Наиболее часто встречаются ошибки при начислении и выплате отпускных. Они, как правило, допускаются при изменении графика отпусков и могут повлечь применение штрафных санкций.
С целью исключения приведенных нарушений предлагаем учесть следующие критерии:
1. Срок утверждения графиков отпусков – до 17 декабря. Исходя из положений ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Именно несоблюдение этого срока является нарушением законодательства с позиции проверяющих и судов. Еще одним важным моментом является обязанность по ознакомлению всех сотрудников с рассматриваемым документом под подпись.
2. В обязательном порядке в график отпусков должны быть включены все работники, которые на день составления графика состоят с учреждением в трудовых отношениях, в том числе и те, с кем в течение 2022 года трудовые договоры будут расторгнуты.
3. За работодателем закреплена обязанность по уведомлению сотрудников о предстоящем отпуске в срок не позднее чем за 2 недели до его начала. С этой целью сотрудник должен быть приглашен в отдел кадров и ознакомлен под подпись с проектом приказа об отпуске. В случае принятия находящегося на рассмотрении в Госдуме законопроекта по внесению изменений в Трудовой кодекс РФ уведомить сотрудника о предстоящем отпуске можно будет путем направления писем на рабочую электронную почту.
4. Основанием для внесения изменений в график отпусков является соответствующее заявление работника о внесении изменений.
5. Оперативное направление подписанного руководителем приказа о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, в бухгалтерию является залогом своевременного и правильного расчета отпускных и перечисления их на банковскую карту сотрудника.
6. Для того чтобы имелась возможность доказать невиновность бухгалтера по несвоевременному расчету и выплате отпускных, отделу кадров либо бухгалтеру необходимо фиксировать дату и время поступления к нему документов (заявление о предоставлении отпуска).
7. Срок выплаты отпускных – не позднее чем за 3 дня до начала отпуска! Этот срок очень важен, так как его нарушение влечет серьезные санкции. При этом отпускные досрочно выплатить можно, а их задержка категорически запрещена. В этой связи платежные документы в казначейство следует направить заранее, так как последнее может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту. Для проверяющих важно, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги были зачислены на счет работника.
8. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска. Акцент о закреплении именно рабочих дней сделан Минтрудом России, которым рассматриваемая формулировка закреплена в проекте изменений в ТК РФ. Несмотря на то что этот проект находится до сих пор на рассмотрении, следует придерживаться указанной позиции ведомства.
9. Ситуации, при которых работодатель удовлетворяет просьбу сотрудников о предоставлении им отпуска вне графика: «завтра или послезавтра» будет являться основанием для привлечения к ответственности, так как в этом случае также нарушается дата выплаты отпускных. Поэтому, удовлетворяя заявления и просьбы подобного рода, необходимо принимать во внимание все риски и понимать возможные последствия. С учетом того, что изменения на этот счет в ТК РФ не внесены, – это нарушение.
10. Помимо отпускных, работодатель обязан выплатить сотруднику зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Зарплата должна быть выплачена в общие сроки, которые установлены в организации / учреждении. С учетом того, что по данному вопросу нет однозначной позиции исходя как из судебной практики, так и мнения проверяющих, лучше заработную плату заранее не выплачивать. В противном случае проверяющие могут усмотреть в действиях руководства состав административного правонарушения, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ.
