.

Порядок подготовки и отправления отправляемых документов

197. Отправляемые документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской службой.

198. Подготовка документов для отправления почтовой связью осуществляется структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи.

199. С использованием средств электросвязи структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в отсканированной форме без электронной цифровой подписи.

Срочные телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в отсканированной форме без электронной цифровой подписи направляются исполнителем.

200. В случае отправки документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо направлять также оригинал документа в бумажной форме.

201. Информационные, телекоммуникационные и информационно - телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или преднамеренным изменениям или уничтожению информации.

202. Отправляемые документы отрабатываются и направляются централизованно в день их поступления из структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

203. Не допускается направление или передача документов без их регистрации в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства.

204. Электронные и бумажные копии актов Администрации (далее - нормативные акты), направляются в соответствии с указателями рассылки.

Если нормативные акты направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

Замена разосланных нормативных актов производится по указанию Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения, а также структурным подразделениям (исполнителям) или лица, исполняющего его обязанности.

Дополнительная рассылка нормативных актов осуществляется по заявке исполнителя, о чем исполнителем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

205. Во время принятия от исполнителей отправляемых документов работники структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства обязаны проверить:

- правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех реквизитов);

- наличие и правильность указания адреса;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

- наличие виз на копии отправляемого документа, которая остается в деле;

- наличие сведений об исполнителе документа;

- наличие и полноту приложений;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Отправляемые документы после подписания представляются в 3-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, копия с визами остается в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям.

206. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, в верхнем правом углу первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату».

207. Документы, которые направляются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковку). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, которые содержатся в конверте.

208. Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно машинописным или печатным способом.

209. Документы, которые доставляются курьерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.

210. Доотправка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, которое подписало документ, или начальника структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства.

211. Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать отправляемые документы и другие почтовые отправления в структурное подразделение Администрации по вопросам делопроизводства до 15.00.

IV. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Составление номенклатуры дел

212. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

213. Номенклатура дел предназначена для установления в Администрации единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения

214. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Администрации.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий (календарный) год разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Администрации, на основании документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, которые работают в подразделении.

Сводная номенклатура дел составляется структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическая помощь в составлении номенклатур дел оказывается Государственной архивной службой Республики Крым.

215. Сводная номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией Администрации (далее - ЭК Администрации), затем согласовывается Экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК Крымгосархива) один раз в пять лет или безотлагательно в случае изменения структуры, функций и характера работы Администрации, после чего утверждается Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

216. Сводная номенклатура дел Администрации составляется в четырех экземплярах, на каждом из которых должен быть заполненный гриф согласования с Государственной архивной службой Республики Крым. Первый (неприкасаемый) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в структурном подразделении Администрации по вопросам делопроизводства, второй - используется структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства как рабочий, третий - передается в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами для осуществления контроля за формированием дел в структурных подразделениях, четвертый - направляется в Государственную архивную службу Республики Крым (далее - Крымгосархив).

217. Сводная номенклатура дел Администрации ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

218. В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отображают все участки работы, которые документируются в Администрации, в частности дела постоянных и временно действующих комиссий, рабочих групп и тому подобное. В номенклатуру дел вносятся также названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме.

219. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения Администрации (по штатному расписанию) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 06-12, где 06 - индекс самостоятельного структурного подразделения, 12 - порядковый номер дела, или 04.1-07, где 04.1 - индекс отдела в составе управления, 07 - порядковый номер дела.

При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т.1, т.2 и тому подобное.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должно четко в сжатой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Не разрешается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «поступающая корреспонденция», «отправляемая корреспонденция» и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При формулировке заглавий дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основе отдельного признака или группы признаков.

Заголовок дела состоит из элементов, которые размещаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и тому подобное) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и тому подобное); автор документов (наименование органа, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование органа, которому адресованы или от которого поступили документы); краткое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело); название региона (территории), с которым связано содержание документа; дата (период), к которой относятся документы дела; указание на наличие копий документов по делу (в случае необходимости).

В заголовках личных (персональных) и других дел, которые содержат документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «дело», например: «Личное дело», «Персональное дело».

В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках отмечаются основные виды документов дела, например: «Документы (планы, анкеты, справки) о проведении осмотра состояния делопроизводства и архивного дела в высших учебных заведениях».

Термин «документы» употребляется также в заголовках дел, которые содержат документы - приложения к какому-либо нормативно-правовому акту или распорядительному документу органа.

В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов.

В заголовках дел, которые содержат переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов.

В заголовках дел, которые содержат переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование.

В заголовках дел, которые содержат переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются.

В заголовках дел, которые содержат планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например:

1. План основных организационных мероприятий на 2018 год;

2. Отчет об использовании бюджетных средств за 2018 год.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется общее заголовок дела, а потом в случае необходимости - заголовок каждого дела.

При размещении заглавий дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале размещаются заголовки дел, содержащие документы, которые поступили от органов высшего уровня, далее - содержащие организационно-распорядительную документацию, планово-отчетную документацию, переписку, учетно- справочные виды документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.

В графе 5 «Примечание» ставятся отметки о переходящих делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами или в соответствующее архивное учреждение.

220. В конце года номенклатура дел закрывается с итоговой записью об их количестве.

Формирование дел

221. Формирование дел - это группирование выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

222. При формировании дел следует придерживаться следующих общих правил:

1) вкладывать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

2) группировать в дела документы, исполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся в течение нескольких лет), личных дел;

3) вкладывать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии документов;

4) не допускать вложения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату;

5) группировать отдельно в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

223. Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке.

224. Положения, правила, инструкции и тому подобное, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами.

225. Приказы по основной деятельности, по административно- хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) группируются в разные дела. Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируются в соответствии с их видами и сроками хранения.

226. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегиальных органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня заседания.

227. Документы заседаний коллегиальных органов группируются в отдельное дело.

228. Поручения органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Администрации. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений.

229. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов.

230. Переписка группируется по содержанию и корреспондентам и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается за документом-запросом.

231. Личные дела сотрудников Администрации формируются структурным подразделением Администрации по кадровым вопросам.

Личные дела уволенных сотрудников Администрации передаются в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами по истечении двух лет со дня увольнения.

232. Расчетно-платежные сведения (лицевые счета) работников систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а сведения на выплату денег (сведения о начислении заработной платы) должны быть сформированы помесячно за год.

233. Методическое руководство и контроль за формированием дел в Администрации и его структурных подразделениях осуществляются структурным подразделением Администрации по вопросам делопроизводства.

Хранение документов

234. Документы со времени создания (поступления) и до передачи в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Администрации и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

235. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Администрации. Внутренняя опись в дело не подшивается. Если дело уже подшито или переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Для дел переписки временного (до 10 лет) срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.

236. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности розыска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел отмечаются индексы по номенклатуре.

237. Временная выдача дел работникам структурных подразделений Администрации осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства, другим органам - по письменному разрешению Председателя сельского совета - Главы администрации сельского поселения. На выданное дело составляется карточка-заместитель, в которой указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

238. Временная выдача дел осуществляется не более чем на один месяц.

239. Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения Председателя  сельского совета - Главы администрации сельского поселения с обязательным оставлением в деле заверенных должным образом копий и составлением акта о выдаче подлинника.

V. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ ДЛЯ АРХИВНОГО

ХРАНЕНИЯ

Экспертиза ценности документов

240. Подготовка документов к передаче на хранение в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

241. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основании:

- Закона Республики Крым от 14.08.2014 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым»;

- типового перечня документов с указанием сроков их хранения;

- номенклатуры дел Администрации;

- нормативно-методических документов Крымгосархива.

242. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится:

на стадии делопроизводства - при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами;

в структурном подразделении Администрации по работе с архивными документами - в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации создается ЭК Администрации.

ЭК Администрации создается распоряжением Председателя сельского совета - Главы администрации  сельского поселения из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК Администрации в обязательном порядке включается руководитель структурного подразделения Администрации по работе с архивными документами, выполняющий функцию секретаря ЭК Администрации.

Председателем ЭК Администрации назначается один из заместителей руководителя Администрации. Задачи, функции и права ЭК Администрации, порядок ее работы определяются положением, которое утверждается Председателем  сельского совета - Главой администрации сельского поселения. Положение об ЭК Администрации до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Крымгосархива.

243. Основными задачами ЭК Администрации являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

244. Основными функциями ЭК Администрации являются:

- организация ежегодного отбора дел для передачи на государственное хранение и для выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и вынесение на согласование ЭПК Крымгосархива проектов номенклатур дел Администрации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Крымгосархива предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Администрации.

245. ЭК Администрации проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК Администрации протоколируются. Решения ЭК Администрации вступают в силу после утверждения Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

246. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях Администрации непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, совместно с членами ЭК Администрации под методическим руководством Крымгосархива.

247. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами, отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Администрации, правильность определения сроков хранения дел.

248. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными (до 10 лет) сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел с отметкой «ЭПК», содержащих оставшиеся в них документы временного (до 10 лет) хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Администрации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Крымгосархива.

249. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится ЭК Администрации.

На первом этапе экспертизы электронных документов структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами совместно со структурным подразделением Администрации по вопросам обеспечения работы автоматизированных систем и программного обеспечения, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное (до 10 лет) хранение, перечень утверждается ЭК Администрации.

250. Подготовка электронных документов к передаче в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами;

- запись электронных документов на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных документов;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

251. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации составляются опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В структурном подразделении Администрации по работе с архивными документами в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Республики Крым, составляются архивные описи электронных документов постоянного хранения, по личному составу.

Составление описи дел

252. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизи­рованный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

ЭПК Крымгосархива утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.

Указанные описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно. Согласованные ЭК Администрации описи и акты утверждаются Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения только после утверждения ЭПК Крымгосархива описей дел постоянного хранения, после чего Администрация имеет право уничтожать дела, включенные в указанные акты.

253. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Администрации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Администрации, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

254. Крымгосархив проверяет правильность отбора на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное (до 10 лет) хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Дела и документы, включенные в акт о выделении дел к уничтожению, могут быть уничтожены в установленном порядке и другими способами, о чем должна быть составлена соответствующая справка и заполнен соответствующий раздел акта.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и дата. Например: «Уничтожено. См. акт от __________ № ___. Фамилия, инициалы».

255. Для обеспечения комплектования архива Администрации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи документов, поступающих в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении Администрации описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством структурного подразделения Администрации по работе с архивными документами. По этим описям документы передаются в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Администрации, которую готовит структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами и по которой оно сдает дела на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения Администрации имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (тома, части);

- примечание.

256. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию со структурным подразделением Администрации по работе с архивными документами;

- графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описания «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Администрации со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий документов и т.п.

Опись дел структурного подразделения Администрации подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем структурного подразделения Администрации по вопросам делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения Администрации.

257. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными (до 10 лет) сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно.

258. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

259. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

260. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись с указанием количества (цифрами и прописью) дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

261. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется не менее чем в трех экземплярах.

262. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК Администрации, в случае согласования в грифе согласования описи указывается дата и номер протокола ЭК Администрации.

Согласованные годовые разделы сводной описи направляются на рассмотрение ЭПК Крымгосархива в сроки, установленные графиком предоставления описей дел на рассмотрение ЭПК, но не позднее чем через два года.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК Крымгосархива допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

После утверждения годового раздела описи ЭПК Крымгосархива, раздел утверждается Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения, затем первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передается в соответствующее архивное учреждение, второй прилагается к протоколу ЭК Администрации, третий остается в структурном подразделении Администрации по работе с архивными документами.

263. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений Администрации.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствуют систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление и список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, одобряется ЭК Администрации и утверждается Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

264. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется руководителем структурного подразделения Администрации по кадровым вопросам и одобряется ЭК Администрации, согласовывается с ЭПК Крымгосархива, после чего утверждается Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

265. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно с описями дел.

Акты утверждаются Председателем  сельского совета - Главой администрации сельского поселения после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК Крымгосархива.

Акты о выделении дел Администрации к уничтожению хранятся постоянно.

Оформление дел

266. Оформление дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела, наличие удостоверяющей надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивку или переплет дела, оформление реквизитов обложки дела.

267. Документы временного (до 10 лет) хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.

268. Дела с грифом «Для служебного пользования», личные и отдельные группы дел постоянного хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, которые содержат постановления, распоряжения, приказы, решения и тому подобное), должны иметь размещенное в начале дела внутреннее описание документов в деле.

269. Реквизиты обложки дела оформляются по установленной форме: указываются наименование организации, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой. Делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно».

После окончания делопроизводственного года в заголовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заглавий дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости в заголовок дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и тому подобное).

270. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором имеются документы за более ранние годы, чем год формирования дела, под датой делается надпись «Есть документы за ... годы».

271. На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год указываются арабскими цифрами, месяц пишется словом.

272. На обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи, дела) после включения дел в сводную опись и по согласованию со структурным подразделением Администрации по работе с архивными документами. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

273. В случае изменения наименования Администрации (его структурного подразделения) в течение периода, который охватывает документы дела, или передачи дела в другой орган (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование, а предыдущее берется в скобки.

274. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.

Порядок передачи дел в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами

275. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, передаются в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел.

276. Передача дел в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Председателем сельского совета - Главой администрации сельского поселения.

277. Прием-передача каждого дела осуществляется работником структурного подразделения Администрации по работе с архивными документами в присутствии работника структурного подразделения, который передает упорядоченные и оформленные дела.

В конце каждого экземпляра описи работник структурного подразделения Администрации по работе с архивными документами расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и прописью) переданных дел и проставляет дату. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

При обнаружении отсутствия дел составляется акт.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

278. Сверенные с описью дела увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

279. В случае ликвидации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, формирует все документы в дела и передает их в структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел и номенклатуре дел.

Структурное подразделение Администрации по работе с архивными документами обеспечивает хранение архивных документов и передачу документов, которые принадлежат Архивному фонду Республики Крым, после окончания установленных предельных сроков их хранения в структурном подразделении Администрации по работе с архивными документами для постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение.

Приложение 1: Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

1. Для печатания текстов служебных документов используется шрифт Times New Roman размером 14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печатания реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и тому подобное.

Во время печатания заглавий позволяется использовать полужирный шрифт (прямой или курсив).

2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 миллиметров) рекомендовано печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 миллиметров) - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются один от другого через 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5-3 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается большими буквами.

4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки названия должности.

5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) - 73 миллиметра (28 печатных знаков).

Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

6. Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:

12,5 миллиметра - для абзацев в тексте;

92 миллиметра - для реквизита «Адресат»;

104 миллиметра - для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

125 миллиметров - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

7. Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов «Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка о выполнении документа и направления его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», удостоверения надписи «Согласно оригиналу», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф - от границы левого поля; второй - через 104 миллиметра от границы левого поля.

9. Если в тексте документа содержится ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова «Приложение» и «Основание» печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 межстрочный интервал.

10. Во время оформления документов на двух и больше страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц указываются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

11. Тексты документов постоянного хранения печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.